Die S+T Fassaden GmbH setzt sowohl bei der Konzeption als auch bei einzelnen Arbeitsprozessen auf hohe Flexibilität, klare Strukturen und fehlerfreies Arbeiten. Diese Standards wollte der mittelständische Fassadenbauer auch in der Dokumentenverwaltung verankert wissen. Gelungen ist dies mit einem ECM-System, das seit 2022 das Fundament für eine umfassende Digitalisierung der Fachbereiche bildet.

Die S+T Fassaden GmbH erarbeitet moderne und zukunftsfähige Dach- und Fassadenlösungen. Dabei steht stetiges Wachstum für die 30-jährige Unternehmensgeschichte. Aus einem Betrieb mit vier Angestellten hat sich so ein Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitern entwickelt. Diese erarbeiten am Hauptsitz in Tessin (Rostock) sowie zwei Niederlassungen umfängliche Dach- und Fassadenlösungen – von der Konzeption über die Produktion bis zur Montage. Damit gehört die S+T Gruppe zu den drei größten mittelständischen Fassadenbauern Deutschlands. Nach und nach kamen auch internationale Projekte hinzu – wie die Projektleitung bei der Dachkonstruktion für die Ferrari World in Dubai oder die Mitwirkung bei der Dachmontage für das National Kaohsiung Center for the Arts in Taiwan.

Bei all der Dynamik ist es das Ziel, den Kunden die jeweils beste Lösung zu bieten. Dies glückt in der kompetitiven Branche nur dann, wenn bestehende Geschäftsprozesse kontinuierlich weiterentwickelt werden. Nicht nur in der Fertigung, sondern auch in der Verwaltung. Hier galt es, die Abkehr vom reinen Archivsystem umzusetzen und ein dynamisches System für Enterprise-Content-Management (ECM) einzuführen, um Informationen aller Art zu verwalten.

Auf dem Weg in die digitale Zukunft mit einer zentralen Informationsplattform. Mit dem Ausbau des Unternehmens wuchs auch der Datenbestand kontinuierlich: Im bislang eingesetzten Archivierungssystem schlummerten rund 1,5 Millionen Dokumente. Allerdings war es mit der reinen Archivierung nicht mehr getan. Mit der Zeit wurde klar, dass auf individuell erstellbare Workflows, digitale Vertragsverwaltung und Projektakten nicht länger verzichtet werden konnte. Zusätzlich brauchte es eine zentrale Informationsplattform, auf der Dokumente aktiv bearbeitet und Informationen abteilungsübergreifend geteilt werden konnten. Der fehlende unternehmensweite Zugriff auf Dokumente hatte zur Folge, dass Geschäftsprozesse sehr zeitintensiv und intransparent abliefen. Bei der E-Mail-Archivierung kam es oft zu Doppelungen. Um die an die eigenen Dienstleistungen gestellten Anforderungen auch im Backoffice zu erfüllen, hieß es, verstärkt in die digitale Zukunft zu investieren.

Bei der Auswahl einer geeigneten Software sorgte der langjährige IT-Dienstleister, die SOHNIX AG, für die richtige Weichenstellung. Der ELO Business Partner empfahl als Basis die ELO ECM Suite aus dem Hause ELO Digital Office. Ergänzt wurde die Suite um die vorkonfigurierten Business Solutions ELO HR Personnel File und ELO Contract, um ein digitales Personalakten- und Vertragsmanagement auf den Weg zu bringen. In der Implementierungsphase standen den knapp 100 ELO Anwendern erfahrene Digitalisierungsexperten zur Seite und sorgten für eine problemlose Einarbeitung.

»Nach den Erfahrungen mit der vorherigen digitalen Archivierungslösung hat ELO Digital Office es uns ermöglicht, mit den gespeicherten Daten endlich sinnvoll und abteilungsübergreifend zu arbeiten«, erklärt Bernd Schröter, Prokurist bei der S+T Fassaden GmbH.

Unternehmensweite Transparenz, effiziente Prozesse, klare Strukturen. Mit der ECM-Suite haben die IT-Spezialisten die gewünschte zentrale Informationsplattform für das Unternehmen realisiert. Im ersten Schritt wurden alle Dokumente aus dem Altsystem in die Suite migriert, in Projektakten strukturiert und deren Inhalte in den Volltext aufgenommen. Damit sind die Mitarbeiter nun in der Lage, bereichsübergreifend und ortsunabhängig darauf zuzugreifen. Mit den Business Solutions wurden parallel digitale Personalakten sowie ein digitales Vertragsmanagement eingerichtet. Über Letzteres lassen sich beispielsweise Wartungs-, Dienstleistungs-, Arbeits- oder Darlehensverträge digital verwalten.

Um die stetig wachsende Menge an E-Mails zu bewältigen, implementierte die SOHNIX AG eine projektbezogene Mailarchivierung. Mit der E-Mail-Management-Software ELO XC werden eingehende E-Mails vollautomatisiert und rechtskonform abgelegt. Die Mitarbeiter schätzen die Zeitersparnis und klare Struktur, in der die E-Mails projektbezogen abgelegt werden – und somit jederzeit wiederauffindbar sind. Manuelles fehleranfälliges Archivieren gehört somit der Vergangenheit an.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung durch nahtlose Anbindung an FiBu- und ERP-Systeme. In einem weiteren Schritt stand die Anbindung der ECM-Suite an bereits verwendete Drittsysteme an. Sämtliche Bestellungen werden seither aus dem System für Enterpris-Resource-Planning (ERP) Inform an die Suite übermittelt und über einen individuell erstellten Workflow weiterverarbeitet. Bestellfreigaben sowie der Versandstatus werden direkt im ECM-System dokumentiert. Die Einführung eines digitalen Freigabeworkflows kommt auch der Buchhaltung zugute. Rechnungen gelangen automatisiert per Workflow an die für die Freigabe Zuständigen. Im Anschluss daran werden sie mit den dazugehörigen Buchungsdaten automatisch zur Verarbeitung an die eng mit der ECM-Suite verzahnte Finanzbuchhaltungssoftware Diamant übermittelt.

»Die ECM-Suite gewährleistet die standortunabhängige Verfügbarkeit der Daten einschließlich deren weiterer Verarbeitung und Analyse«, so Bernd Schröter abschließend.

Grundbausteine der digitalen Zukunft. Die Einführung der ECM-Lösung brachte der S+T Fassaden GmbH echten Mehrwert in Form automatisierter, optimierter und effizienter Geschäftsprozesse in den jeweiligen Fachbereichen. Damit entstanden klare Strukturen im Datenbestand, die Transparenz erhöhte sich und der Papierverbrauch sank. Von den übersichtlicheren Strukturen der digitalen Projektakten profitieren auch die Personal- und die Rechtsabteilung. Dank der Möglichkeit, mobil zu arbeiten, kann zum Beispiel die Akquise neuer Mitarbeiter ortsunabhängig und deutschlandweit erfolgen. Auch die E-Mails werden nun klar strukturiert und projektbezogen archiviert, was vor der Einführung des digitalen Postfachs nicht möglich war.

Mittelfristig ist geplant, die Lösung um das Bewerbermanagement »ELO HR Recruiting« auszubauen und so effizienter zu gestalten.

Sabina Merk

Illustration: © Neil Lockhart | Dreamstime.com

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Modernes Enterprise Content Management – Leichte Kost: Die neue ECM-Diät

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