Illustration Absmeier ki designer (c)

Wie organisiert eine Hilfsorganisation weltweite Einsätze, strenge Nachweispflichten und instabile Internetverbindungen zugleich? People in Need setzt dafür auf konsequente Digitalisierung: Ein ECM-System bündelt Dokumente, Freigaben, Signaturen und Replikation – und schafft damit die Grundlage für transparente Prozesse gegenüber Geldgebern, Auditoren und Projektteams.

Management Summary

People in Need nutzt die ELO ECM Suite, um Dokumentenmanagement, Archivierung und Freigabeprozesse weltweit zu digitalisieren.
Das System unterstützt mehr als 14 Genehmigungsverfahren und verbessert die Nachvollziehbarkeit gegenüber Geldgebern, Auditoren und Partnerorganisationen.
Durch Replikation können Länderprogramme auch bei instabiler Internetverbindung mit lokalen Servern arbeiten und Daten mit der Zentrale synchronisieren.
Die Integration mit Microsoft Dynamics NAV reduziert Medienbrüche und beschleunigt insbesondere Rechnungs- und Freigabeprozesse.
Elektronische Signaturen, Versionierung, Zugriffsrechte und Audits erhöhen Sicherheit, Compliance und Transparenz in der internationalen Projektarbeit.

People in Need (PIN) gehört mit mehreren hundert Mitarbeitern und Freiwilligen zu den größten gemeinnützigen Organisationen in Mitteleuropa. Die Hilfsorganisation basiert auf den Idealen des Humanismus, der Freiheit, Gleichheit und Solidarität. Sie wurde im Jahr 1992 von einer Gruppe tschechischer Kriegsberichterstatter ins Leben gerufen. Diese wollten sich nicht mit der bloßen Weiterleitung von Informationen über aktuelle Konflikte und Krisenherde begnügen, sondern Bedürftigen weltweit Hilfe zuteil werden lassen. Mehr als 30 Jahre nach ihrer Gründung konzentriert sich People in Need neben humanitärer Hilfe und Menschenrechten auch auf Bildung – und unterstützt sozial ausgegrenzte Menschen. PIN ist Netzwerkmitglied in anderen Hilfsorganisationen, darunter Alliance 2015 und EU Monitoring Centre (EUMC). Spendengelder stammen großenteils aus individuellen Projekten, aber auch von der tschechischen Regierung, EuropeAid, USAid und weiteren Entitäten. Im Jahr 2024 beliefen sich die zur Verfügung stehenden Finanzmittel auf rund 207 Millionen Euro. Der Großteil floss in humanitäre Hilfe und Entwicklung, gefolgt von Sozialarbeit und -beratung sowie Programmen für Menschenrechte und Bildung. Etwa 4,4 Millionen Menschen in 27 Ländern erhielten bis Ende 2024 Hilfe.

Höhere Prozesseffizienz im Fokus

People in Need ist im Laufe der Zeit zu einer bedeutenden Organisation mit zahlreichen Niederlassungen in der Tschechischen Republik sowie Auslandsprogrammen gewachsen. Daher war man auf der Suche nach einem Instrument für die effektive Arbeit mit Dokumenten, die Digitalisierung und die Steigerung der Prozesseffizienz. PIN erhoffte sich zum einen eine bessere Übersicht über die Buchhaltungsbelege sowie über Dokumente mit Bezug auf Auslandsprogramme und die tschechischen Niederlassungen. Zum anderen mehr Kontrolle über Freigabeprozesse und einen zentralen Aufbewahrungsort für auditierte Dokumente. Ein wichtiger Aspekt für die Auswahl einer solchen Software war die Möglichkeit, Daten von lokalen Servern in Ländern ohne stabile Internetverbindung zu replizieren.

PIN wandte sich daher an ihren IT-Dienstleister – und entschied sich aufgrund dessen Empfehlung für die ELO ECM Suite von ELO Digital Office, einem Hersteller von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Die Plattform für Digitalisierung und digitales Dokumentenmanagement wurde 2011 durch den erfahrenen ELO Business Partner implementiert. Die Installation erfolgte im engen Schulterschluss mit den IT-Experten der tschechischen Niederlassung ELO Digital ČR. »Deren Part drehte sich vor allem um die methodische Beratung, die Sicherstellung des technischen Supports sowie um Konsultationen und Schulungen im Laufe des Implementierungsprozesses«, erinnert sich Václav Král, Software Developer, der bei People in Need für die Einführung der ECM-Lösung verantwortlich zeichnete. Mittlerweile ist PIN auf die Inhouse-Verwaltung der ECM-Suite umgestiegen.

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Freigabeprozesse abbilden und Vorgaben einhalten

People in Need verpflichtet sich als Empfänger von Finanzmitteln aus verschiedenen nationalen und internationalen Quellen zur Einhaltung oftmals sehr strenger Regeln. Ausschlaggebend für die Auswahl der ECM-Suite war deren effektive Einhaltung aller vorgeschriebenen Verfahren. Aktuell bildet PIN im ECM-System über 14 Genehmigungsverfahren ab. Darunter fallen unter anderem die Genehmigung von Transaktionen im Einkauf, Ausschreibungen im Vertrieb, Anträgen auf Reisekostenvorschüsse und von Gehaltsabrechnungen.

Die Hilfsorganisation steht ihren Spendern und extern eingebundenen Stellen gegenüber in der Verantwortung. Die für weltweite Hilfsleistungen bereitgestellten Finanzmittel sind demgemäß transparent und gewissenhaft zu verwenden. Die Digitalisierungsplattform ermöglicht die konsequente Überwachung und den lückenlosen Nachweis über ordnungsgemäße Finanz- und Betriebsprozesse. Geldgeber können daher sicher sein, dass die Ressourcen zweckdienlich verwendet werden.

Die Kontrollmechanismen des ECM-Systems spielen eine Schlüsselrolle dabei, wenn es darum geht, die Einhaltung von Vorschriften und organisatorischen Grundsätzen zu gewährleisten. Sie umfassen verschiedene Aspekte wie Zugangsberechtigungen, Versionierung und Verschlüsselung. Darüber hinaus schützen sie sensible Daten und verringern die Gefahr eines unbefugten Zugriffs auf oder einer Kompromittierung der Daten. Die vom ECM-System durchgeführten Audits stellen darüber hinaus einen unabhängigen Prüfmechanismus dar, der die Integrität und Genauigkeit der Finanzaufzeichnungen und Betriebsabläufe bestätigt.

Effektive Verwaltung von Dokumenten und Belegen

Die ECM-Suite ist die passende Lösung zur Verwaltung und Digitalisierung von Dokumenten sowie zu deren Freigabe im System, ohne dass ein physischer Umlauf notwendig wäre. Die Hilfsorganisation archiviert in der Digitalisierungsplattform verschiedene Dokumentenarten, wie Verträge, Rechnungen, Kassenbelege, Projektdokumente und Audits. Für jedes Dokument lassen sich spezielle Freigabeverfahren beantragen. Ferner ist eine Anpassung an die Spezifika der Geschäftsbereiche und Abteilungen von People in Need möglich.

Die ECM-Lösung deckt zahlreiche Prozesse ab. Darunter auch Workflow-basierte Freigabeverfahren für Rechnungen im Einkauf und für Verträge. Ein erheblicher Mehrwert für People in Need. Daher wurde die Digitalisierungsplattform an zwölf zusätzlichen Standorten eingeführt. Zwei weitere IT-Systemhäuser implementierten darüber hinaus die elektronische Signatur und die Lösung UDS for ELO. Bei letzterer handelt es sich um eine Plattform zur Anbindung beliebiger Datenquellen beispielsweise aus Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Kontaktmanagement sowie zur Barcodeerkennung.

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Dank Replikation auch in Krisengebieten auf dem Laufenden

People in Need arbeitet auch in Ländern mit instabiler Internetverbindung, was die Online-Arbeit erschwerte. Daher verwendet die Organisation nun in einigen Länderprogrammen autonome Server. Damit lassen sich über das Modul ELO Replication zuverlässig Daten mit der Zentrale austauschen und synchronisieren. Dank dieser grundlegenden Funktion kann die Organisation praktisch überall sofort mit der Arbeit beginnen.

Nahtlose Integration in Microsoft Dynamics NAV Die ECM-Suite lässt sich eng mit Drittsystemen verknüpfen, so auch mit der Software für Enterprise-Resource-Planning (ERP) Microsoft Dynamics NAV. Die Hilfsorganisation vermeidet dank der Integration Medienbrüche und senkt die Fehlerquote. Denn die Mitarbeiter müssen nicht länger Daten manuell in die unterschiedlichen Anwendungen eingeben. Außerdem nehmen die Systeme einen automatischen Abgleich vor. Dies kommt der Organisation insbesondere bei der Bearbeitung von Rechnungen im Einkauf zugute. Deren Daten werden direkt in Dynamics NAV eingegeben. Anschließend gelangen sie mit Hilfe des

ELO Moduls XML Importer zur sachlichen und finanziellen Freigabe an die ECM-Suite und damit an die zuständigen Bearbeiter. Im Anschluss werden sie zur Verbuchung wieder an das ERP-System übergeben. Das ist für alle Beteiligten vorteilhaft: sowohl für mit der Freigabe im ECM-System betraute Anwender, welche jedoch keinen Zugriff auf die ERP-Anwendung haben, als auch für Finanzmanager sowie Auditoren.

Beschleunigte Prozesse und erhöhte Sicherheit mit der elektronischen Signatur

Um das ECM-Archiv komplett digital zu nutzen, müssen die Dokumente digital signiert und mit einem Zeitstempel versehen sein. Denn die Unterzeichnung von Verträgen oder Angeboten mit einer digitalen Signatur garantiert nicht nur erhöhte Sicherheit, sondern führt gleichzeitig zu beschleunigten Prozessen – und damit geringeren Kosten. Daher ist die ECM-Suite in der Lage, alle gängigen Signaturlösungen nahtlos anzubinden. PIN nutzt die von ihrem IT-Dienstleister entwickelte proprietäre Lösung Sign for ELO. Diese hat den Vorteil, dass Dokumente lokal direkt in der ECM-Lösung signiert werden können – inklusive Signaturen, die auf qualifizierten, mit der eIDAS Regulierung konformen Zertifikaten basieren. Seither erübrigt es sich, Buchhaltungsbelege in Papierform aufzubewahren. Der Platzbedarf sinkt.

Weltweite Hilfe digital flankiert

Die Implementierung der Digitalisierungsplattform hat für People in Need zu einer ganzheitlichen Lösung für die Ablage, den Austausch und die Freigabe von Schlüsseldokumenten geführt. Umgesetzt wird die neue Arbeitsweise in den 13 Regionen der Tschechischen Republik sowie in 25 Ländern auf vier Kontinenten. Davon arbeiten sieben Länder im sogenannten Offline-Modus mit eigenem Server und ECM-Installation. »Die ECM-Lösung trägt dazu bei, Prüf- und Freigabeprozesse sowie die Archivierung von Dokumenten effizienter zu gestalten. Sie ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den weltweit arbeitenden Teammitgliedern«, resümiert Václav Král.

Für die Zukunft plant die Hilfsorganisation, das Portfolio der ECM-basierten Genehmigungsprozesse zu erweitern sowie Bestandsprozesse laufend zu bewerten und zu optimieren. Dies erfolgt auch unter Berücksichtigung einer sehr breiten und vielfältigen Nutzerbasis.

Sabina Merk

FAQ

Warum setzt People in Need auf ein ECM-System?
Die Organisation benötigt eine zentrale Plattform, um Dokumente, Belege, Freigaben und Audits über viele Standorte hinweg nachvollziehbar zu verwalten. Das ist besonders wichtig, weil sie Finanzmittel aus unterschiedlichen nationalen und internationalen Quellen erhält.

Welche Prozesse werden über die ECM-Suite abgebildet?
People in Need bildet unter anderem Genehmigungen im Einkauf, Ausschreibungen, Reisekostenvorschüsse, Gehaltsabrechnungen, Vertragsfreigaben, Rechnungsprozesse und auditierte Dokumentenablagen digital ab.

Wie hilft das System in Ländern mit instabiler Internetverbindung?
In einigen Länderprogrammen arbeitet People in Need mit autonomen lokalen Servern. Über ELO Replication lassen sich Daten zuverlässig mit der Zentrale austauschen und synchronisieren, auch wenn die Internetverbindung nicht dauerhaft stabil ist.

Welche Rolle spielt die Integration mit Microsoft Dynamics NAV?
Die Anbindung reduziert manuelle Dateneingaben und Medienbrüche. Rechnungsdaten werden im ERP-System erfasst, zur sachlichen und finanziellen Freigabe an die ECM-Suite übergeben und anschließend zur Verbuchung wieder zurückgeführt.

Welchen Nutzen bringen elektronische Signaturen?
Elektronische Signaturen beschleunigen Vertrags- und Freigabeprozesse, erhöhen die Sicherheit und ermöglichen eine vollständig digitale Archivierung. Dadurch sinkt der Bedarf an papiergebundener Aufbewahrung.

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Wie ECM-Lösungen den grünen Wandel weiter beschleunigen – Nachhaltigkeit trifft Digitalisierung

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Ressourcenschonung ist eines der Prinzipien der DAH Gruppe, sowohl bei der Erzeugung von Strom, Gas und Wärme aus erneuerbaren Energieträgern als auch in der Verwaltung. Seit 2024 setzt die Gruppe für Letzteres auf eine cloudbasierte Systemarchitektur aus eng verzahnter ECM- und ERP-Lösung.