In der Covid-19-Pandemie mit immer wieder neu verhängten Lockdowns ist es inzwischen für viele Mitarbeiter zur Routine geworden, im Home Office zu arbeiten. Unternehmen sind daher gefordert, die besonderen Anforderungen von Remote-Arbeitsplätzen zu erfüllen, denn häufig sind die vorhandenen IT-Systeme dafür (noch) nicht ausgelegt.

Eine besondere Rolle spielen veraltete ERP-Systeme, die noch keinerlei Cloud-Funktionalitäten unterstützen. Dabei bieten Anwendungen und Dienste aus der Cloud eine Vielzahl von bekannten Vorteilen: größere Flexibilität und Skalierbarkeit, bessere Vorhersehbarkeit der Kosten und geringere Investitionsausgaben, verbesserte Compliance und IT-Sicherheit und nicht zuletzt Unterstützung von Remote Work. Viele Unternehmen haben es jedoch bis heute versäumt, ihre Backoffice-Anwendungen wie Enterprise Resource Planning (ERP) in die Cloud zu verlagern.

Eine Cloud-basierte IT-Umgebung ist die Voraussetzung dafür, dass Arbeiten an verteilten Plätzen und von mobilen Geräten aus unterstützt wird. Nur mit einer durchdachten Cloud-Strategie können Unternehmen ihren Mitarbeitern die benötigten Tools und die IT-Umgebung bereitstellen, die sie für ihre Tätigkeit außerhalb der Büroarbeitsplätze benötigen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es meistens nicht eine vollständige Umstellung auf Homeoffice angestrebt wird, sondern hybride Arbeitsmodelle gewünscht werden, die den Arbeitsplatz in der Firma mit mobilem beziehungsweise Remote-Arbeiten kombiniert.

Neue Arbeitsmodelle in der Corona-Pandemie. Eine aktuelle Studie von Unit4 im Sommer 2020 hat die Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf die Nutzung von Cloud-basierten ERP-Systemen untersucht. Eine besondere Bedeutung kommt hier neuen Arbeitsmodellen zu. In der Umfrage erklärten 75 Prozent der befragten Entscheider in europäischen Unternehmen, dass zwischen 51 und 100 Prozent ihrer Mitarbeiter remote, also im Home Office arbeiten. 84 Prozent bestätigten, dass Remote Work in ihrem Unternehmen aufgrund der Pandemie stark zugenommen hätte. Außerdem stimmten 78 Prozent der befragten Entscheider zu, dass die Umstellung auf das Fernarbeiten den Wechsel zu Cloud-Anwendungen beschleunigen würde. Für eine Mehrheit von 74 Prozent stellt demnach Cloud-basiertes ERP die Voraussetzung für ein effizientes Remote-Arbeiten dar.

Herausforderungen bei der Einführung von Cloud-ERP. Mit der Verlagerung von ERP-Anwendungen in die Cloud sind zahlreiche Vorteile verbunden. Das bestätigen auch die Ergebnisse der Umfrage von Unit4: Als wichtigste Vorteile eines Cloud-basierten ERP-Systems nannten 48 Prozent der Entscheider einfacheres Remote-Arbeiten, 36 Prozent eine erhöhte Skalierbarkeit und jeweils 35 Prozent Produktivitätssteigerungen sowie geringere Betriebskosten. Des Weiteren wurde eine verbesserte Mitarbeiter- und Kundenerfahrung, das geringere Vertrauen in bestimmte Anbieter sowie die Sichtbarkeit und Governance von Daten angeführt.

Unter diesen günstigen Ausgangsbedingungen stellt sich natürlich die Frage, warum viele Unternehmen noch nicht auf Cloud-ERP umgestiegen sind? Als größte Hindernisse bei der Implementierung von Cloud-basierten ERP-Systemen nannten die befragten Entscheider die komplexe Gestaltung traditioneller Systeme und mögliche Sicherheitslücken. Trotzdem erklärten 56 Prozent, dass sie aufgrund der Pandemie eher geneigt sind, Cloud-basierte Anwendungen zu implementieren. Wie die Studie auch zeigt, hängt die Bereitstellung von ERP-Systemen aus der Cloud maßgeblich von der jeweiligen Anwendung ab. Bei einigen Anwendungen wie HR, IT Helpdesk, CRM oder E-Commerce liegt der On-Premises-Anteil nur noch bei 30 bis 39 Prozent, die Mehrheit nutzt hier bereits Hosting-Dienste wie SaaS, Private Cloud oder Public Cloud.

In den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Risk Management, Procurement oder Supply Chain Management nutzen noch über 50 Prozent der Befragten On-Premises-Systeme. Das zeigt aber auch, dass Unternehmen für Sicherheits- oder Datenschutz-relevante Anwendungen lieber auf ihre eigene IT-Infrastruktur setzen.

Cloud-ERP bietet nicht nur technologische Vorteile. Die Ergebnisse der Unit4-Studie zeigen, dass die Führungsebenen in Unternehmen immer weniger die Vorteile von Cloud-basiertem ERP ignorieren können. Nicht zuletzt, weil sich Cloud-Dienste immer stärker verbreiten und so langsam aber sicher zur Norm werden. Auch die technischen Anforderungen von mobilem Arbeiten und Home Office wirken hier als Teilchenbeschleuniger für die zunehmende Verbreitung von Cloud-Anwendungen und -Diensten. Denn nach dem Ende der Corona-Pandemie erwarten die meisten, dass die neuen Remote-Arbeitsmodelle beibehalten werden. Für die erfolgreiche Umsetzung der digitalen Transformation benötigen Unternehmen eine größere Produktivität und Skalierbarkeit ihrer IT-Infrastruktur. Denn eine Skalierung von ERP-Systemen On-Premises ist meist arbeitsintensiv und potenziell auch risikobehaftet.

Aber auch höhere Betriebskosten schlagen bei Legacy-basierten ERP-Systemen zu Buche. Kosten entstehen schließlich nicht nur durch Softwarelizenzen, Wartung und Support, die erforderliche IT-Infrastruktur mit Servern, Storage und Backup, IT-Ressourcen für den Betrieb und Mitarbeiterschulungen, sondern auch durch Downtime und Disaster Recovery sowie Sicherheits- und Compliance-Risiken. Mit der Migration auf ein Cloud-basiertes ERP-System, wie Unit4 ERPx mit integriertem ERP, HCM und FP&A, können Unternehmen nicht nur die Kosten für die IT-Systeme reduzieren, sie profitieren zugleich von dem automatisierten Betrieb des ERP-Systems einschließlich Updates. Zugleich können sie ihre Capex-Ausgaben für IT, also die abschreibungsfähigen Ausgaben vermindern und in Richtung Opex-Ausgaben verlagern, was sich gerade in wachstumsstarken Jahren anbietet. Nicht zuletzt lässt sich dadurch auch der Return on Investment (ROI), also die Kennziffer für das Verhältnis von investiertem Kapital und Gewinn, erhöhen.

Die genannten Vorteile von Cloud-ERP überzeugt auch immer mehr Verantwortliche in den Unternehmen. Laut der Studie von Unit4 wollen 84 Prozent der Befragten die Nutzung von Cloud-Diensten im Allgemeinen erhöhen, wobei ERP-Anwendungen daran einen großen Anteil haben werden. Die Pandemie hat also den schon länger bestehenden Trend zur Cloud-Nutzung nochmals beschleunigt, was viele Unternehmen dazu veranlassen wird, ihre Cloud-Migrationspläne vorzuziehen. Durch die Verlagerung des ERP-Systems in die Cloud sind sie in der Lage, die Anforderungen der Remote-Arbeit zu erfüllen und zugleich ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.

Sascha Alber,
Head of Unit4 FP&A

Illustration: © johnjohnson /shutterstock.com

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