Maintenance-Verträge für RZ-Equipment sind ein spürbarer Kostenfaktor – und nicht selten ein Ärgernis, da Hersteller über die Wartungskosten den Absatz neuer Geräte forcieren. Third Party Maintenance (TPM) durch Drittanbieter hingegen kann den Lebenszyklus von Hardware verlängern, Ausgaben senken und Erneuerungsprozesse optimieren. Der TPM-Anbieter sollte dabei sorgfältig ausgewählt werden.
Viele IT-Verantwortliche kennen die Situation: Der Hersteller der Netzwerkhardware kündigt nun das »End of Life« für rund 400 Geräte an und empfiehlt die Neuanschaffung, plausibel gemacht, indem er die Wartungspreise in die Höhe schraubt. So geschehen bei einem Automobilzulieferer mit etwa 800 Mitarbeitern in Deutschland und fünf Auslandsniederlassungen, unter anderem in China und Brasilien. Gehobener Mittelstand mit internationaler Ausrichtung und hohen Qualitätsanforderungen der anspruchsvollen Kunden.
Der vorgeschlagene Listenpreis für den Austausch beträgt rund 960.000 Euro, exklusive Installation und Maintenance. Abzüglich eines angebotenen Discounts bleiben kalkulierte Kosten von etwa 700.000 Euro. Das Unternehmen denkt jedoch einen Schritt weiter und wählt einen TPM-Anbieter, senkt damit die aktuellen Wartungskosten auf etwa ein Viertel und kann die Investition in neue Hardware bis 2018 zurückstellen. Doch wie geht das, ohne Sicherheitsrisiken einzugehen?
Die große Bestandsaufnahme. Die IT soll und muss in sicheren Händen liegen. Andererseits sind auch nicht alle Systeme so geschäfts- und unternehmenskritisch und mit höchsten SLA-Agreements ausgestattet, wie Anbieter das gerne hätten. Nicht überall ist es erforderlich, die neueste Gerätegeneration im Einsatz zu haben. Ein kompletter Hardware-Austausch für Netzwerk, Server und Storage alle 4 bis 5 Jahre ist schlichtweg überflüssig.
Am Anfang einer Zusammenarbeit mit dem TPM-Anbieter steht deshalb eine genaue Ist-Analyse. Im Beispiel leistet der TPM-Anbieter diese vor Ort kostenlos. Im Beispiel tritt zutage, dass 80 Prozent der Komponenten geeignet sind, in die Drittanbieter-Wartung überführt zu werden. Bei 6 Prozent soll der Zulieferer weiter abwägen, ob er etwa durch eine Software-Investition oder Veränderung der SLAs Anpassungen vornimmt und in neue Hardware investiert. Die übrigen Geräte sollen nach der Analyse in den Händen des Herstellers verbleiben.
Beispielrechnung: Der vorgeschlagene Listenpreis für den Hard- ware-Austausch beträgt rund 960.000 Euro, ohne Installation und Maintenance. Durch Abschluss eines TPM-Wartungsvertrages zur Weiterverwendung bestehender Hardware können Investitionen von etwa 700.000 Euro vermieden werden.
Die Logistik muss stimmen. Neben der Machbarkeits- beziehungsweise Rentabilitätsanalyse sollte ein TPM-Anbieter eine hohe Qualität bei der Logistik nachweisen können und international aufgestellt sein, um auf die Entwicklungen seines Kunden flexibel reagieren zu können. Orientierung können dabei die Marktanalysten von Forrester oder Gartner geben, wobei gerade letztere sich seit diesem Jahr verstärkt mit dem TPM-Markt beschäftigen.
Der Automobilzulieferer in unserem Beispiel wählt den TPM-Anbieter Curvature. Bei einem Ausfall der aus der Herstellerwartung gelaufenen Geräte versorgt dieser TPM-Anbieter den Kunden je nach Vereinbarung am nächsten Arbeitstag oder innerhalb von 4 Stunden (!) vor Ort mit Ersatzhardware. Für einzelne Router oder Access Points können die Wartungskosten halbiert werden, für bestimmte Auslaufmodelle, deren Erneuerung der OEM-Hersteller mit übertriebenen Wartungskosten forcieren wollte, liegen die TPM-Kosten bei unter 10 Prozent. Insgesamt liegen die neuen Wartungskosten für die Auslaufhardware bei etwa 25 Prozent im Vergleich zur neu angebotenen Hardware.
Zum Einhalten der SLAs betreibt der TPM-Anbieter ein europäisches Distributionszentrum mit Labors für Qualitätsprüfung sowie Test- und Wiederaufbereitungslabors und einem Lager für bis zu 70.000 Geräte, die an über 100 europäische Lagereinrichtungen liefern. Im Wartungsfalle, also dem Vor-Ort-Austausch, können so für viele Netzwerkkomponenten 4- bis 24h-Vereinbarungen im Rahmen von Curvatures NetSure Third-Party Maintenance umgesetzt werden.
Hardware »aus Vorbesitz« – ein Risiko? TPM-Anbieter vermeiden den Begriff Gebrauchthardware, weil er nicht exakt zutrifft. Die Geräte wurden in der Tat zuvor bereits einmal verkauft. Teilweise sind diese auch gebraucht, viele andere dagegen waren nie im Einsatz oder erfordern kleinere Reparaturen – in diesem Fall wird sie dann als »refurbished« (»aufgearbeitet«) bezeichnet.
Das gesamte Equipment aus Vorbesitz wird bei einem guten TPM-Anbieter einem strengen Untersuchungs-, Reinigungs-, Test- und Aufbereitungs-Prozess unterzogen. Damit wird gewährleistet, dass das Equipment wieder so nah wie möglich in den ursprünglichen Zustand versetzt wird. Der genannte Anbieter etwa liefert nur rundum getestetes und voll konfiguriertes Equipment, das sofort einsetzbar ist und im Schnitt sogar besser funktioniert als Neuware: Die geprüfte Hardware hat mit 0,5 % eine niedrigere verifizierte DOA-Ausfallquote (Design Organisation Approval) im Vergleich zu der von Originalausrüstern.
Für wen eignen sich hybride Wartungskonzepte? Durch die Notwendigkeit von Einsparungen sind heute jedoch alle Unternehmen dazu gezwungen, ihre Hardwarebeschaffung und Ausstattung neu zu überdenken und den Erwerb von Hardware aus Vorbesitz ebenso ins Kalkül zu ziehen wie Third Party Maintenance (TPM). Zu den TPM-Kunden gehören heute globale Konzerne ebenso wie kleine und mittelständische Unternehmen. Unternehmen, die dabei Equipment aus Vorbesitz einsetzen, können beim Kauf bis zu 90 Prozent gegenüber Herstellerlistenpreisen sparen.
Bernd Sommer,
Major Accounts Director,
Curvature
www.curvature.com/de