Die effiziente, durchgehend digitale Gestaltung von Bestellanforderung, Wareneingang, Rechnungsverarbeitung und Ablage mit d.velop.
Im Zuge der Digitalisierung gewinnt auch die Rolle des Einkaufs zunehmend an Bedeutung – nicht nur wenn es um das Thema »Kostensparen« geht. Das viel genutzte Schlagwort lautet hier Einkauf 4.0. Er wird dadurch in die Lage versetzt, positiven Einfluss auf Entwicklung und Wachstum eines Unternehmens zu nehmen. Gerecht werden kann er dieser Aufgabe allerdings nur, wenn zuvor die digitale Basis für grundsätzliche Tätigkeiten gelegt ist, der Beschaffungsprozess an sich also optimiert und medienbruchfrei digitalisiert ist. Wie dies in SAP im Zusammenspiel mit d.velop funktioniert, erläutert der folgende Beitrag.
Grundsätzliches: Der Prozess des Purchase to Pay (P2P)
Der P2P-Prozess umfasst alle Vorgänge, die von der Bestellung bis zum Bezahlen einer Rechnung im Unternehmen abzuwickeln sind. Er beginnt üblicherweise mit einer Bedarfsmeldung, es folgen Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und Bearbeitung der Rechnung. Auf dem Weg sind Prüfungen und Freigaben vorzunehmen, die dazugehörigen Dokumente sind sinnvoll zu verwalten. Zentrale Aspekte sind der Datenaustausch zwischen Kunden und Lieferanten sowie die internen Prüf- und Freigabeprozesse im Unternehmen. Ein Prozess, der eine Vielzahl von Vorgängen mit unterschiedlichen Personen und Abteilungen umfasst. Und je größer ein Unternehmen, desto komplexer und fehleranfälliger wird er. Werden dabei wichtige Aufgaben händisch abgewickelt, wächst die Gefahr potenzieller Fehler. Darüber hinaus steigen Zeit- und Personalaufwand.
Übliche Probleme im Beschaffungsprozess
- Lange Durchlaufzeiten
- Medienbrüche zwischen Antrag, Bestellung und Rechnung
- Fehlende Transparenz und unnötige Mehrarbeit
- Verlust von Skonto
- Mangelnde Übersicht bei der Liquiditätsplanung
- Maverick-Buying-Effekt
Basis der Prozessoptimierung: Die Analyse der Ist-Situation
Wie lässt sich ein personalaufwändiger, ineffizienter und fehleranfälliger Prozess mit zahlreichen händisch zu erledigenden Aufgaben erfolgreich digitalisieren und automatisieren? Die Sicht auf den kompletten Beschaffungsprozess im Unternehmen gibt die Antwort, macht Fehler und Optimierungspotenziale sichtbar. Folgende Fragen sind daher vor einem Optimierungsprojekt – lange bevor es um die potenziell geeignete Software geht – zu klären:
- Erfolgen Bestellungen in den Abteilungen oder über einen Zentraleinkauf?
- Gibt es einheitliche Beschaffungsrichtlinien und etablierte Freigabeverfahren?
- Existiert bereits ein elektronischer Beschaffungsprozess?
- Gibt es bewährte Lieferanten bzw. Lieferantenportale und damit einhergehende Konditionen?
- Wer hat eine Übersicht über alle sich im Umlauf befindlichen Rechnungen?
Anschließend kann die konkrete Umsetzung in vier einfachen Schritten starten.
Die Schritte des durchgängig digitalisierten Beschaffungsprozesses in SAP
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Schritt: Bestellanforderung (BANF) anlegen und Bestellung auslösen
Im automatisierten Prozess erfolgt die Bestellanforderung direkt im SAP-System oder via WEB GUI. Schon hier werden unterschiedliche, vorab definierte Benutzerrollen aktiviert. Auch ein Rechtesystem ist integriert. So lässt sich beispielsweise einrichten, dass fest definierte Personen den Zugang zum Webkatalog eines bestimmten Lieferanten erhalten, um Fehler im Beschaffungsantrag von vorneherein zu vermeiden und zentral verhandelte Einkaufskonditionen zu nutzen.
Sachliche Prüfung
Mangelnde Transparenz bezüglich der Zuständigkeiten erhöht in der Praxis sehr oft den Koordinationsaufwand und das Risiko einer falschen sachlichen Prüfung. Dies kann fatale Folgen haben, wenn etwa aus Qualitätsmängeln bestellter Güter Produktionsausfälle resultieren. Im automatisierten Prozess wird dank vordefinierter Workflows der Beschaffungsantrag automatisch an den zuständigen sachlichen Prüfer geschickt. Dieser stellt sicher, dass Richtlinien eingehalten sowie Produkte stets korrekt und in der richtigen Menge und Qualität bestellt werden.
Die Beschaffungsantragsfreigabe
Der Prozess der Beschaffungsantragsfreigabe nimmt in fast allen Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Hauptgrund für Verzögerungen im nicht automatisierten Prozess sind unklare Zuständigkeiten oder auch die schlechte Verfügbarkeit von Führungskräften. Anders im automatisierten Prozess: Nach der Definition freigabeberechtigter Personen in SAP werden Beschaffungsanträge je nach Wertgrenze oder Art der Anschaffung automatisch an die jeweils verantwortliche Person weitergeleitet. Der Prozess ist jederzeit transparent, es gibt weniger Rückfragen und Freigaben erfolgen entsprechend rasch. Größter Vorteil des automatisierten Prozesses ist die damit verbundene, deutliche Zeitersparnis.
Komplettierung der Bestellanforderung
Da der schriftliche Beschaffungsantrag im herkömmlichen Prozess lediglich einer Person zur Freigabe vorliegt, lässt sich ein Ursprungsantrag nur schwer anpassen. Denn einzelne Schriftstücke lassen sich kaum fortlaufend um alle relevanten Informationen der am Prozess beteiligten Personen ergänzen. Daher werden diese Dokumente ohne Kenntnis des aktuellen Informationsstands oft einfach ausgedruckt und der nächsten Person im Prozess übergeben. Im automatisierten Prozess dagegen besteht die Möglichkeit, eine Bestellanforderung über die ganze Prozesskette hinweg digital zu modifizieren und zu ergänzen.
Bestellung auslösen
Zu guter Letzt wird eine Bestellung im klassischen Prozess mit viel manuellem Aufwand im System erfasst: Der Einkäufer trägt Kreditoren, Kostenstellen, Artikel, Kosten je Stück, Lieferdatum und den Lieferort ein und löst die Bestellung aus.
Im automatisierten Prozess dagegen ist die Gefahr von Fehlern minimal, da der Ursprungsbeleg der Bestellanforderung durchgehend genutzt wird. Schritt für Schritt durchläuft er die jeweiligen Prozessschritte, so dass der Beschaffungsantrag permanent überprüft werden kann und abschließend als Grundlage für die Bestellung dient. Der/die zuständige Einkäufer:in übernimmt einfach alle Ursprungsdaten daraus und löst mit einem Mausklick die Bestellung aus.
Auftragsbestätigung prüfen
Nach der Bestellung folgt die Auftragsbestätigung im Rahmen eines digitalen Workflows. Während dieses Prüfschrittes sind wichtige Rahmendaten, wie Preise, Mengen, Art der Artikel, Liefertermin sowie Lieferkonditionen zu überprüfen.
Zunächst werden die digital erfassten Auftragsbestätigungen mittels einer OCR-Software ausgelesen und klassifiziert. Danach werden die ausgelesenen Daten automatisch mit den zugehörigen Positionen der Bestellung im Auftragsbestätigungs-Cockpit in SAP verglichen, um mögliche Abweichungen zu identifizieren. Mit der KI-basierten Überprüfung beginnt der Workflow in SAP. Über das zugehörige Dashboard der Auftragsbestätigungen ist jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand ersichtlich.
Wenn alle Werte der Auftragsbestätigung zur Bestellung passen oder innerhalb der gewählten Toleranz liegen, kann die Freigabe und Datenübernahme in die Bestellung auch vollständig automatisch erfolgen. Bei Abweichungen wird vorab ein Prüfungs- und Freigabeworkflow durchlaufen.
Die Vorteile der digitalen Bestellanforderung mit d.velop im Überblick
- Automatische Bestelldatenerfassung
- Prozessautomatisierung durch direkte Bestellanlage
- Arbeiten ohne Medienbrüche
- Verarbeitung und Zusammenführung begleitender Dokumente
- Umfassendes Reporting
- Integration aller Beteiligten, auch ohne SAP-Zugang
- Klare Zuständigkeiten und Berechtigungen
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Schritt: Prüfung des Wareneingangs
Nach erfolgtem Wareneingang ist möglichst schnell zu prüfen, ob die Güter in der richtigen Menge und Qualität zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort geliefert wurden. Folgende Fragen sind also zu beantworten:
- Ist die Lieferung eingetroffen?
- Ist sie komplett und ohne Mängel?
- Kann der Wareneingang verbucht werden?
- Kann die logistische Prüfung der Rechnung erfolgen?
- Lassen sich Lieferschein und Rechnung der Bestellung zuordnen?
Die papierbasierte Abwicklung dieser Punkte in SAP ist geprägt durch zahlreiche zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Einzelschritte. Ein weiteres Problem: Um auf die relevanten Belege in Papierform schnell zugreifen zu können, sollten sie in der näheren Umgebung zuständiger Mitarbeiter:innen gelagert werden.
Der digitale Wareneingang: Erfassung und Buchung von Lieferungen in Echtzeit
Im automatisierten SAP-Prozess werden Lieferscheine direkt nach dem Wareneingang gescannt, erfasst und via OCR-Erkennung ausgelesen. Dabei erfasste Daten wie Lieferant, Bestellnummer oder Liefermenge werden direkt an das SAP-System übergeben und über definierte Workflows in digitaler Form an verantwortliche Personen weitergeleitet. Ein großer Vorteil ist die direkte Verknüpfung des Wareneingangs mit der Bestellung, die schon beim anfänglichen Scanvorgang automatisch erfolgt. Dabei werden Bestellpositionen von Bestellungen mit dem Wareneingang abgeglichen. Mitarbeitende in Lager oder Einkauf können dadurch auf einen Blick erkennen, ob eine Bestellung vollständig ist und den Wareneingang entsprechend erfassen. Bei wichtigen Anschaffungen, etwa bei produktionskritischen Gütern, lässt sich ein mehrstufiger Freigabeprozess hinterlegen, so dass nur autorisierte Personen den Wareneingang verbuchen können. Nach diesen wenigen automatisierten Schritten ist der Wareneingang bereits komplett erfasst und gebucht.
Vorteile der digitalen Wareneingangskontrolle mit d.velop im Überblick
- Sofortiger Überblick über den Wareneingang
- Direkte Prüfung und Verbuchung von Lieferungen in SAP
- Beschleunigung nachgelagerter Prozesse
- Automatische Lieferscheinarchivierung
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Schritt: SAP-Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung erfolgt vor dem abschließenden Bezahlvorgang. Die Zahlen des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität Hannover zum Thema elektronische Rechnungen sprechen eine eindeutige Sprache: Kontrolle und Freigabe einer Rechnung können schnell 14 Tage dauern. In 50 Prozent der Fälle schlägt die Drei-Beleg-Prüfung bestehend aus Bestellung, Lieferschein sowie Rechnung fehl und im Schnitt sind bei der Bearbeitung einer Rechnung 5,25 Mitarbeitende involviert. Dies summiert sich auf Kosten von bis zu 12 Euro für die Bearbeitung einer einzigen Rechnung. Vermeintliche Routineaufgaben kosten ein Unternehmen im Gesamten entsprechend viel Geld.
Ziel des optimierten, digitalen Prozesses ist es, Verteilung, Prüfung, Freizeichnung und Verbuchung von Rechnungen möglichst schnell und fehlerfrei zu gestalten. Denn nur so ist der permanente Überblick über kurz- und mittelfristige Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zu garantieren.
Hohe Prozesskosten der nicht automatisierten SAP-Rechnungsprüfung
Im klassischen Prozess erfolgt der Eingang der Rechnung via Mail, Fax oder Brief. Nach dem Öffnen oder Drucken wird der Beleg mit einem Eingangsstempel versehen und es findet die manuelle Vorkontierung statt. Danach folgt die Kopie der Rechnung und ihre Hinterlegung in einer Zwischenablage. Originaldokumente werden anschließend via Hauspost oder gar persönlich zur Prüfung verteilt.
Nach erfolgter sachlicher Prüfung geht die Rechnung auf dem Postweg zur Prüfung von Kreditor und Kostenstelle zurück in die Finanzbuchhaltung. Wenn nicht vorerfasst, muss der Buchhalter eine Rechnung dann händisch – und damit fehleranfällig – im System erfassen und verbuchen.
Vorteile der automatisierten Rechnungsprüfung mit d.velop in SAP
Auf dem Postweg eintreffende Rechnungen werden via Stapelscanner gescannt und die wichtigsten Daten sofort via OCR ausgelesen. Per Fax oder Mail ankommende Belege werden automatisch digital erfasst.
Rechnungen mit und ohne Bestellbezug werden automatisch vorerfasst, worauf die Rechnung im Eingangsrechnungsbuch erscheint. Dieses dient als Analysetool und macht auf einen Blick sichtbar, welche Rechnungen von welchem Kreditor, in welcher Höhe und mit welcher Skontofrist eingegangen sind.
Anschließend erfolgt umgehend die Weiterleitung der Dokumente über den Workflow zu den Bestellern. Resultat sind erhebliche Zeitgewinne und eine spürbare Senkung der Organisationskosten.
Insbesondere die Prüfung wird erheblich erleichtert, denn es erfolgt automatisch ein Abgleich zwischen Bestellung, verbuchtem Wareneingang und Rechnung. Wird eine Rechnung als »grün« angezeigt, stimmt die Drei-Beleg-Prüfung. Im SAP-System lässt sich dafür auf Wunsch ein individueller, mehrstufiger Freigabeprozess hinterlegen. Nach der Freigabe werden Rechnungen via Mausklick gebucht und für den Bezahlvorgang bereitgestellt. Ein weiterer Vorteil: Alle relevanten Dokumente werden automatisch abgelegt.
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Schritt: Prozessbegleitende, revisionssichere Ablage der Dokumente mit d.velop
Die Koordinierung aller relevanten Dokumente zieht sich durch den gesamten P2P-Prozess. Denn soll dessen Automatisierung gelingen, müssen Dokumente wie Beschaffungsantrag, Lieferschein, oder Eingangsrechnung bei Bedarf vollständig zur Verfügung stehen und sich schnell und einfach finden lassen.
Umgesetzt wird diese Anforderung, indem prozessbegleitende Belege und Dokumente in der Fachabteilung, im Archiv-System oder einer zentralen Stelle eingescannt werden. Für den direkten Zugriff werden in den SAP-Transaktionen der zu einem SAP-Beleg dazugehörige Belegfluss sowie alle für den Prozess relevanten Dokumente angezeigt. Die SAP-Ablage steht daher nicht mehr länger am Ende des P2P-Prozesses. Alle Dokumente werden direkt zu Beginn archiviert und sämtliche Bearbeitungen und Freigaben entlang des Prozesses protokolliert. Dies führt zu stets transparenten Vorgängen, die Auskunftsfähigkeit von Mitarbeitenden erhöht sich und der manuelle Aufwand sinkt.
Exkurs: Revisionssicherheit dank digitaler Ablage
Die Aufbewahrung elektronischer, geschäftsrelevanter Daten und Dokumente muss den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen. Daraus resultieren Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren. Eine revisionssichere Ablage entsprechender Dokumente ist von entscheidender Bedeutung, soll die Buchhaltung beweiskräftig sein. Wichtigste Voraussetzung für die Revisionssicherheit ist eine Software, die GoBD-konformes Arbeiten ermöglicht. Mit d.velop geschieht auch dies aus dem automatisierten Prozess heraus.
Fazit
Die kombinierten Vorteile der Prozessautomatisierung liegen auf der Hand. Schnelleres, kostengünstigeres und fehlerfreieres Arbeiten, verbesserte Auskunftsfähigkeit, die Ausnutzung von Skontoerträgen und die Vermeidung von Mahngebühren sowie die generell gewonnene Zeit für Mitarbeitende sind hier an erster Stelle zu nennen. Nicht zuletzt aber handelt es sich um eine Maßnahme, die für Zukunftssicherheit und gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit jedes Unternehmens sorgt.
Dr. Mathias Tondera, Senior Manager SAP Solutions d.velop AG
Digitale Beschaffung in SAP: Die wichtigsten Vorteile
- Sinkende Prozesskosten und transparente Bestellprozesse
- Zeitersparnis dank klar definierter Zuständigkeiten
- Freiräume in Folge entfallender Routineaufgaben
- Berechtigte Mitarbeiter:innen haben sofortigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente
- Nutzung von Skontoerträgen und Vermeidung von Mahngebühren
- Reduzierter Aufwand für Druck und Papier
- Niedrigere Einstandspreise
- Reduzierter Maverick-Buying-Effekt
- Freiwerdende Lagerplätze
- Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung
- Workflowsteuerung und individuelles Customizing
Link zum Whitepaper: Der digitale Purchase to Pay-Prozess in SAP