ECM-Lösung und DATEV – Digitalisierung als Waschzettel für automatisiertes Rechnungs­management

Tausende von Eingangsrechnungen jährlich gaben bei der Wäscherei Reichel den Ausschlag, die internen Abläufe zu modernisieren und die Buchhaltung auf digitale Beine zu stellen. Mit Hilfe eines ECM-Systems hat das Unternehmen nun Kurs auf die Digitalisierung genommen und für automatisierte Prozesse gesorgt. Zeitersparnisse, höhere Effizienz und Transparenz sind die Früchte der Umstellung.

Die Wäscherei Reichel GmbH & Co. KG mit Sitz in Dippoldiswalde im Erzgebirge wurde 1926 gegründet und beschäftigt 180 Mitarbeiter. Das Unternehmen bietet unter anderem Krankenhäusern sowie dem Hotel- und Gastgewerbe vielfältige professionelle Lösungen rund um den Wäsche- und Textilienbedarf. Die Geschäftsentwicklung verlief sehr positiv, was aber insbesondere beim Handling mit Dokumenten wie Rechnungen und Lieferscheinen auch seine Schattenseiten hatte.

Mehrere Tausend Rechnungen jährlich, ob für Waschmittel, Ersatzteile oder Büromaterial, – so sah der zunehmend beschwerliche Alltag bei Reichel aus. Die Menge an Papierrechnungen zu verarbeiten und dabei den Überblick zu bewahren, war neben dem zeitaufwändigen Freigabeprozess eine Herausforderung. Skontofristen wurden oftmals überzogen. Denn die Buchhaltung erfolgte nicht inhouse, sondern DATEV-basiert durch die beauftragte Steuerkanzlei. Die Wäscherei sammelte monatlich alle kaufmännischen Eingangsbelege und übergab diese nach interner Prüfung und Freigabe in Papierform ihrem Steuerberater. Zusätzlich erhielt dieser einen USB-Stick mit den Daten der Ausgangsbelege. In der Kanzlei wurden die Belege dann bei Bedarf gescannt, in das DATEV-System eingespielt und darauf basierend die jeweiligen Kontierungen sowie Buchungen vorgenommen. Den eigentlichen Zahlungsvorgang nahm die Wäscherei vor. 

Ein weiteres Problem war die rechtzeitige Verfolgung ausstehender Forderungen. Außerdem fehlte ein fundierter Überblick über den Finanzstatus, um die Liquiditätsplanung zu optimieren. Im September 2020 beschloss daher der neue Geschäftsführer, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranzutreiben und ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) als Fundament anzuschaffen. 

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Bei der Auswahl des Systems folgte die Geschäftsführung einer Empfehlung der DATEV eG. Der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten war bereits seit Jahren über die Steuerkanzlei mit der Buchführung für Reichel betraut. Gesucht war ein mandantenfähiges System, das sich nahtlos per zertifizierter Schnittstelle mit den Rechnungswesen-Programmen der DATEV verknüpfen ließ – und so Medienbrüche verhinderte. Wäscherei und Steuerkanzlei sollten eine Entlastung erfahren und die Geschäftsführung per Knopfdruck einen aktuellen Liquiditätsüberblick erhalten. »Die ELO ECM Suite erfüllte all diese Vorgaben, weshalb wir die Empfehlung der DATEV gerne annahmen«, resümiert der Geschäftsführer Danilo Kraut.

Für die Implementierung hat sich die Wäscherei auf die Expertise des langjährigen DATEV sowie ELO Business Partners K&W Informatik GmbH verlassen. »Alles aus einer Hand war die Devise«, erinnert sich Mario Müller, Abteilungsleiter ERP/DMS beim IT-Spezialisten aus Zwickau.

Mandantenfähiges ECM-System mit DATEV-Schnittstelle. Alle eingehenden Rechnungen werden nun an einer zentralen Stelle gescannt beziehungsweise digital eingelesen und in der ECM-Suite GoBD-konform archiviert. Danach startet ein Workflow, der sie automatisch dem zuständigen Bearbeiter zur Prüfung und Freigabe zuführt. Liegezeiten werden so erheblich verringert und der Belegfluss optimiert. Im Anschluss daran gelangen die Daten als Buchungsvorschlag an die bei Reichel eingesetzte Software »DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen«. Dafür sorgt die in dem zusätzlich installierten Modul »ELO for DATEV« integrierte DATEV-Schnittstelle. Die Rechnungswesen-Software wiederum übergibt alle notwendigen Informationen an das DATEV-Modul »Zahlungsverkehr«. 

»ELO for DATEV« ist ein Ergebnis der Partnerschaft zwischen DATEV und ELO Digital Office und ermöglicht den Livezugriff auf die DATEV-Stammdaten wie Rechnungsempfänger und Kreditor. Die relevanten Daten werden zuverlässig ausgelesen und validiert. Der betreuende Steuerberater hat dabei sowohl auf die Buchhaltungsdatensätze als auch mittels Beleglink direkten Zugriff auf das Belegbild und sämtliche Zusatzinformationen. So kann er die abschließende Kontierung und Buchung direkt im Kundensystem vornehmen.

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Alle zum Beleg gehörigen Informationen, wie Lieferscheine, werden über das in die Suite integrierte Collaboration-Tool ELO Feed zentral gesammelt, so dass nun die gesamte Kommunikation direkt dem jeweiligen Beleg zugeordnet ist. Der komplette Status ist jederzeit standortunabhängig am Bildschirm ersichtlich. Dokumentiert werden im Feed alle Rückfragen, Freigaben oder Rechercheergebnisse der beteiligten Mitarbeiter. Im Vergleich zum früheren Prozedere, als zahlreiche Mails in unterschiedlichen Postfächern den Prozess begleiteten, ist das eine enorme Vereinfachung, die für lückenlose Nachvollziehbarkeit sorgt. Papiergebundene Abläufe werden voll und ganz ersetzt, verlorene Dokumente sind nun ein Relikt der Vergangenheit.

Niedrigere Kosten, mehr Übersichtlichkeit und schnelle Rentabilität. Mit Hilfe der Lösung wurden die Prozesse in der Wäscherei optimiert. Der Schritt in die digitale Welt hat sich schneller als erwartet ausgezahlt, nachdem die Mitarbeiter pandemiebedingt ins Homeoffice umziehen mussten. Da die notwendige technische Grundlage bereits vorhanden war, lief die elektronische Bearbeitung und Freigabe der Belege von zuhause aus beinahe reibungslos. 

Insgesamt ist die Resonanz auf die neue Arbeitsweise positiv. Die User waren nach rund zwei Tagen im Umgang mit dem System geschult und haben ihre anfängliche Skepsis unter anderem aufgrund der Zeitvorteile rasch überwunden. Die Geschäftsführung zeigt sich insbesondere von der neuen Dashboard-gestützten Übersichtlichkeit sowie der erzielten Ersparnisse dank eingehaltener Skontofristen und rechtzeitiger Mahnungen begeistert. »Die ECM-Lösung hat unsere Erwartungen voll und ganz erfüllt – und die Voraussetzung für die Erarbeitung einer Verfahrensdokumentation geschaffen. Ziel ist die zeitnahe physische Vernichtung der gescannten Belege«, so Danilo Kraut abschließend. Überzeugt hat auch der lösungsorientierte Projektverlauf unter Federführung der K&W Informatik GmbH.

 


Sabina Merk

 

 

Illustration: © shooarts/shutterstock.com

 

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