Mit durchdachtem Business­prozess­management Kosten einsparen – Prozess­optimierung und Digitalisierung gehen Hand in Hand

Komplexe Prozessstrukturen zu optimieren stellt eine Herausforderung dar. Der erste Schritt liegt in der Vereinheitlichung und Verbesserung der Geschäfts- und IT-Prozesse. Dafür braucht es allerdings eine Lösung für durchdachtes Businessprozessmanagement.

Prozesse zu optimieren ist historisch schon immer mit Digitalisierung verknüpft. Besonders das Prozessmanagement ist für eine hohe Veränderungsbereitschaft bekannt. Nostalgisch erinnert sich der eine oder andere an SAP R/3, das in den 1990er Jahren zur Digitalisierung durch ERP-Systeme beigetragen hat. ERP-Veteranen kennen also die Diskussion über den Sinn von solchen Maßnahmen, die im Prozessmanagement seit Jahrzehnten aufkommt und zum Wesen des Bereichs gehört. Die dadurch entstandenen Synergien wurden allerdings nie durch die Motivation ausgelöst, mit neuer Technologie Kosten zu senken – klassischen Lösungen, neben ERP-Systemen auch BPMS (Business Process Management Systems), setzte man kaum wegen ihrer Kapitalrentabilität ein. Überzeugt war man vielmehr von der Prozessbeschleunigung und Standardisierung. 

Wenn man heutzutage an Effizienzsteigerung denkt, kommen einem typischerweise RPA-Systeme (Robotic Process Automation) in den Kopf, mit denen Prozesse auf Basis von Datenbanken durch Bots automatisiert werden. Doch wie zukunftsfähig ist ein Bauwerk, das auf einem porösen Fundament steht, meint auch Frank Morelli, stellvertretender Aufsichtsratsvorsitzender der intellior AG. Ihm zufolge »wäre es grundsätzlich besser, wenn wir gleich das Problem an der Wurzel packen und eingestaubte Prozesse von Grund auf modernisieren, anstatt nur den Umgang mit ihnen zu automatisieren«. Dieses Argument führt zu einer der großen Herausforderungen in der Handhabung von professionellem Prozessmanagement: Es ist schlicht höchst kompliziert, einen konzeptionellen und ganzheitlichen Ansatz für Prozessmodernisierung zu finden, ohne sich komplett zu verzetteln. Frank Morelli sieht hier die Lösung beim Enterprise Architecture Management: »Mit einem durchdachten System lassen sich gemeinsame Interessen der Organisation und der IT abgleichen und auf eine Gesamtlösung übertragen«. Durch solche Ansätze lassen sich im Nachgang tatsächlich Effekte auf die Gesamtkosten beobachten. Denn effizientere Prozesse führen zu weniger Arbeit für Process Owner, die sich daraufhin anderen Themen widmen können. 

Machine Learning und Blockchain. Buzzwords für deutsche Unternehmen oder baldige Zukunft? Die genannten Beispiele locken aber keine Digitalisierungsfreunde vor die Tür und sind längst überholt: Es gibt modernere Wege, die Prozesse in Unternehmen zu digitalisieren. Ein Beispiel ist der Einsatz von Machine Learning, um die Aufgabenstellung und Entscheidungsfindung in Unternehmen zu automatisieren. Eine künstliche Intelligenz wird dabei mit einer größtmöglichen Anzahl von Fällen gefüttert und leitet daraus ein Verhaltensmuster ab, welches zur Entscheidungsfindung beiträgt. Zwar scheiterten erste prominente Versuche, sodass plötzlich in KI-gestützten Personaleinstellungsverfahren rassistische oder sexistische Entscheidungen im Raum standen. Diese Fälle hingen aber vor allem an der genutzten Datenlage, die schon zuvor suggerierte, dass Männer besser für einen Job geeignet seien als Frauen. In weniger sensiblen Prozessen lässt sich diese Technologie aber durchaus erfolgsversprechend anwenden. So sieht man insbesondere Effizienzsteigerungen bei der Anwendung von Machine Learning für False-positive-Prozesse. Die Wissenschaft ist sich beim standardmäßigen Einsatz von Machine Learning allerdings noch lange nicht einig. Alleine schon die Tatsache, dass es eine gewaltige Datenbank an Fällen geben muss, schließt strategische Unternehmensentscheidungen für den Prozess direkt aus – diese kommen grundsätzlich nicht in der notwendigen Anzahl vor. Bald stellt sich ein Unternehmen also zu Recht die Frage, ob der Einsatz der neuen Technologie wirklich weiterhilft. Das Risiko ist dabei nämlich nicht unerheblich, denn die vom Algorithmus getroffenen Entscheidungen müssen immer vertretbar sein und auf keinen Fall rufschädigend.

Eine weitere an Beliebtheit zunehmende Technologie ist Blockchain. Mit global verteilten Datenbanken ergeben sich viele Möglichkeiten, wie etwa bei der Automatisierung von Logistikprozessen eines Unternehmens. Kryptowährungen wie Bitcoin zeigen uns auf, wie disruptiv die neue Technologie den bestehenden Markt verändern kann – verspielen also deutsche Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit, wenn sie nicht bald in die Technologie investieren? Auch hierbei ist die Frage nach dem Mehrwert berechtigt. Doch wie die Technologie sinnvoll skalierbar gemacht wird, ist ungeklärt und auch von der Wissenschaft längst nicht final beantwortet. Trotzdem sollte Mut gemacht werden, sich in Unternehmen mit neuesten Technologien auseinanderzusetzen, auch wenn bislang keine unmittelbare Rendite winkt. Denn wer es heute versäumt, sich mit der neuen Technologie zu beschäftigen, wird in einigen Jahren seine Wettbewerbsfähigkeit an diejenigen verloren haben, die risikoaffiner agierten. Das kann man sehr gut an der Ausbreitung von Cloud-Lösungen erkennen. Wer konnte erahnen, dass wir so zügig die Cloud bei all unseren Anwendungen nutzen? 

Wie also weitermachen? Unabhängig von der Technologie müssen die Verantwortlichen für Unternehmensprozesse bereit für Änderungen sein: Der erste Schritt sollte in der Vereinheitlichung und Optimierung der Geschäfts- und IT-Prozesse liegen. Dafür braucht es allerdings eine Lösung für durchdachtes Businessprozessmanagement. Diese bietet beispielsweise die intellior AG an, welche mit der Software Aeneis eine ganzheitliche Perspektive abbildet und sowohl die betriebswirtschaftlichen als auch IT-Schnittpunkte darzustellen vermag. Damit lässt sich auch gleich die gewünschte Prozessautomatisierung initiieren. Wie sollen Prozesse zukünftig gemanaged werden und wie arbeiten Mensch und IT-System zusammen? So kann man mit Aeneis auch Process Mining betreiben und bestehende Daten relativ einfach automatisieren. Hierbei beweist die Software, dass Kostenoptimierung nicht im Mittelpunkt der strategischen Entscheidungsfindung stehen sollte. Es geht nicht um Einsparungen, die ein Unternehmen zum Jahresende in seine Bilanz schreibt, sondern um die optimale Nutzung von Prozessen und den damit verbundenen Einsatz der passenden Technologie. Die finanzielle Entlastung entsteht folglich als Nebeneffekt, der durch den Wandel der Ist-Prozesse in die Soll-Prozesse geschieht. Mit Aeneis kann man die dafür notwendigen Schritte gehen, um sich langfristig für Prozessdigitalisierung zu positionieren, in der dann auch Machine Learning und Blockchain eine Rolle spielen können.

 


Dr. Klaus Neugebauer ( l.) unter Verwendung eines Pressegesprächs
mit Prof. Dr. Frank Morelli, stellvertretendem Aufsichtsratsvorsitzenden der intellior AG

 

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