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Manchmal entstehen die größten Veränderungen unter Druck. Beim Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommern (LAF) musste die Open Source-IT-Service-Management-Plattform KIX innerhalb weniger Wochen in eine neue Infrastruktur überführt werden – ausgerechnet über Weihnachten und den Jahreswechsel.

Auslöser war eine organisatorische Entscheidung: Das Hosting sollte künftig der IT-Landesdienstleister DVZ übernehmen. Während KIX im LAF bislang mit Docker betrieben wurde, setzt das DVZ für Container-Anwendungen auf Kubernetes. Damit stand nicht nur ein Plattformwechsel an, sondern auch ein Projekt mit engem Zeitfenster.

KIX war zuvor seit rund zwei Jahren beim LAF im Einsatz. Als Jan Winkler, Leiter des Dezernats für IT-Grundsatz und IT-Service, die Modernisierung des IT-Service anregte, gab es beim Landesamt noch kein Ticketsystem. Viele Abläufe wurden mit Office-Tools organisiert. Ziel war es, die rund 350 Beschäftigten der Behörde möglichst einfach an neue Abläufe heranzuführen. Das Motto lautete: »keep it simple and stupid«. Das LAF kümmert sich etwa um die Auszahlung der Bezüge oder um die Reisekostenbearbeitung, deswegen musste das Team einen Stillstand unbedingt vermeiden.

Die ITSM-Kastanie

Jan Winkler beschreibt die Entwicklung der Plattform gern anschaulich: »Ich hatte das Bild einer Kastanie im Kopf, aus der langsam ein Baum wächst.« Nach der Einführung im Frühjahr 2023 entwickelte sich KIX schnell zum zentralen Arbeitsinstrument des IT-Service. Die Plattform wird inzwischen nicht nur für Tickets genutzt, sondern auch für technische Dokumentation, Vertrags- und Zertifikatsmanagement, Nutzeranleitungen sowie für Störungs- und Assetmanagement. Bereits im ersten Jahr bearbeitete das Team rund 1.750 Tickets und erfasste etwa 1.500 Assets, inzwischen sind es rund 2.600 Tickets und 2.800 Assets.

Mit der wachsenden Bedeutung der Plattform stiegen allerdings auch die Anforderungen. KIX entwickelte sich zu einem kritischen Fachverfahren des IT-Service, das höhere Sicherheitsanforderungen erfüllen musste, einschließlich BSI-Grundschutz. Gleichzeitig stand die Administration vor einem personellen Umbruch: Einer der beiden zuständigen Kollegen wollte sich beruflich neu orientieren, der andere stand kurz vor der Rente. Winkler beschreibt die Situation rückblickend drastisch: »Mein Baum hatte quasi Feuer gefangen.«

Während KIX seit der Einführung beim LAF on-prem, also auf eigenen Servern lief, lag die Lösung nun in der Zusammenarbeit mit dem IT-Landesdienstleister DVZ, der bereits Erfahrung mit Container-Infrastrukturen hatte. Allerdings arbeitete das DVZ mit Kubernetes, während KIX beim LAF bislang mit Docker betrieben wurde. Damit entstand ein technisches Projekt mit erheblicher Komplexität.

Der Wechsel zu Kubernetes

René Böhm, Mitgründer und Head of Research & Development bei KIX Service Software, erklärt den Hintergrund: »Bei den meisten Kunden und Partnern läuft unsere ITSM-Software auf Docker, Kubernetes war bisher eher die Ausnahme.« Gleichzeitig beobachten Böhm und seine Kollegen jedoch, dass immer mehr Organisationen nach Lösungen suchen, die stärker auf Enterprise-Betrieb ausgelegt sind.

Die Unterschiede zwischen den beiden Technologien beschreibt Böhm bildhaft: »Ich vergleiche die beiden Systeme immer mit einem Golf und einem Lkw. Beide bringen einen ans Ziel, bieten aber unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten. Und einer ist viel schwerer zu fahren als der andere.« Durch die relativ eingängige Anwendung gehört Docker zu den verbreitetsten Tools dieser Art. Der Fokus liegt auf einfachem Deployment, DevOps und Automation. Kubernetes dagegen ist komplexer und vor allem auf den Betrieb großer Container-Landschaften ausgerichtet.

Für das Projekt waren deshalb viele technische Anpassungen nötig. Die vorhandenen KIX-Container mussten so verändert werden, dass sie in einer Kubernetes-Umgebung zuverlässig starten und aktualisiert werden konnten. Außerdem musste zunächst eine geeignete Entwicklungs- und Testinfrastruktur aufgebaut werden. Durch die Vorarbeit des DVZ gab es bereits Helm-Charts, die jedoch an die Start- und Update-Routinen in den KIX-Images angepasst werden mussten.

Die Umsetzung begann im November 2024 mit einem klaren Ziel: Bis Anfang 2025 sollte eine stabile Lösung bereitstehen. René Böhm erinnert sich an den engen Zeitplan: »Wir befanden uns kurz vor Weihnachten, mit allen Feier- und Urlaubstagen. Natürlich stellten wir uns der Aufgabe, aber trödeln konnten wir wirklich nicht.«

Gemeinsam mit einem Partner richtete das KIX-Team eine Referenzumgebung ein, um die Migration zu testen. Viele Schritte entstanden spontan: Probleme identifizieren, Lösungen recherchieren, testen und anpassen. »Da wir eigentlich kein Kubernetes-Dienstleister sind, mussten auch wir uns erst an alles herantasten«, sagt Böhm. Mit einigen Trial-and-Error-Momenten gelang schließlich die Umsetzung. Mitte Januar 2025 gab es einen ersten Test-Release, wenige Wochen später folgte die finale Migration durch das Landesamt für Finanzen und den IT-Landesdienstleister.

Bewährungsprobe bestand, der ITSM-Baum gedeiht

Für Jan Winkler hat sich der Aufwand gelohnt. »Ich bin wirklich dankbar dafür, wie flexibel und zielstrebig die Teams von KIX und vom DVZ auf unser herausforderndes Anliegen reagiert haben«, sagt er rückblickend. Böhm zieht ebenfalls ein positives Fazit: »ITSM und Kubernetes schließen sich nicht aus, sondern harmonieren wunderbar.«

Im LAF richtet sich der Blick inzwischen wieder nach vorn. Die Plattform soll weiter ausgebaut werden, unter anderem durch die Einführung in einem weiteren IT-Dezernat, durch Schnittstellen zum Landesdienstleister sowie durch ein Self-Service-Portal für übergreifende Prozesse. Winkler bleibt dabei seinem Bild treu: Der ITSM-Baum wächst weiter.

Torsten Thau, Product Owner, KiX Service Software GmbH