Nur jedes achte Unternehmen geht derzeit davon aus, die DSGVO zum Stichtag am 25.5.2018 vollumfänglich zu erfüllen. Konkrete Umsetzung scheitert oftmals an Transparenz über die eigenen Daten.
Die DSGVO ist nach einer Übergangszeit von zwei Jahren ab dem 25.5.2018 – in weniger als sechs Monaten – verpflichtend anzuwenden. In einer aktuellen Umfrage unter mehr als 500 Unternehmen hat der Digitalverband Bitkom Daten zum Stand der Umsetzung der DSGVO erhoben. Dabei wurde deutlich, wie weit die Unternehmen noch von einer vollständigen Umsetzung entfernt sind: Nur jedes achte Unternehmen geht derzeit davon aus, die DSGVO zum Stichtag vollumfänglich zu erfüllen. Prevolution erläutert den aktuellen Stand der Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Unternehmen stehen noch am Anfang
Gleichzeitig zeigte die Umfrage, dass rund jedes zweite Unternehmen externe Hilfe bei der Umsetzung der DSGVO in Anspruch nimmt. Zusammen mit dem schlechten Umsetzungsstand macht dieser Fokus deutlich, dass die Unternehmen tatsächlich noch relativ am Anfang der Umsetzung stehen. Eine große Hürde kommt also noch auf sie zu: Die dauerhaft verlässliche und vollständige Umsetzung der DSGVO wird ohne deutliche Unterstützung durch die IT nicht möglich sein. Die Masse der auf Unternehmen und Organisationen einströmenden beziehungsweise von ihnen erhobenen Daten erfordert eine weitgehende Automatisierung des Umgangs mit personenbezogenen Daten.
»Nach dem 25.5.2018 müssen Unternehmen im Tagesgeschäft in der Lage sein, Anfragen von EU-Bürgern über die Nutzung ihrer personenbezogenen Daten effizient, vollständig und sicher beantworten zu können. Nach der wichtigen Klärung der rechtlichen Anforderungen ist es also essentiell, diese auch mit neuen Prozessen und IT-Technologien zu operationalisieren. Entweder hat man dann die notwendige Transparenz und die Prozesse oder eben nicht«, erläutert Kai Andresen, Geschäftsführer von Prevolution, die Herausforderung. »Wir sehen weniger die Bußgelder als Problem, als die zu erwartende Welle an Abmahnungen für fehlerhafte oder mangelnde Auskünfte.«
Intelligente Technologien sind der Schlüssel
Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist im Fall von strukturierten Daten wie beispielweise in Anwendungssystemen und Datenbanken vergleichsweise einfach, weil transparent ist, wo diese Daten liegen. In unstrukturierten Inhalten wie E-Mails, Notizen, Dateien und Dokumenten, die im gesamten Unternehmen verteilt auf verschiedenen Plattformen liegen, ist dies ungleich schwerer. Hier werden die Unternehmen auf eine neue Generation von Informationsmanagementsystemen zurückgreifen müssen, die es erlaubt, relevante Informationen automatisch zu identifizieren, diese in den richtigen Kontext zu setzen und ihre Nutzung in den Prozessen kontrollieren zu können.
Mit FileFacets gibt es eine spezielle Softwarelösung, die personenbezogene Daten unternehmensweit automatisiert in den verschiedenen Quellen wie File- und Mailsystemen oder SharePoint und DMS/ECM-Lösungen identifiziert und für die weitere Behandlung in Workflow-, Prozessmanagement- oder Servicemanagement-Lösungen vorbereitet. Damit schafft FileFacets die technische Grundlage für jede Form der Umsetzung der EU-DSGVO. Im Zusammenspiel mit M-Files, einer Lösung zum intelligenten Informationsmanagement, können Informationen in beliebigen Repositories miteinander in Kontext gesetzt werden und ihre Nutzung in Prozessen gesteuert werden.
Run auf IT-Lösungen zur DSGVO hat begonnen
»Das Thema EU-Datenschutzgrundverordnung sollte in allen Unternehmen eine hohe Priorität haben – oder schnellstmöglich bekommen. Den Kopf in den Sand zu stecken und abzuwarten kann teuer werden. Für Unternehmen, die noch gar nichts getan haben, wird allmählich die Zeit knapp«, sagt Susanne Dehmel, Mitglied der Bitkom-Geschäftsführung für Recht und Sicherheit, in einer Pressemitteilung.
»Viele Unternehmen haben erkannt, dass sie vor allem in der operativen und technischen Umsetzung schneller vorankommen müssen. So haben wir derzeit sehr viele Anfragen dazu, wie wir mit FilesFacets die Identifizierung und richtige Behandlung von personenbezogenen Daten automatisieren können«, ergänzt Andresen. »Mit der richtigen Software kann man sicherstellen, dass die notwendigen Maßnahmen flächendeckend im Unternehmen umgesetzt sind. Dies hilft im Tagesgeschäft ebenso wie bei der Auditierung.«
Zusammenfassung
Die Umsetzung der DSGVO verläuft schleppend. Das zeigt eine Infografik von Prevolution. Nur jedes achte Unternehmen geht derzeit davon aus, die DSGVO zum Stichtag am 25.5.2018 vollumfänglich zu erfüllen. Konkrete Umsetzung scheitert oftmals an Transparenz über die eigenen Daten, die intelligente Lösungen jedoch automatisiert herstellen können.
Mehr Informationen zur Lösung für die Umsetzung der EU-DSGVO: https://www.prevolution.de/filefacets
Hier folgt eine Auswahl an Fachbeiträgen, Studien, Stories und Statistiken die zu diesem Thema passen. Geben Sie in der »Artikelsuche…« rechts oben Ihre Suchbegriffe ein und lassen sich überraschen, welche weiteren Treffer Sie auf unserer Webseite finden.
DSGVO: umfassende Bestandsaufnahme schützt vor neuen Investitionen
Studie zur EU-DSGVO zeigt: Vorgabe »Stand der Technik« verwirrt IT-Entscheider
EU-DSGVO: Compliance-Check testet Datenschutzpraxis von Unternehmen auf Herz und Nieren
DSGVO: Jedes dritte Unternehmen hat sich noch nicht mit der Datenschutzgrundverordnung beschäftigt