Die Logistik- und Transportbranche steht vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Aufträgen effizient zu verwalten und abzuwickeln. In dieser hektischen Umgebung kann die Verwaltung und Organisation von Dokumenten mühsam und zeitaufwendig sein: Jeder Kunde generiert gut und gern einen zentimeterdicken Stapel Dokumente, angefangen bei Angeboten, Vertrags- und Transportpapieren bis hin zu Lieferscheinen und Rechnungen.
Mit modernen, branchengerechten Dokumenten-Management-Systemen (DMS) haben Logistiker und Transporteure die Möglichkeit, ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren. »Ein DMS muss jedoch neben den steuerrechtlichen Aspekten, den Anforderungen an den Datenschutz, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff auch eine Reihe an branchentypischen Anforderungen erfüllen. Letztere können je nach spezifischem Logistik- und Transportunternehmen variieren. Es ist deshalb wichtig, die individuellen Bedürfnisse und Prozesse des eigenen Unternehmens zu berücksichtigen, um das passende DMS auszuwählen«, rät Harald Krekeler. Der Softwareentwickler von Office Manager DMS (www.officemanager.de) und Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler (www.krekeler.de) hat die wichtigsten Eigenschaften eines DMS zusammengestellt, auf die Logistiker achten sollten:
Dokumentenverwaltung
Das DMS sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Dokumententypen zu verwalten, einschließlich Frachtpapieren, Lieferscheinen, Zolldokumenten, Versanddokumenten und Rechnungen. Ein DMS ermöglicht die strukturierte Ablage dieser Dokumente in virtuellen Akten, was die Organisation und Verwaltung deutlich vereinfacht.
Indexierung und Metadaten
Eine effiziente Dokumentensuche ist entscheidend. Das DMS sollte eine gute Indexierungsfunktion bieten, um Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Datum, Kundenname oder anderen relevanten Metadaten zu organisieren und zu durchsuchen.
Digitale Erfassung
Das DMS sollte auch die digitale Erfassung von physischen Dokumenten ermöglichen. »Papierdokumente müssen sich schnell und einfach digitalisieren und direkt archivieren lassen. Ein schneller, zuverlässiger Dokumentenscanner leistet hier wertvolle Dienste«, rät Harald Krekeler. Die gescannten Dokumente lassen sich nahtlos in das DMS importieren und automatisch archivieren. Dank Suchfunktionen des DMS können Anwendende schnell auf die gespeicherten Informationen zugreifen und effizient recherchieren. Kundenanfragen können somit prompt beantwortet werden, was die Zufriedenheit erhöht und die Arbeitsabläufe optimiert.
Dokumentensicherheit
Angesichts sensibler Daten in der Logistik- und Transportbranche ist es wichtig, dass das DMS Sicherheitsmechanismen bietet, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu kontrollieren und zu schützen. »Dies kann durch Benutzerauthentifizierung, Zugriffsrechte und Verschlüsselungstechnologien erreicht werden«, so Krekeler.
Lieferkettengesetz
Das Lieferkettengesetz legt den Fokus auf die Einhaltung von sozialen und ökologischen Standards entlang der Lieferketten. »Ein DMS ermöglicht eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation, die die Nachverfolgung von Informationen zu den gelieferten Waren und den beteiligten Partnern erleichtert. Dies trägt dazu bei, die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zu gewährleisten und das Risiko von Verstößen zu minimieren«, informiert Harald Krekeler.
Workflow-Management
Die Branche erfordert oft komplexe Arbeitsabläufe, bei denen verschiedene Personen oder Abteilungen an der Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten beteiligt sind. »Das DMS sollte die Möglichkeit bieten, Workflows zu definieren und automatisierte Benachrichtigungen und Eskalationen einzurichten, um die Zusammenarbeit und den reibungslosen Ablauf von Prozessen zu gewährleisten«, rät Harald Krekeler.
Integration mit anderen Systemen und mobiler Zugriff
Das DMS sollte nahtlos mit anderen logistikspezifischen Systemen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Transport Management Systemen (TMS) integriert werden können, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen. »In einer mobilen Arbeitsumgebung ist es außerdem wichtig, dass das DMS einen sicheren mobilen Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Mitarbeitende sollten in der Lage sein, von unterwegs auf wichtige Dokumente zuzugreifen«, ergänzt Krekeler.
Audit-Trail und Revisionssicherheit
Das DMS sollte einen vollständigen Audit-Trail bieten, der den Zugriff, die Änderungen und die Versionskontrolle von Dokumenten verfolgt. Eine lückenlose und nachvollziehbare Protokollierung aller Änderungen, Zugriffe und Löschungen von Dokumenten ist entscheidend, um die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicherzustellen. »Davon zu unterscheiden ist aber die Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Daten. Das bedeutet, dass ein DMS in der Lage sein muss, einmal erfasste und gespeicherte Dokumente nicht mehr verändert werden können. Dies kann durch Techniken wie digitale Signaturen, Zeitstempel und Verschlüsselung gewährleistet werden«, ergänzt der Experte.
Aufbewahrungsfristen und Datenintegrität
Obligatorisch für ein DMS ist auch, Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Dokumente festzulegen und automatisierte Löschungen nach Ablauf dieser Fristen zu ermöglichen. Es sollte auch die Möglichkeit geben, Dokumente vorzeitig zu sperren, um eine vorzeitige Löschung zu verhindern. »Zudem muss ein DMS sicherstellen, dass die abgelegten Dokumente während der Aufbewahrungsfrist unverändert und vollständig bleiben. Dies kann durch digitale Prüfsummen und regelmäßige Überprüfung der Datenintegrität gewährleistet werden«, so Harald Krekeler.
Exportmöglichkeiten
Last but not least gehören auch Exportfunktionen dazu, um Dokumente in einem steuerrechtlich akzeptierten Format zu exportieren, um diese an die zuständigen Finanzbehörden zu übermitteln.
Worauf kommt es bei der Digitalisierung in der Logistik- und Transportbrache an?
Die Digitalisierung ist ein wichtiger Faktor für die Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit der Logistik- und Transportbranche. Sie bietet viele Chancen, aber auch Herausforderungen für die Unternehmen, die sich an die veränderten Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter anpassen müssen. In diesem Blogbeitrag wollen wir einige Aspekte beleuchten, die bei der Digitalisierung in der Logistik- und Transportbrache eine Rolle spielen.
– Prozessoptimierung: Die Digitalisierung ermöglicht eine effizientere Gestaltung und Steuerung der logistischen Prozesse, von der Planung über die Ausführung bis zur Kontrolle. Durch den Einsatz von digitalen Plattformen, Tools und Systemen können die Informationen schneller, transparenter und genauer ausgetauscht werden, was zu einer höheren Qualität, Flexibilität und Kosteneinsparung führt. Beispiele für digitale Lösungen sind beispielsweise das Internet der Dinge (IoT), das künstliche Intelligenz (KI), das Cloud Computing oder das Blockchain.
– Kundenorientierung: Die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten, um die Kundenbedürfnisse besser zu verstehen und zu erfüllen. Durch den Einsatz von digitalen Kanälen, wie z.B. Webseiten, Apps oder sozialen Medien, können die Unternehmen einen direkteren Kontakt zu ihren Kunden aufbauen, ihre Präferenzen und Erwartungen analysieren und individuelle Angebote und Services anbieten. Beispiele für digitale Lösungen sind beispielsweise das E-Commerce, das Customer Relationship Management (CRM) oder das Omnichannel.
– Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung trägt auch zu einer nachhaltigeren Gestaltung der Logistik- und Transportbranche bei. Durch den Einsatz von digitalen Technologien können die Unternehmen den Ressourcenverbrauch reduzieren, die Emissionen senken und die soziale Verantwortung erhöhen. Beispiele für digitale Lösungen sind beispielsweise das Smart Logistics, das Green Logistics oder das Corporate Social Responsibility (CSR).
Die Digitalisierung ist also ein wesentlicher Treiber für die Transformation der Logistik- und Transportbranche. Sie erfordert jedoch auch eine strategische Ausrichtung, eine kulturelle Veränderung und eine kontinuierliche Anpassung der Unternehmen, um die Potenziale zu nutzen und die Risiken zu minimieren. Die Unternehmen müssen daher bereit sein, in digitale Kompetenzen, Infrastrukturen und Innovationen zu investieren, um sich erfolgreich in der digitalen Welt zu positionieren.