Höhere Reichweite und mehr Sicherheit – Mitarbeiter-Apps gehen der IT zur Hand

Egal ob nach innen oder außen: Kommunikation gehört zu den wichtigsten Pfeilern eines Unternehmens. Vor allem die interne Kommunikation sollte an Stellenwert gewinnen, schließlich lassen sich durch gezielte Bereitstellung relevanter Informationen viele Prozesse beschleunigen oder optimieren.

Die meisten Unternehmen setzen dabei auf ein eigenes Intranet. Das Problem für die IT: Wie schaffen sie es diese Kanäle für alle Mitarbeiter bereitzustellen, vor allem für die Mitarbeiter, die keinen Zugang zu den traditionellen Informationskanälen wie E-Mails und Intranet haben?

Diese Frage stellt Unternehmen vor eine zentrale Herausforderung. Schließlich gehört mangelhafte interne Kommunikation zu den führenden Aspekten, die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit stören. Besteht die Arbeitnehmerschaft aus einer Mischung aus Non-Desk-Workern, also Arbeitnehmern ohne Schreibtisch und Mitarbeitern mit Zugang zu einem Schreibtisch und dem Internet, kann es schnell zu Informationslücken kommen. Mitarbeiter im Außendienst oder in der Produktion etwa sind oft ganz von firmenrelevanten Nachrichten und Updates ausgeschlossen. Informationen werden nach dem Stille-Post-Prinzip weitergegeben oder gehen komplett unter. Unterm Strich werden dadurch Fehler begünstigt.

Kommunikationszentrale Smartphone. Dabei tragen Mitarbeiter die Grundlage für eine bessere Kommunikation tagtäglich bei sich. 84 Prozent der Deutschen besitzen ein Smartphone und für die meisten ist es zur Kommunikationszentrale ihres Alltags geworden. Unternehmen können sich diesen Trend zunutze machen mit einem Kommunikationskanal, der auf die Smartphones passt: Eine App für »Mein Unternehmen«. Die App geht am besten Hand in Hand mit »Bring-Your-Own-Device«. Durch die Erlaubnis, private Geräte während der Arbeitszeit zu nutzen, kann die IT die Reichweite der internen Kommunikation maßgeblich erhöhen.

Mitarbeiter-App bietet einige Vorteile. Mit einer Mitarbeiter-App stecken alle relevanten Informationen direkt in der Hosentasche der Arbeitnehmer und mittels Push-Benachrichtigungen kann die Belegschaft zu besonderen Anlässen oder im Notfall direkt informiert werden. Zudem lassen sich eigene Prozesse einfacher digitalisieren, wie beispielsweise das Erfassen und Verwalten von Fahrtkosten. Vor allem für Mitarbeiter ohne Schreibtisch entfällt damit die lästige Zettelwirtschaft. Positiver Nebeneffekt: Eine Mitarbeiter-App ermöglicht auch die Kommunikation untereinander, ohne auf externe Messenger zurückgreifen zu müssen, bei denen Unklarheit bezüglich der Nutzung und Speicherung der Daten herrscht.

Dabei muss ein bestehendes Intranet nicht abgeschafft werden. Das bisherige System bleibt weiterhin geschützt hinter einer Firewall und kann über ein Content-Management-System mit der App verbunden werden. »Geschäftsunkritische« Informationen können über dieses System in der App – und damit für einen wesentlich größeren Teil der Belegschaft – widergespiegelt werden, ohne dabei Sicherheitsstandards zu gefährden.

Die IT kann somit die Informationslücken bei Non-Desk-Workern schließen und das Reichweitenproblem der bisherigen Kanäle beheben. Das bietet einige Vorteile: Im Unternehmen kann sich ein besserer Austausch wichtiger Informationen durch kürzere Kommunikationswege etablieren, Fehler – die durch mangelnde Kommunikation entstehen – können deutlich reduziert werden und die Digitalisierung der eigenen Prozesse wird noch einfacher.


Dr. Martin Böhringer,
Mitgründer und CEO
von Staffbase
www.staffbase.com/de/

 

Illustration: StudioIcon/shutterstock.com

 


 

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