Die zentralen Aspekte rund um RPA – kurz und bündig

Illustration: Absmeier, Owensart

Robotic Process Automation (RPA) ist derzeit das IT-Buzzword schlechthin. Aber was genau hat es mit dieser Technologie eigentlich auf sich? UiPath beantwortet die wichtigsten Fragen.

 

Was ist RPA?

Die Arbeitsabläufe der meisten Mitarbeiter in Unternehmen sind heute IT-gestützt. Dennoch sind an vielen Stellen nach wie vor manuelle Eingriffe erforderlich, die völlig simpel sind und immer und immer wieder ausgeführt werden müssen. Die Mitarbeiter füllen Formulare händisch aus, lesen Daten aus einem bestimmten System ab und tippen sie in ein anderes ein, oder kopieren vorhandene Dokumente in andere Ordner. Durch RPA werden solche Tätigkeiten nun von Softwarerobotern übernommen.

 

Wie arbeiten Softwareroboter?

Die Softwareroboter machen im Prinzip genau dasselbe wie die Menschen. Sie öffnen etwa ein bestimmtes System, melden sich dort an, lesen benötigte Daten aus, melden sich in einem weiteren System an, und tragen die ausgelesenen Daten dort an den richtigen Stellen ein. Da sie dabei mit den Benutzerschnittstellen der Softwaresysteme arbeiten, muss nicht für jeden einzelnen Teilprozess eine aufwändige und teure Integration geschaffen werden. Die Roboter setzen einfach auf die vorhandene IT-Infrastruktur auf, wodurch eine unkomplizierte und kostengünstige Automatisierung im großen Stil möglich wird.

 

Was sind die Vorteile von RPA?

Durch die Automatisierung bislang manuell ausgeführter Tätigkeiten hat RPA natürlich das Potenzial zu massiven Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen. Sie kann aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter enorm erhöhen, da sie von lästigen anspruchslosen Routinetätigkeiten befreit werden. Durch die Reduzierung menschlicher Fehlerquellen steigt außerdem die Qualität der Prozesse. Ähnliches gilt für die Compliance. Unternehmen haben die Sicherheit, dass die Prozesse genau so ablaufen, wie es durch ihre internen Richtlinien oder gesetzliche Regelungen vorgeschrieben ist.

 

Welche Prozesse eignen sich dafür?

Prozesse, die auf klar strukturierten Informationen basieren und eindeutigen festen Regeln folgen, lassen sich mit RPA am besten und im Allgemeinen auch durchgängig automatisieren. Aber auch Abläufe, die komplexer sind oder hin und wieder Ausnahmen aufweisen, können von RPA profitieren, denn sie sind zumindest teilautomatisierbar. Da die bestehenden Prozesse im Laufe von RPA-Implementierungen genau analysiert werden, lassen sie sich außerdem häufig auch noch effizienter gestalten.

 

Wo liegen die Einsatzgebiete?

Klar definierte, standardisierte und einfache Prozesse, die stark repetitiv sind, finden sich vor allem in branchenübergreifenden Funktionen wie Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung oder IT-Administration. Aber auch viele branchenspezifische Prozesse erfüllen diese Kriterien. Dazu zählen etwa die Lagerbestandsführung in der Fertigungsindustrie und im Groß- und Einzelhandel, die Bonitätsbeurteilung im Finanzwesen oder die Änderung von Bürgerdaten in der öffentlichen Verwaltung.

 

Ist RPA eine künstliche Intelligenz?

Diese Frage ist allein schon deshalb kaum zu beantworten, weil es keine allgemein anerkannte Definition von künstlicher Intelligenz gibt. Fakt ist aber: RPA nutzt Technologien wie Machine Learning, die gemeinhin als typische KI-Technologien gelten. Sie ermöglichen den Softwarerobotern, auch Prozesse zu übernehmen, in deren Verlauf Entscheidungen getroffen werden müssen. Sie können dann beispielsweise eingehende E-Mails thematisch klassifizieren und direkt weiterverarbeiten.

 

Zerstört sie Arbeitsplätze?

RPA kostet keine Arbeitsplätze, sondern befreit die Menschen von stupiden Routinetätigkeiten, wodurch sie mehr Freiraum für kreative und anspruchsvolle Aufgaben gewinnen. Zudem kann sie die Antwort auf den demografischen Wandel geben. Schon bald gehen sehr viele Mitarbeiter in den Ruhestand und können wegen mangelndem Nachwuchs nicht einfach ersetzt werden. Durch RPA werden Unternehmen und Behörden in der Lage sein, ihre Aufgaben dennoch auch weiterhin zu erfüllen.

 

»Nur keine Angst vor RPA!«, verkündet Walter Obermeier, Managing Director & Vice President Sales DACH bei UiPath in München. »Sie ist keine Bedrohung, sondern ein Versprechen. Sie übergibt endlich die Aufgaben an Roboter, die von ihrer Natur her auch für Roboter gemacht sind. RPA befreit die Menschen von repetitiven und anspruchslosen Tätigkeiten und verschafft ihnen damit Freiraum für kreative Aufgaben.«

 


 

Diese sieben Kernanforderungen sollte eine RPA-Plattform mitbringen

 


 

BPM oder RPA: Optimierungspotenzial von Geschäftsprozessen voll ausschöpfen

Illustration: Absmeier, Halhh

Im Wettbewerb müssen Unternehmer dafür sorgen, dass ihr Betrieb den Angeboten und Leistungen der Konkurrenz in nichts nachsteht. Das digitale Zeitalter fordert Modernisierungen sowie die Anpassung und Optimierung von Prozessen. Um dieses Ziel zu erreichen, können die Verantwortlichen verschiedene Methoden anwenden: Dazu zählen beispielsweise Business Process Management (BPM) – auch klassisch als Dunkelverarbeitung bekannt – sowie Robotic Process Automation (RPA). Aber welches Verfahren bietet sich in welcher Situation an? Können Unternehmen mit nur einer Lösung bessere Ergebnisse erzielen oder bildet die Verbindung beider Methoden die perfekte Strategie?

»Während sich bei RPA Softwareroboter als smarte Kollegen im Unternehmen nützlich machen, dient BPM eher dazu, alle Geschäftsabläufe zielgerichtet zu analysieren, zu modellieren und zu verbessern«, so Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. »Beide Methoden lassen sich unter derselben Zielsetzung anwenden, werden jedoch mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt – RPA eher faktisch, BPM eher strategisch.«

Strategie mit System

Unternehmenserfolg hängt in vielen Fällen davon ab, wie gut interne Abläufe mit den Anforderungen der Kunden übereinstimmen. »Mithilfe von Business Process Management lassen sich Geschäftsprozesse digitalisieren, sprich modernisieren, und es kann eine agile Arbeitsweise eingeführt werden«, erklärt Steiner. »Die detaillierte Modellierung aller Abläufe, deren gezielte Durchführung und Überwachung sowie ständige Verbesserung bilden die Kernelemente.« So unterstützt die Methode die Verantwortlichen dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, Prozesse neu zu definieren, abzubilden und letztendlich zu koordinieren – auch die Mitarbeiter betreffend. Auf diese Weise gelingt eine langfristige Verbesserung der Abläufe sowie infolgedessen die Fähigkeit, agil zu handeln. Zum Einsatz kommen häufig softwaregestützte Techniken, die vom Auftrag bis zum Kundenservice jegliche Geschäftsprozesse unterstützend begleiten. Dies gilt beispielsweise für papierlose Abläufe, bei denen Software sämtliche Arbeitsaufträge übernimmt und die Mitarbeiter entlastet.

Operation Softwareautomatisierung

Digitale Techniken bilden einen Schnittpunkt zwischen dem Managementkonzept und der Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Softwarelösungen: Robotic Process Automation. »Virtuelle Mitarbeiter übernehmen vom Anwender den Umgang einzelner Benutzeroberflächen oder auch ganze Geschäftsprozesse inklusive Verwendung der dazugehörigen Benutzerschnittstellen wie beispielsweise Maus und Tastatur«, erläutert der Experte. »Die Software arbeitet anwendungsübergreifend und integrierend mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers.« Mithilfe der Automatisierung erhalten Arbeitskräfte mehr frei verfügbaren Zeitraum für Aufgaben, die individuelle Interaktionen und emotionales Urteilsvermögen erfordern. Softwareroboter imitieren und perfektionieren skalierbare Geschäftsprozesse in allen Bereichen rund um die Uhr mit einer Fehleranfälligkeit gegen null.

Eigene Interessen analysieren

Wem nützt nun also was? Wer profitiert von welcher Methode? »Grundsätzlich funktionieren BPM und RPA sehr gut zusammen«, weiß Chief Solution Architect Steiner. »Bei der strategischen Beobachtung und Optimierung von Geschäftsprozessen bietet sich RPA als Teillösung an. Gleichzeitig Bedarf der Einsatz von Softwareautomatisierungen nicht immer eines umfangreichen Managementkonzepts wie BPM.« Heißt: Während sich BPM auf die Gesamtabläufe fokussiert und das große Ganze überwacht, Potenziale sucht und Prozesse verbessert, kommt RPA eher punktuell zum Einsatz. Die Softwareroboter lassen sich sowohl bei einzelnen Abläufen als auch bei übergeordneten Geschäftsprozessen anwenden, arbeiten jedoch operativ und bilden kein Konzept für das gesamte Unternehmen. »RPA bildet die nächsthöhere Innovationsstufe in Richtung automatisierter Workforce nach ERP- und BPM-Systemen«, bekräftigt der Softwarespezialist. »Letztendlich kommt es darauf an, welches Ziel Unternehmen mit ihren Prozessoptimierungen verfolgen: eine ganzheitliche Strukturierung des Betriebs oder die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten.«

Perfekte Kombination

Derzeit fokussieren sich Anbieter im Bereich Automatisierung noch auf den einen oder den anderen Ansatz. Allerdings geht der Trend mehr und mehr dahin, beide Verfahren miteinander zu kombinieren. Dies ermöglicht eine smarte Automatisierungslösung, die das Beste aus beiden Methoden beinhaltet. »Als Softwarespezialisten positionieren wir uns bewusst zwischen BPM und RPA: Damit haben die Anwender bei der Automatisierung eines Metaprozesses die Freiheit, auf Prozessschrittebene den jeweils effektiveren Ansatz bei der Umsetzung zu wählen«, so Steiner. Der Mehrwert des dynamischen Set-ups kann sich daraus ergeben, direkt zu Beginn ein entsprechendes hybrides, aber statisches Set-up zu wählen. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, es entlang eines zeitlich definierten, langfristigen Migrationspfades zu führen, der den Schwerpunkt zwischen RPA und BRM nach und nach verschiebt. Letzteres ist beispielsweise sinnvoll, wenn RPA in einer Gesamtstrategie als Ausgangsbasis dient. Steiner bestätigt: »Oft wird in solchen Fällen Robotic Process Automation eingesetzt, um kurzfristige, aber – bezogen auf eine Gesamttransformation – nur temporäre Automatisierungserfolge zu erzielen, bis die für die BPM-Automatisierung notwendigen Grundlagen geschaffen wurden.«

Weitere Informationen finden Sie unter www.metaproc.com

 


 

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