Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor immer neue Herausforderungen, besonders wenn es um das effiziente Management von Workflows und die Zusammenarbeit in einem modernen Geschäftsumfeld geht. Das Enterprise Service Management (ESM) wird eingesetzt, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Werden im Unternehmensumfeld SharePoint oder Drittsysteme zusätzlich zum ESM-System eingesetzt, sorgen geeignete Tools für reibungslose Abläufe. In dieser Hinsicht spielen Matrix42-Erweiterungen wie SharePoint Activities eine entscheidende Rolle.
Die Erweiterung SharePoint Activities bietet eine Vielzahl an Funktionen zur Prozessoptimierung. Mit ihr ist es möglich, bidirektionale Datenaustauschprozesse zwischen einem oder mehreren SharePoint-Systemen und dem Matrix42 System zu implementieren. Dies ermöglicht ein verbessertes Management und eine effizientere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen.
Der Aufbau der Verbindung mit der Connection Activity zeigt bereits, wie einfach die Anbindung sein kann. Mit der Add Activity können neue Elemente erstellt werden, während Delete Activity vorhandene Elemente löscht. Edit Activity erlaubt das Ändern vorhandener Elemente. Get Items Activity und Get Item Activity dienen dazu, mehrere oder einzelne Elemente abzurufen.
Ein wichtiges Einsatzgebiet von SharePoint Activities ist demnach das Auslesen, das Erstellen, Ändern oder Löschen von beliebigen Elementen in SharePoint-Listen. Dies erleichtert den Prozess erheblich und verhindert mögliche Fehlerquellen. Darüber hinaus bietet SharePoint Activities die Möglichkeit, Listen oder Wissensdatenbanken in SharePoint zu aktualisieren und Informationen wie Abteilungsdaten, Telefonbücher oder Kalenderdaten aus SharePoint in Matrix42 zu übertragen.
Vorteile der SharePoint Activities Erweiterung
Die Nutzung von SharePoint Activities bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:
- SharePoint Systeme: Ein Austausch kann mit SharePoint on Premises als auch mit SharePoint Online erfolgen.
- Bidirektionaler Datenaustausch: Der Datenaustausch ist nicht nur in eine Richtung möglich, sondern bidirektional. Das bedeutet, dass Daten an SharePoint von Matrix42 gesendet als auch empfangen werden können. Dies steigert die Effizienz und Flexibilität der Datenverwaltung erheblich, da online auf beide Systeme zugegriffen werden kann, um unterschiedliche Abläufe darzustellen.
- Integration in bestehende Workflows: SharePoint Activities lässt sich einfach und schnell in bestehende Matrix42 Workflows integrieren. Dies ermöglicht eine nahtlose Einbindung in vorhandene Prozesse und trägt zur Prozessoptimierung bei.
- Verbesserte Performance und Stabilität: Im Vergleich zu PowerShell bietet SharePoint Activities eine deutlich bessere Performance, Zuverlässigkeit und Stabilität. Dies ermöglicht eine effiziente Durchführung von Prozessen und führt zu Zeitersparnissen.
- Einfache Installation und Nutzung: SharePoint Activities erfordert keine aufwendige Entwicklung und ist nach der Installation sofort einsatzbereit. Durch die mitgelieferten Beispiele ist eine einfache Integration gewährleistet.
Kosteneffizienz und Zeitersparnis durch SharePoint Activities
Zusätzlich zur Vereinfachung und Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb von Teams und Abteilungen trägt SharePoint Activities auch zur Kosteneffizienz bei. Im Vergleich zu traditionellen Methoden, die manuelle Interventionen und komplexe Programmieraufgaben erfordern, erlaubt die Erweiterung eine schnelle und intuitive Anpassung von Workflows. Sie verringert den Bedarf an aufwendigen Entwicklungen, indem sie Matrix42 Standard Workflows erweitert und dadurch eine deutlich bessere Performance im Vergleich zu PowerShell bietet.
Darüber hinaus spart SharePoint Activities durch seine einfache Bedienung und seine sofortige Einsatzbereitschaft nach der Installation wertvolle Zeit. Es ermöglicht Teams, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und gleichzeitig effiziente und optimierte Prozesse zu gewährleisten.
Einsatz von SharePoint Activities in der Praxis
Ein praktisches Beispiel für den Einsatz von SharePoint Activities ist das Management von Bestelldaten. Bei dem betreffenden Projekt wurden SharePoint Listen durch diverse Systeme automatisiert mit Bestellungen befüllt. Ein Teil der Bestellung mit IT-Bezug sollte dann im Matrix42 System weiterverarbeitet werden. In dem Beispiel wurde die bewährte Datenquelle im Quellsystem (= SharePoint) belassen und diente lediglich als Prozess Trigger für den Matrix42 Workflow. In einem weiteren Beispiel wurde bereits seit mehreren Jahren erfolgreich eine Wissensdatenbank in SharePoint gepflegt. Die SharePoint Activities haben dann den Austausch zwischen der Service Management Welt im Matrix42 und dem SharePoint wesentlich erleichtert. Die Erweiterung ermöglichte ein komfortables Update von Listen und Wissensdatenbanken in SharePoint, die in Workflows oder Formularen verwendet werden.
Im nächsten Beispiel wurde ein Change Kalender mit Infrastruktur Änderungen in Matrix42 führend gepflegt. Die Anwender waren es jedoch gewohnt, in die SharePoint Kalender zu schauen. Durch die Activities war es einfach, die Informationen aus dem Kalender zu übernehmen.
Unterstützung bei Compliance-Anforderungen
Ein weiterer wesentlicher Vorteil von SharePoint Activities ist die Unterstützung bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen. In zahlreichen Branchen ist es entscheidend, dass Daten ordnungsgemäß gehandhabt und gespeichert werden. Hier hilft SharePoint Activities, indem es für die zuverlässige Dokumentation und Nachverfolgung von Daten sorgt. Diese Funktionen tragen nicht nur dazu bei, dass Unternehmen gesetzliche Vorschriften erfüllen, sondern sie unterstützen auch die interne Kontrolle und Auditierung.
Erhöhte Benutzerzufriedenheit
Die Benutzerzufriedenheit ist ein zentraler Faktor für den Erfolg von IT-Service-Management und Enterprise Service Management. Durch den Einsatz von SharePoint Activities können Unternehmen die Benutzerzufriedenheit erhöhen, da Prozesse effizienter und intuitiver gestaltet werden können. Denn Mitarbeiter können ihre Arbeit schneller und effektiver erledigen, was letztlich zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führt. Zudem ermöglicht die einfache Bedienung und Integration von SharePoint Activities den Benutzern, sich schneller an neue Prozesse anzupassen und diese optimal zu nutzen.
Förderung der Zusammenarbeit und Wissensverteilung
Des Weiteren können Unternehmen mit der SharePoint Activities Erweiterung die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen den Teams verbessern und stärken. Informationen können einfach und schnell ausgetauscht und aktualisiert werden, was die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtert. Die Daten »bleiben” scheinbar in dem Tool, an das sich die Anwender gewöhnt haben. Dies fördert eine Kultur des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit, was letztlich zu besseren Leistungen und Ergebnissen führt.
Fazit
In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist es entscheidend, Geschäftsprozesse ständig zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die SharePoint Activities Erweiterung für Matrix42 bietet hierfür eine effiziente Lösung. Durch die einfache Integration in bestehende Workflows und die flexible Anpassung an individuelle Anforderungen kann SharePoint Activities einen entscheidenden Beitrag zur Prozessoptimierung in Unternehmen leisten. Mit seiner Hilfe können Unternehmen ihre Workflows effizienter gestalten, ihre Zusammenarbeit verbessern und so ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem immer anspruchsvolleren Marktumfeld erhöhen.
Alexander Weber, Geschäftsführer Labtagon GmbH
https://www.labtagon.com/