Tausende von Eingangsrechnungen jährlich gaben bei der Wäscherei Reichel den Ausschlag, die internen Abläufe zu modernisieren und die Buchhaltung auf digitale Beine zu stellen. Mit Hilfe eines ECM-Systems hat das Unternehmen nun Kurs auf die Digitalisierung genommen und für automatisierte Prozesse gesorgt. Zeitersparnisse, höhere Effizienz und Transparenz sind die Früchte der Umstellung.
Die Wäscherei Reichel GmbH & Co. KG mit Sitz in Dippoldiswalde im Erzgebirge wurde 1926 gegründet und beschäftigt 180 Mitarbeiter. Das Unternehmen bietet unter anderem Krankenhäusern sowie dem Hotel- und Gastgewerbe vielfältige professionelle Lösungen rund um den Wäsche- und Textilienbedarf. Die Geschäftsentwicklung verlief sehr positiv, was aber insbesondere beim Handling mit Dokumenten wie Rechnungen und Lieferscheinen auch seine Schattenseiten hatte.
Mehrere Tausend Rechnungen jährlich, ob für Waschmittel, Ersatzteile oder Büromaterial, – so sah der zunehmend beschwerliche Alltag bei Reichel aus. Die Menge an Papierrechnungen zu verarbeiten und dabei den Überblick zu bewahren, war neben dem zeitaufwändigen Freigabeprozess eine Herausforderung. Skontofristen wurden oftmals überzogen. Denn die Buchhaltung erfolgte nicht inhouse, sondern DATEV-basiert durch die beauftragte Steuerkanzlei. Die Wäscherei sammelte monatlich alle kaufmännischen Eingangsbelege und übergab diese nach interner Prüfung und Freigabe in Papierform ihrem Steuerberater. Zusätzlich erhielt dieser einen USB-Stick mit den Daten der Ausgangsbelege. In der Kanzlei wurden die Belege dann bei Bedarf gescannt, in das DATEV-System eingespielt und darauf basierend die jeweiligen Kontierungen sowie Buchungen vorgenommen. Den eigentlichen Zahlungsvorgang nahm die Wäscherei vor.
Ein weiteres Problem war die rechtzeitige Verfolgung ausstehender Forderungen. Außerdem fehlte ein fundierter Überblick über den Finanzstatus, um die Liquiditätsplanung zu optimieren. Im September 2020 beschloss daher der neue Geschäftsführer, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranzutreiben und ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) als Fundament anzuschaffen.
Bei der Auswahl des Systems folgte die Geschäftsführung einer Empfehlung der DATEV eG. Der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten war bereits seit Jahren über die Steuerkanzlei mit der Buchführung für Reichel betraut. Gesucht war ein mandantenfähiges System, das sich nahtlos per zertifizierter Schnittstelle mit den Rechnungswesen-Programmen der DATEV verknüpfen ließ – und so Medienbrüche verhinderte. Wäscherei und Steuerkanzlei sollten eine Entlastung erfahren und die Geschäftsführung per Knopfdruck einen aktuellen Liquiditätsüberblick erhalten. »Die ELO ECM Suite erfüllte all diese Vorgaben, weshalb wir die Empfehlung der DATEV gerne annahmen«, resümiert der Geschäftsführer Danilo Kraut.
Für die Implementierung hat sich die Wäscherei auf die Expertise des langjährigen DATEV sowie ELO Business Partners K&W Informatik GmbH verlassen. »Alles aus einer Hand war die Devise«, erinnert sich Mario Müller, Abteilungsleiter ERP/DMS beim IT-Spezialisten aus Zwickau.
Mandantenfähiges ECM-System mit DATEV-Schnittstelle. Alle eingehenden Rechnungen werden nun an einer zentralen Stelle gescannt beziehungsweise digital eingelesen und in der ECM-Suite GoBD-konform archiviert. Danach startet ein Workflow, der sie automatisch dem zuständigen Bearbeiter zur Prüfung und Freigabe zuführt. Liegezeiten werden so erheblich verringert und der Belegfluss optimiert. Im Anschluss daran gelangen die Daten als Buchungsvorschlag an die bei Reichel eingesetzte Software »DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen«. Dafür sorgt die in dem zusätzlich installierten Modul »ELO for DATEV« integrierte DATEV-Schnittstelle. Die Rechnungswesen-Software wiederum übergibt alle notwendigen Informationen an das DATEV-Modul »Zahlungsverkehr«.
»ELO for DATEV« ist ein Ergebnis der Partnerschaft zwischen DATEV und ELO Digital Office und ermöglicht den Livezugriff auf die DATEV-Stammdaten wie Rechnungsempfänger und Kreditor. Die relevanten Daten werden zuverlässig ausgelesen und validiert. Der betreuende Steuerberater hat dabei sowohl auf die Buchhaltungsdatensätze als auch mittels Beleglink direkten Zugriff auf das Belegbild und sämtliche Zusatzinformationen. So kann er die abschließende Kontierung und Buchung direkt im Kundensystem vornehmen.
Alle zum Beleg gehörigen Informationen, wie Lieferscheine, werden über das in die Suite integrierte Collaboration-Tool ELO Feed zentral gesammelt, so dass nun die gesamte Kommunikation direkt dem jeweiligen Beleg zugeordnet ist. Der komplette Status ist jederzeit standortunabhängig am Bildschirm ersichtlich. Dokumentiert werden im Feed alle Rückfragen, Freigaben oder Rechercheergebnisse der beteiligten Mitarbeiter. Im Vergleich zum früheren Prozedere, als zahlreiche Mails in unterschiedlichen Postfächern den Prozess begleiteten, ist das eine enorme Vereinfachung, die für lückenlose Nachvollziehbarkeit sorgt. Papiergebundene Abläufe werden voll und ganz ersetzt, verlorene Dokumente sind nun ein Relikt der Vergangenheit.
Niedrigere Kosten, mehr Übersichtlichkeit und schnelle Rentabilität. Mit Hilfe der Lösung wurden die Prozesse in der Wäscherei optimiert. Der Schritt in die digitale Welt hat sich schneller als erwartet ausgezahlt, nachdem die Mitarbeiter pandemiebedingt ins Homeoffice umziehen mussten. Da die notwendige technische Grundlage bereits vorhanden war, lief die elektronische Bearbeitung und Freigabe der Belege von zuhause aus beinahe reibungslos.
Insgesamt ist die Resonanz auf die neue Arbeitsweise positiv. Die User waren nach rund zwei Tagen im Umgang mit dem System geschult und haben ihre anfängliche Skepsis unter anderem aufgrund der Zeitvorteile rasch überwunden. Die Geschäftsführung zeigt sich insbesondere von der neuen Dashboard-gestützten Übersichtlichkeit sowie der erzielten Ersparnisse dank eingehaltener Skontofristen und rechtzeitiger Mahnungen begeistert. »Die ECM-Lösung hat unsere Erwartungen voll und ganz erfüllt – und die Voraussetzung für die Erarbeitung einer Verfahrensdokumentation geschaffen. Ziel ist die zeitnahe physische Vernichtung der gescannten Belege«, so Danilo Kraut abschließend. Überzeugt hat auch der lösungsorientierte Projektverlauf unter Federführung der K&W Informatik GmbH.
Sabina Merk
Illustration: © shooarts/shutterstock.com
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Europaweite ECM-Ausschreibung: Kommunale IT-UNION eG (KITU) setzt auf die ELO ECM Suite
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Die Bedeutung klassischer ECM-Lösungen im Zusammenspiel mit den Microsoft Content Services
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ELO fährt im Herbst Messepräsenz erneut hoch und lädt zum eigenen virtuellen Event
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NEWS | VERANSTALTUNGEN
ELO nimmt Solution Day in Kornwestheim wieder auf
Der ECM-Hersteller aus Stuttgart nimmt seine Veranstaltungsreihe ELO Solution Day wieder auf. Am 22. Oktober 2020 geht es in Kornwestheim bei Stuttgart live und vor Ort um Softwarelösungen für die Digitalisierung von Fachbereichen im Unternehmen. Fokusthema ist »New Workplace«, der Arbeitsplatz der Zukunft. Die Teilnehmer erwartet dazu ein vielfältiges Programm aus zahlreichen Fachvorträgen, Keynotes und Workshops sowie eine Podiumsdiskussion mit Experten aus Wissenschaft und Forschung.
NEWS | TRENDS 2020 | TRENDS INFRASTRUKTUR | TRENDS CLOUD COMPUTING | CLOUD COMPUTING
Linux und Docker: Zunehmende Verbreitung und Akzeptanz im deutschen ECM-Markt
Linux und Docker spielen zunehmend eine Rolle. Virtualisierungsumgebungen sind nahezu immer vorhanden. Vor dem Hintergrund des ungebrochenen Trends in die Cloud untersuchte die d.velop AG in einer Umfrage Verbreitung und Akzeptanz von Linux und Docker für On-Premises-Systeme im deutschen ECM-Markt. Eruiert werden sollte auch, inwieweit sich die Erwartungshaltung eigener Kunden und Interessenten bezüglich der Bereitstellungsform…
NEWS | TRENDS 2020 | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | TRENDS GESCHÄFTSPROZESSE | GESCHÄFTSPROZESSE
Vier Trends, die ECM und DMS im Jahr 2020 beeinflussen werden
2019 war ein spannendes Jahr für den Bereich Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM). Beflügelt von der immer größeren Akzeptanz von Cloud-Lösungen für klassische Geschäftsanwendungen, ergeben sich auch für die Einbindung von Dokumenten-basierten Geschäftsprozessen neue Möglichkeiten und eine wesentlich höhere Flexibilität. ECM und Dokumentenmanagement finden ihren Weg in die Fachabteilungen und werden von diesen aktiv…
NEWS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | GESCHÄFTSPROZESSE | LÖSUNGEN | SERVICES | AUSGABE 9-10-2019
Mehr Effizienz durch ECM – Frischer Wind für das Rechnungswesen
NEWS | DIGITALISIERUNG | DIGITALE TRANSFORMATION | STRATEGIEN | AUSGABE 5-6-2018
Digitale Transformation & ECM – Digitaler Entfesselungskünstler
NEWS | BUSINESS PROCESS MANAGEMENT | DIGITALE TRANSFORMATION | EFFIZIENZ | LÖSUNGEN | STRATEGIEN | AUSGABE 9-10-2017
Modernes Enterprise Content Management – Leichte Kost: Die neue ECM-Diät
Wenn heute jemand in der Informationstechnologie sagt »Ich habe etwas Neues«, meint er damit meist keine Innovation mehr, sondern eher Funktionserweiterungen, Komfortdienste oder einfach nur Dekoration. Warum das neue Produkt des Berliner ECM-Herstellers OPTIMAL SYSTEMS GmbH tatsächlich eine neue, moderne Software ist, erklärt Chief Operating Officer (COO) Gregor Wolf.
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Digitalisierung der Geschäftsprozesse – Dank ECM fit für die digitale Transformation
Die Digitalisierung eröffnet ungeahnte Chancen und sorgt für einen radikalen Wandel in Geschäftsleben und Gesellschaft. Traditionelle Geschäftsprozesse werden sukzessive durch digitale ersetzt. Zeichen der Zeit sind der boomende E-Commerce, die Sharing-Economy, autonom fahrende Fahrzeuge oder eine echte Mensch-Roboter-Kooperation im Zuge von Industrie 4.0. Grundlage ist die intelligente digitale Verarbeitung einer schier unendlich wachsenden Menge an Daten.
NEWS | INDUSTRIE 4.0 | INTERNET DER DINGE | TOP-THEMA | AUSGABE 11-12-2016
Business-IT-Lösungen für Industrie 4.0 – Intelligent gelöst
LÖSUNGEN | AUSGABE 9-10-2016
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2011 entschied die Adler Lackfabrik, die Laufzettel-basierte Arbeitsweise zu modernisieren. Ein System für Enterprise Content Management (ECM) sollte neben einem unternehmensweiten Wissensmanagement und der rechtssicheren Langzeitarchivierung auch nahtlos mit der kaufmännischen Software zusammenspielen.
CEBIT 2016
»Tagliatelle archiviert in Sahnesoße«: ECM-Branche präsentiert Erfolgsrezepte
CeBIT 2016 (Montag, 14., bis Freitag, 18. März): Die Einführung eines modernen, ganzheitlichen Informationsmanagements wie beispielsweise einer Enterprise-Content-Management-Software (ECM) zählt zu den beratungsintensivsten Themen überhaupt. Dennoch planen nach Angaben des Bitkom fast 15 Prozent der Unternehmen, in naher Zukunft in ECM-Software zu investieren. Denn ECM-Systeme fördern nachweislich die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, in dem sie sicherstellen,…
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Business Manager versprechen sich davon produktiveres Arbeiten und engere Kundenbeziehungen Social ECM schafft die Voraussetzungen für einen vernetzten und kollaborativen Austausch von digitalen Informationen Unter Social ECM verstehen die Unternehmen vor allem eine evolutionäre Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements und gleichzeitig ein Instrument zur digitalen Transformation. Sie versprechen sich davon insbesondere ein produktiveres Arbeiten und engere Kundenbeziehungen.…
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Enterprise Collaboration Management Model (ECMM) als Strategieansatz
Die für 2018 vorgesehene Abschaltung von ISDN- und analogen Kommunikationsverbindungen sollten Unternehmen jetzt bereits dazu nutzen, eine zukunftsorientierte Strategie für ihre Kommunikationsinfrastruktur zu entwickeln. Hintergrund dieser Empfehlung ist, dass die notwendige Umstellung auf All-IP-Anschlüsse mit einem insgesamt vielfältigen Technologiewandel und einem sich dynamisch verändernden Nutzerverhalten einhergehe. Grundlagen für eine Strategieentwicklung »Die digitale Transformation führt dazu,…
NEWS | CLOUD COMPUTING | INFRASTRUKTUR | STRATEGIEN | AUSGABE 5-6-2021
Enterprise Content Management in der Cloud – Journey to the cloud
Laut einer Bitkom-Umfrage setzen zwei Drittel der Unternehmen auf Cloud Computing. Die grundlegenden Vorteile sind bekannt. Frühere Bedenken zumeist nivelliert. Inwiefern betrifft es jedoch den Aspekt Enterprise Content Management (ECM)? Mit ECM-Systemen managen Unternehmen komplexe und vertrauliche Inhalte. Im Gespräch erklärt Stefan Jamin, Senior Manager Industries and Innovation bei der CENIT AG, wie sich das Zusammenspiel von ECM-System und Cloud gestaltet.