Mit Digitalisierung und Automatisierung zum transparenten Reisemanagement

Von der Einführung einer umfassenden softwaregestützten Reisemanagementlösung erwarten 90 Prozent der befragten Unternehmen der Studie »Geschäftsreise Benchmark Deutschland«, dass der gesamte Reisemanagementprozess deutlich verbessert wird. Mit einem umfassenden Prozess nähern sich Unternehmen dem Ziel, nicht nur allein die Geschäftsreisenden, sondern vielmehr alle Prozessbeteiligten in ihren Geschäftsprozessen zu unterstützen. Die Unternehmen, die schon heute erfolgreich ihr Reisemanagement umsetzen, sehen den größten Vorteil vor allem im Ende der Zettelwirtschaft.

Automatisierung und Digitalisierung der Reiseprozesse

Damit stehen im direkten Zusammenhang die Automatisierung der Reiseprozesse und die Transparenz der Reisekosten, was an zweiter und dritter Stelle der Vorteile einer Reisemanagement-Lösung genannt wird. Die Automatisierung und Digitalisierung der Reiseprozesse ermöglicht es sowohl den Geschäftsreisenden als auch der Administration, mehr Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben aufzuwenden, zum Beispiel durch eine effizientere Reisekostenabrechnung (vereinfachte Erfassung von Belegen) oder vermiedene Medienbrüche (Digitalisierung von Papierdokumenten).

Eine softwareseitige Unterstützung der einzelnen Reiseprozesse kann im Idealfall Kosten im Moment ihrer Entstehung erfassen. Zusätzlich sind eine schnellere Rückerstattung der Auslagen, weniger Abrechnungsfehler und vor allem eine höhere Transparenz der verursachten Reisekosten möglich. Die mobile Anbindung der Reisemanagementlösung wird von Unternehmen, deren Reisemanagement bisher schwach umgesetzt wird, noch sehr kritisch angesehen, während die Top-Performer bereits erkannt haben, dass sich durch den mobilen Zugriff Arbeitsprozesse im Reisemanagement von Grund auf vereinfachen lassen.

Große Einigkeit hingegen herrscht bei der vereinfachten Koordinierung von Terminen, beispielsweise durch die Verknüpfung und Synchronisierung der Reisemanagementlösung mit der im Unternehmen bestehenden Kalender- beziehungsweise Terminplanungssoftware. Auffällig ist allerdings, dass sowohl Unternehmen mit schwachem wie auch mit optimiertem Reisemanagementerfolg die geringsten Vorteile in der Reduzierung monetärer Aufwände durch eine Reisemanagementlösung sehen.

Reisekosten stehen weit oben

Laut Max Schulze, Analyst vom durchführenden Marktforschungsinstitut techconsult, sei den Anwenderunternehmen die monetäre Relevanz in Bezug auf Geschäftsreisen und den angrenzenden Bereichen sehr wohl bekannt – in vielen Unternehmen stünden Reisekosten weit oben, was die Höhe der Gesamtausgaben anbelange. Allerdings bestehe noch Nachholbedarf, was die Aufklärung in Bezug auf die Möglichkeiten einer softwareseitigen Unterstützung der Prozesse im Reisemanagement beträfe. Durch die Einführung einer Reisemanagementlösung werden ganze Prozessketten erstmalig transparent abgebildet, wodurch elementare Einsparungsmöglichkeiten sichtbar werden. Langfristig muss es das Ziel jedes Anwenderunternehmens sein, durch den Einsatz einer Reisemanagementlösung Differenzierungsmerkmale und damit Wettbewerbsvorteile herzustellen. Dieser nachhaltige Schritt greift aber nicht von heute auf morgen, sondern bedarf nach der Einführung einer Reisemanagementlösung noch weiterer Schritte. Dazu gehört beispielsweise die Umstellung der Unternehmenskultur, um effizientere Reiseprozesse zu ermöglichen. »Da monetäre Vorteile erst nach einer gewissen Zeit sichtbar werden, geben viele Unternehmen zuerst die direkt sichtbaren Vorteile wie die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse im Reisemanagement an«, so Schulze abschließend.

studie techconsult Reisemanagement Vorteile

Weitere Ergebnisse aus der Studie hinsichtlich der Performance des Geschäftsreisemanagements und der einzelnen Reisemanagementprozesse aus Sicht der Unternehmen, deren Reisemanagement schwach, durchschnittlich oder optimiert abgebildet wird, sind im aktuellen Bericht zu finden, der ab sofort auf dem GBD-Portal www.geschaeftsreise-benchmark.de zum Download zur Verfügung steht. Die Ergebnisse der Studie werden aus verschiedensten Blickwickeln der verantwortlichen Akteure veröffentlicht und auf dem GBD-Portal zur Verfügung gestellt.

Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Self-Check-Systems, das ebenfalls auf dem GBD-Portal bereit steht, mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen.


Über die Studie: Studienrahmen und Details zur Erhebung
In der Studie wurden Unternehmen befragt, die Reisemanagement-Tools nutzen beziehungsweise zukünftig einsetzen möchten. Erfasst wurden die Branchen Industrie, Dienstleitung, Handel, Öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Unternehmen, Banken und Versicherungen, Telekommunikation, Energie- und Wasserversorgung und Beratung ab 500 Mitarbeitern. Ansprechpartner waren 285 Business- und IT- Verantwortliche sowie Abteilungsleiter und Mitarbeiter, die an der Studie teilgenommen haben. Dabei wurde auf drei Fokusgruppen Bezug genommen. Diese leiten sich aus allen befragten Teilnehmern ab, klassifiziert nach Unternehmen bei denen das Reisemanagement schwach, durchschnittlich und optimiert umgesetzt wird. Anhand dieser drei Fokusgruppen wurden die Reisemanagement-Bereiche detailliert betrachtet, wodurch ersichtlich wird, welche dahinter liegenden Reisemanagement-Prozesse elementar zum Reisemanagement Erfolg beitragen können.
Über das Self-Check-System
Für interessierte Unternehmen besteht die Möglichkeit, sich mittels eines Online-Self-Check-Systems selbst einzuschätzen und diese Selbsteinschätzung mit den Ergebnissen der Studie zu vergleichen. Der Self-Check erfasst analog zur Studie verschiedene Teilbereiche des Reisemanagements und liefert eine direkte Auswertung der eigenen Einschätzung mit einer Gegenüberstellung mit den Studienergebnissen. Er steht jedem Anwenderunternehmen kostenfrei zur unverbindlichen Nutzung auf dem Portal https://www.geschaeftsreise-benchmark.de zur Verfügung. Der Geschäftsreise Benchmark Deutschland (GBD) sowie der Self-Check werden von Concur Technologies als Sponsor unterstützt.

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