Illustration: Absmeier, Allreggraphicdesign
Die Potenziale der Robotic Process Automation sind vielfältig und immens: Sie reichen von massiven Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen über höhere Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserte Prozessqualität bis hin zur Abfederung des Fachkräftemangels.
UiPath, Anbieter für Enterprise Robotic Process Automation zeigt auf, welche Eigenschaften eine RPA-Plattform aufweisen muss, damit Unternehmen diese Potenziale auch optimal ausschöpfen können.
- Effiziente Skalierung bieten. Die Software-Roboter, welche die Plattform zur Verfügung stellt, sollten in der Lage sein, mehrere und verschiedene Prozesse auszuführen. Dann können Unternehmen ein- und denselben Robotern nach und nach immer mehr Prozesse übertragen und müssen nicht für jede neue Automatisierung einen neuen Roboter anlegen. So lässt sich das Repertoire mit möglichst geringem Aufwand von zunächst einigen wenigen Automatisierungen auf mehrere hundert oder tausend ausbauen.
- Persönliche Assistenten unterstützen. Unternehmen benötigen nicht nur »Unattended Software Robots« auf Servern, die unbeaufsichtigt rund um die Uhr Prozesse im Hintergrund automatisiert ausführen. Auch »Attended Software Robots« für die flexible und benutzerfreundliche Interaktion mit dem Mitarbeiter sind erforderlich. Auf dem Endgerät des Mitarbeiters nehmen sie als persönliche virtuelle Assistenten den Mitarbeitern Routineaufgaben ab, sei es auf direkten Befehl oder ausgelöst durch bestimmte Ereignisse.
- Drag-and-Drop-Entwicklung ermöglichen. Softwareautomatisierungen sollten nicht nur von der zentralen IT, sondern vor allem auch von den Mitarbeitern in den Fachabteilungen entwickelt werden. Sie kennen die Abläufe, um die es geht, schließlich am besten. Eine RPA-Plattform unterstützt die Mitarbeiter optimal dabei, wenn sie die Prozesse ohne jegliche Programmierkenntnisse einfach per Drag and Drop zusammenbauen können.
- Künstliche Intelligenz nutzen. Um auch Prozesse zu automatisieren, in deren Verlauf Entscheidungen getroffen werden müssen, braucht eine RPA-Plattform die nötige Offenheit, um unterschiedlichste KI-Services einfach zu integrieren. Dann lassen sich beispielsweise mit Hilfe von Machine-Learning-Verfahren eingehende E-Mails automatisch klassifizieren und direkt von den Software-Robotern weiterverarbeiten.
- Zentrale Administration erlauben. Verwaltung, Wartung und Updates der automatisierten Prozesse erfolgen am besten mittels einer zentralen Management-Konsole. Die IT-Abteilung kann dann etwa eine bestimmte Sequenz, die in mehreren Prozessen zum Einsatz kommt, zentral aktualisieren und das Update in alle betroffenen Prozesse einspielen. Andernfalls müsste sie die Prozesse – die unter Umständen in die Tausende gehen – manuell abändern.
- Globale Governance gewährleisten. Mit der Management-Konsole sollten sich auch die von den Mitarbeitern entwickelten Automatisierungen validieren und kontrollieren lassen. Die zentrale IT braucht die Möglichkeit, die Qualität dieser Softwareprozesse sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass sie anschließend nicht mehr verändert werden können. Auf diese Weise ist globale Governance sichergestellt.
- Ökosystem bereitstellen. Idealerweise stellt der Anbieter einer RPA-Plattform einen gemeinsamen Marktplatz zur Verfügung, wo Nutzer aus aller Welt ihre Automatisierungen hochladen, der Anbieter sie prüft und andere Nutzer sie anschließend herunterladen können. Dann profitieren Unternehmen nicht nur von den Ideen ihrer eigenen Mitarbeiter, sondern von denen der gesamten globalen Anwender-Community.
»Der Schlüssel für einen erfolgreichen RPA-Einsatz liegt in der Demokratisierung. Die beste und schnellste Automatisierung erreichen Unternehmen, wenn sie die Vorschläge ihrer Mitarbeiter, aber auch der weltweiten Community aufgreifen und in die Tat umsetzen«, sagt Walter Obermeier, Managing Director & Vice President Sales DACH bei UiPath in München. »Die zentrale Aufgabe einer RPA-Plattform ist es, diesen Ansatz umfassend zu unterstützen. Sie muss über Tools verfügen, mit denen sich Softwareautomatisierungen im großen Stil einfach erstellen, teilen, verwalten, kontrollieren und ausrollen lassen.«
BPM oder RPA: Optimierungspotenzial von Geschäftsprozessen voll ausschöpfen
Illustration: Absmeier, Halhh
Im Wettbewerb müssen Unternehmer dafür sorgen, dass ihr Betrieb den Angeboten und Leistungen der Konkurrenz in nichts nachsteht. Das digitale Zeitalter fordert Modernisierungen sowie die Anpassung und Optimierung von Prozessen. Um dieses Ziel zu erreichen, können die Verantwortlichen verschiedene Methoden anwenden: Dazu zählen beispielsweise Business Process Management (BPM) – auch klassisch als Dunkelverarbeitung bekannt – sowie Robotic Process Automation (RPA). Aber welches Verfahren bietet sich in welcher Situation an? Können Unternehmen mit nur einer Lösung bessere Ergebnisse erzielen oder bildet die Verbindung beider Methoden die perfekte Strategie?
»Während sich bei RPA Softwareroboter als smarte Kollegen im Unternehmen nützlich machen, dient BPM eher dazu, alle Geschäftsabläufe zielgerichtet zu analysieren, zu modellieren und zu verbessern«, so Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. »Beide Methoden lassen sich unter derselben Zielsetzung anwenden, werden jedoch mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt – RPA eher faktisch, BPM eher strategisch.«
Strategie mit System
Unternehmenserfolg hängt in vielen Fällen davon ab, wie gut interne Abläufe mit den Anforderungen der Kunden übereinstimmen. »Mithilfe von Business Process Management lassen sich Geschäftsprozesse digitalisieren, sprich modernisieren, und es kann eine agile Arbeitsweise eingeführt werden«, erklärt Steiner. »Die detaillierte Modellierung aller Abläufe, deren gezielte Durchführung und Überwachung sowie ständige Verbesserung bilden die Kernelemente.« So unterstützt die Methode die Verantwortlichen dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, Prozesse neu zu definieren, abzubilden und letztendlich zu koordinieren – auch die Mitarbeiter betreffend. Auf diese Weise gelingt eine langfristige Verbesserung der Abläufe sowie infolgedessen die Fähigkeit, agil zu handeln. Zum Einsatz kommen häufig softwaregestützte Techniken, die vom Auftrag bis zum Kundenservice jegliche Geschäftsprozesse unterstützend begleiten. Dies gilt beispielsweise für papierlose Abläufe, bei denen Software sämtliche Arbeitsaufträge übernimmt und die Mitarbeiter entlastet.
Operation Softwareautomatisierung
Digitale Techniken bilden einen Schnittpunkt zwischen dem Managementkonzept und der Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Softwarelösungen: Robotic Process Automation. »Virtuelle Mitarbeiter übernehmen vom Anwender den Umgang einzelner Benutzeroberflächen oder auch ganze Geschäftsprozesse inklusive Verwendung der dazugehörigen Benutzerschnittstellen wie beispielsweise Maus und Tastatur«, erläutert der Experte. »Die Software arbeitet anwendungsübergreifend und integrierend mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers.« Mithilfe der Automatisierung erhalten Arbeitskräfte mehr frei verfügbaren Zeitraum für Aufgaben, die individuelle Interaktionen und emotionales Urteilsvermögen erfordern. Softwareroboter imitieren und perfektionieren skalierbare Geschäftsprozesse in allen Bereichen rund um die Uhr mit einer Fehleranfälligkeit gegen null.
Eigene Interessen analysieren
Wem nützt nun also was? Wer profitiert von welcher Methode? »Grundsätzlich funktionieren BPM und RPA sehr gut zusammen«, weiß Chief Solution Architect Steiner. »Bei der strategischen Beobachtung und Optimierung von Geschäftsprozessen bietet sich RPA als Teillösung an. Gleichzeitig Bedarf der Einsatz von Softwareautomatisierungen nicht immer eines umfangreichen Managementkonzepts wie BPM.« Heißt: Während sich BPM auf die Gesamtabläufe fokussiert und das große Ganze überwacht, Potenziale sucht und Prozesse verbessert, kommt RPA eher punktuell zum Einsatz. Die Softwareroboter lassen sich sowohl bei einzelnen Abläufen als auch bei übergeordneten Geschäftsprozessen anwenden, arbeiten jedoch operativ und bilden kein Konzept für das gesamte Unternehmen. »RPA bildet die nächsthöhere Innovationsstufe in Richtung automatisierter Workforce nach ERP- und BPM-Systemen«, bekräftigt der Softwarespezialist. »Letztendlich kommt es darauf an, welches Ziel Unternehmen mit ihren Prozessoptimierungen verfolgen: eine ganzheitliche Strukturierung des Betriebs oder die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten.«
Perfekte Kombination
Derzeit fokussieren sich Anbieter im Bereich Automatisierung noch auf den einen oder den anderen Ansatz. Allerdings geht der Trend mehr und mehr dahin, beide Verfahren miteinander zu kombinieren. Dies ermöglicht eine smarte Automatisierungslösung, die das Beste aus beiden Methoden beinhaltet. »Als Softwarespezialisten positionieren wir uns bewusst zwischen BPM und RPA: Damit haben die Anwender bei der Automatisierung eines Metaprozesses die Freiheit, auf Prozessschrittebene den jeweils effektiveren Ansatz bei der Umsetzung zu wählen«, so Steiner. Der Mehrwert des dynamischen Set-ups kann sich daraus ergeben, direkt zu Beginn ein entsprechendes hybrides, aber statisches Set-up zu wählen. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, es entlang eines zeitlich definierten, langfristigen Migrationspfades zu führen, der den Schwerpunkt zwischen RPA und BRM nach und nach verschiebt. Letzteres ist beispielsweise sinnvoll, wenn RPA in einer Gesamtstrategie als Ausgangsbasis dient. Steiner bestätigt: »Oft wird in solchen Fällen Robotic Process Automation eingesetzt, um kurzfristige, aber – bezogen auf eine Gesamttransformation – nur temporäre Automatisierungserfolge zu erzielen, bis die für die BPM-Automatisierung notwendigen Grundlagen geschaffen wurden.«
Weitere Informationen finden Sie unter www.metaproc.com
RPA senkt Gesundheitskosten: Prozessautomatisierung verschafft mehr Zeit für medizinische Betreuung