Die Säulen des neuen Arbeitens

Individualität, Mobilität, Vernetzung – drei Ansprüche, die in Zeiten digitaler Kommunikations- und Interaktionstools zunehmend auch an Dienstleistungsangebote erhoben werden. Über die Digitalisierung und die neuen Anforderungen an Arbeitsumgebungen, Softwarelösungen und bestehende Geschäftsmodelle.

 

Mit dem Grünbuch »Arbeiten 4.0«, das das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im April 2015 veröffentlichte, werden die Herausforderungen und Möglichkeiten des neuen Arbeitens auch von politischer Seite zu einem bundesweiten Thema. Ausgangspunkt ist die Digitalisierung. Sie bringt neue Innovationen in allen Branchen hervor – vom produzierenden Gewerbe bis hin zum Dienstleistungs- und öffentlichen Sektor. Nach und nach führen neue Technologien dazu, dass sich bestehende Kommunikations- und Interaktionstools, ferner sogar ganze Geschäftsmodelle an den digitalen Wandel anpassen oder gänzlich erneuern.

Wirtschaftlicher Erfolg im digitalen Zeitalter lässt sich vor allem durch regelmäßige Evaluation der eigenen Strategie erreichen. Welche Tendenzen und Entwicklungen sind für das Unternehmen wichtig? Auf welche muss es mit Blick auf die Zukunft aktiv reagieren – auch über Abteilungs-, Prozess- und grundsätzliche Unternehmensstrukturen hinaus? Eine erfolgreiche Transformation wird dann realisiert, wenn strategische und technische Komponenten gleichmäßig weiterentwickelt werden. Dabei bilden die Schlagworte Bricks, Bytes und Behaviour die drei Säulen des neuen Arbeitens.

 

  1. Bricks: Flexible Gestaltung des Arbeitsplatzes
    In vielen Unternehmen ist bereits zu beobachten, dass die traditionellen, festdefinierten Bürokonzepte – räumlich wie organisatorisch – nach und nach aufbrechen. Das neue Arbeiten, auch Smart Working genannt, findet in flexiblen Arbeitsräumen (Bricks) statt, die – angepasst an die jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeiter – eingerichtet werden. Sie können beispielsweise als Einzelarbeitsplätze und Ruhezone oder als Team-Office für größere und kleinere Gruppen genutzt werden. Soziale Meetingpoints wie Lounge-Bereiche und Kaffee-Ecken fördern den spontanen Ideen- und Wissensaustausch zwischen Kollegen. Darüber hinaus gewinnt das Arbeiten von unterwegs und im Home-Office zunehmend an Bedeutung.
  2. Bytes: Effektive IT-Lösungen
    Entsprechend der veränderten Ansprüche auf der einen Seite, bedarf es technologischer Neuheiten auf der anderen Seite: Die Arbeitswerkzeuge (Bytes) des neuen Arbeitens ermöglichen das vernetzte und mobile Agieren im und über das Unternehmen hinaus. Via Cloud Computing können sämtliche Informationen zu jeder Zeit und von überall abgerufen, bearbeitet und geteilt werden. Mittels komponentenbasierter Softwarelösungen können Unternehmen beispielsweise ein digitales Archiv anlegen, das alle ein- und ausgehenden Dokumente in digitalisierter Form enthält. Mit erweiterten Lösungen werden alle Informationen in vorhandene Prozesse und Workflows eingebunden. Dadurch werden wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert. Zusätzlich lassen sich Informationen auch für alle relevanten Akteure der gesamten Wertschöpfungskette einfach und benutzerfreundlich zur Verfügung stellen. Auf diese Weise können Unternehmen sich intern wie extern einfacher vernetzen und ihre Servicequalität optimieren. Das auf technischer Ebene zusammengestellte Wissen wird zielgerichtet und wirtschaftlich genutzt – ein eindeutiger Wettbewerbsvorteil. Denn Wissen und Informationen sind inzwischen zur wichtigsten Handelsware von Unternehmen geworden und sollten sich in ihren Produkten und Dienstleistungen widerspiegeln.
  3. Behaviour: Eine gemeinsame Unternehmensvision
    Um vorhandene Prozesse im Sinne des neuen Arbeitens effektiv umzugestalten, müssen allen Mitarbeitern frühzeitig die Vorteile der räumlich und technisch optimierten Arbeitskonzepte (Behaviour) aufgezeigt werden. Ein gutes Changemanagement ist daher essenziell. Die Geschäftsführung muss die neuen Ansätze als gemeinsame Vision des Unternehmens vorleben sowie Mitarbeiter aktiv einbinden und bei der Umgestaltung begleiten. Dabei ist es wichtig, Anreize für aktuelle wie zukünftige Angestellte zu schaffen. Beim Smart Working rückt der einzelne Mensch stärker in den Fokus. Selbstmanagement, Selbstentfaltung, Selbstdisziplin und Selbstvertrauen sind dabei wichtige Schlagworte. Das neue Arbeiten bringt einen größeren Freiraum mit sich, der aber vor allem gemäß vereinbarter Absprachen funktioniert. Seitens der Arbeitgeber muss ein höheres Maß an Vertrauen aufgebracht werden, dass Angestellte ihre Aufgaben auch im Home Office selbstständig erledigen. Arbeitnehmer begeben sich wiederum in die Position, über die klassische Arbeitszeit (9 bis 17 Uhr) hinaus erreichbar zu sein. Nur wenn der angestrebte Wandel auf allen Unternehmensebenen akzeptiert wird, können bestehende Geschäftsprozesse verändert werden.

 

Ganzheitliche Vernetzung der gesamten Wertschöpfungskette

Die Herausforderung liegt nun darin, alternativ zu abteilungsspezifischen Insellösungen ein adäquates Informationsmanagement zu etablieren. Denn in mittelständischen Unternehmen sind zahlreiche Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen und vor allem mit unterschiedlichen Arbeitsweisen tätig. Die Lösung: eine ganzheitliche Enterprise-Information-Management-Software (EIM). Diese greift die benötigten Informationen aus allen genutzten Systemen ab und stellt sie den jeweiligen Mitarbeitern direkt, kontextsensitiv und nachvollziehbar zur Verfügung. Dabei ist jederzeit gewährleistet, dass die Daten aktuell und vollständig sind. Darüber hinaus müssen einzelne Vorgänge und die erfolgten Arbeitsschritte auch langfristig transparent und nachvollziehbar sein: Wer war wann an welchen Entscheidungen beteiligt? Die übergreifende Software nutzen Mitarbeiter als App oder als Webportal. Sie sind nützliche Werkzeuge, um interne Projektaufgaben sowie externe Serviceanfragen in Echtzeit zu bearbeiten. Der Vorteil dieser Plattformtechnologien liegt auch darin, dass sie einfach in die bestehenden Prozesse integriert sowie bei Bedarf erweitert und angepasst werden können.

Foto: BCT Deutschland

Personenspezifische Applikationen

Gerade Apps kommen dem grundsätzlichen Bedürfnis entgegen, mit mobilen Endgeräten arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig agieren zu können; gleichzeitig verfügen sie über Funktionen, die auf die spezifische Arbeitsweise des Sachbearbeiters zugeschnitten sind. Sie sind intuitiv zu bedienen, da sich die Benutzeroberfläche nicht wesentlich von jenen Apps unterscheidet, die privat genutzt werden. Sie unterstützen den Mitarbeiter bei seinen täglichen Abläufen, sodass Workflows optimiert werden und das gesamte Unternehmen seine Effizienz steigert.

 

Modulare Webportale

Kunden nutzen für die Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen zusätzlich zu Brief, Telefon und E-Mail inzwischen auch Social-Media-Kanäle. Daher ist für Unternehmen ein sogenanntes Omni-Channel-Response-Management wichtig: Ein kanalübergreifendes Kunden-Kontakt-Zentrum muss alle relevanten Informationen bereitstellen sowie einen einheitlichen, abgestimmten, kommunikativen Austausch ermöglichen – und das über jeden, vom Kunden gewählten Kanal. Folglich müssen im Portal alle Kommunikationswege, Anliegen und Inhalte zentral und nachvollziehbar verzeichnet sein. Auf diese Weise werden erneute Nachfragen und Mehrfachkontakte vermieden und der Austausch zwischen Kunde und Unternehmen erleichtert.

Fazit

Die neuen Tools des Smart Working werden auf Arbeitnehmerseite dem Wunsch nach individuellen Werkzeugen sowie dem Bedürfnis eines individuellen Services seitens der Kunden, Partner und Lieferanten gerecht. Innerbetrieblich und auch innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette wird dank eines umfassenden EIM eine ganzheitliche Vernetzung und dadurch ein optimaler, gewinnbringender Informationsaustausch gewährleistet.

Jos Bischoff

Jos Bischoff, Geschäftsführer BCT Deutschland

 

 

 

 

 

 

Über BCT Deutschland GmbH

Wissen und Informationen im Unternehmen jederzeit verfügbar haben und optimal nutzen – dafür stehen die innovativen, branchenübergreifenden Softwarelösungen von BCT Deutschland. Mit seinen komponentenbasierten und modularen Produkten im Bereich Enterprise Information Management unterstützt BCT Softwareanbieter, IT-Dienstleister, Cloud-Service-Provider und andere Unternehmen dabei, ihr vorhandenes Produkt- und Dienstleistungsportfolio zu erweitern. Auf diese Weise können diese bestehende Geschäftsmodelle an den digitalen Wandel anpassen oder gänzlich neue entwickeln sowie Mehrwerte für ihre jeweiligen Kunden generieren.

BCT wurde 1985 in den Niederlanden gegründet; unter der Leitung von Geschäftsführer Jos Bischoff ist das Unternehmen als BCT Deutschland hierzulande seit 2010 in Aachen vertreten. Inklusive der weiteren Niederlassung in Belgien sind insgesamt rund 170 Mitarbeiter für BCT tätig. Derzeit arbeiten über 150.000 Anwender in einer Vielzahl internationaler Unternehmen und Organisationen aus Industrie und Handel, dem Gesundheitswesen sowie dem Dienstleistungs- und öffentlichen Sektor mit der EIM-Technologie des Softwareentwicklers.

Seit 2014 ist BCT Deutschland am Campus Cluster Smart Logistik der RWTH Aachen immatrikuliert und engagiert sich in deutschlandweiten Fachverbänden wie Bitkom e.V. und eco — Verband der Internetwirtschaft e.V.

Weitere Infos: www.bctsoftware.com

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