Prozessmodellierung und Prozessmanagement – Integriert abbilden und prozessorientiert steuern

Business Process Management ist heute kaum noch aus Unternehmen wegzudenken. So hat der Stuttgarter BPM-Anbieter intellior AG erst vor kurzem eine neue Schnittstelle zum Solution Manager (Solman) 7.2 von SAP auf den Markt gebracht, die erhebliche Vorteile für Anwender in der SAP-Welt bringt. Vorstandssprecher Martin Mayer-Abt und Guido Langer, Produktstrategie und Business Development, stellen Unternehmen und Produkt vor.

Herr Mayer-Abt, 2017 hat die intellior AG zum vierten Mal den Process Solution Award der gfo, Gesellschaft für Organisation, für das »innovativste und mustergültigste Projekt im Bereich Prozessmodellierung« gewonnen. Der Sache müssen wir auf den Grund gehen.

Mayer-Abt: Die Ehre gebührt nicht uns allein, sondern man muss zu diesem Wettbewerb immer ein Projekt einreichen. 2017 haben wir gemeinsam mit unserem Kunden VR Bank Kaufbeuren-Ostallgäu für die auf unserer BPM-Software Aeneis basierende Prozessmanagement-Lösung den Award erhalten, wobei besonders die starke strategische Komponente hervorgehoben wurde. Wir sehen uns ja auch nicht nur als klassisches Softwarehaus, sondern bieten Software und Beratung aus einer Hand und verstehen uns damit als BPM-Lösungsanbieter. Man muss ja den Vorständen, den Führungskräften erläutern, welch großen Nutzen Geschäftsprozess-Management bietet. Dafür ergänzen wir die Software um den Beratungsansatz Brainware. Da haben wir ein bewährtes Vorgehensmodell, wo wir in modularen Schritten Aeneis mit einer Erfolgsgarantie einführen. 

Aeneis heißt also der Champion. Können Sie uns den Gewinner einmal vorstellen?

Mayer-Abt: Aeneis erblickte bereits 1993 durch Guido Langer, seinen geistigen Vater, das Licht der Welt. Aeneis ist ein Akronym für »Analyse, Entwicklung und Nutzung eingebetteter Informationssysteme«. Der zentrale Grundgedanke war und ist, verschiedenste Themenstellungen in ein Modell zu packen, eine Methodik zu haben, mit der sich Unternehmen gesamtheitlich integriert beschreiben und prozessorientiert steuern können. Wir haben die mehrsprachige Software inzwischen stark modular konstruiert und so attraktiv aufgebaut, dass zunächst sogar ein Einzeluser damit starten und ein integriertes Unternehmensabbild schaffen kann.

 

Martin Mayer-Abt, Vorstandssprecher intellior AG

 

Herr Langer, wie ist das damals abgelaufen?

Langer: Aeneis ist Mitte der neunziger Jahre entstanden, um den Prozess der Einführung von Informationssystemen durch eine grafische Beschreibungssprache besser zu unterstützen. Damals gab es verschiedene Methodiken der klassischen Systemanalyse, die wir über einen neuen grafischen Beschreibungsansatz abgedeckt haben. Damals war gerade im Bereich der ISO-Normen des Qualitätsmanagements der stärkere Fokus auf die Abbildung der Unternehmensprozesse relevant und so hat sich unser Schwerpunkt für das Produkt und die Notation, also die grafische Darstellung, dahin geändert, dass wir die Unternehmensabläufe aus organisatorischer Sicht abbilden, um das Qualitätsmanagement zu unterstützen. Und in diesem Bereich sind wir von Anfang an sehr erfolgreich gewesen.

Könnten Sie uns ein Beispiel nennen?

Langer: Wir haben im Bereich der Eisenbahnwerkstätten eines weltweit tätigen Chemiekonzerns die Abläufe dokumentiert, mit der dort das Rangieren, das Bereitstellen von Transportkapazitäten und ähnliches unter Arbeitsschutzgesichtspunkten geregelt wird. Und zwar weniger im Sinne einer Optimierung der Prozesse, sondern eher im Sinne einer Dokumentation. Die Optimierung wurde über nachgelagerte Beratungsansätze oder über die Funktion von Simulationen unterstützt. Das Ganze wird heute häufig als integriertes Managementsystem bezeichnet, also als System, das auf Basis einer zentralen Darstellung der Unternehmensprozesse verschiedene Normensysteme unterstützt. 

Ein anderes Informationssystem, das im Moment eine ganz zentrale Bedeutung hat, ist das neue S/4HANA von SAP. SAP selber hält mit dem Solution Manager 7.2, das ist sozusagen die Lösungsverwaltung für neuere SAP-Projekte, ein Prozessmodellierungswerkzeug vor. Das ist allerdings sehr spezifisch auf die Systemdokumentation ausgerichtet. Ein Kunde von uns führt jetzt ein SAP-System neu ein und im Rahmen der SAP-Systemeinführung bieten wir ihm an, sein bestehendes Modell in den Solution Manager zu schreiben. Bei diesem Kunden ist die Solman-Schnittstelle in dem Sinne bidirektional, dass die Prozessmodelle aus unserem Aeneis kommen, in den Solman geschrieben werden und wir gleichzeitig die Systemstruktur, die SAP-Module mit den Transaktionen und auch Drittsysteme, die dort verwaltet werden, zurücklesen in Aeneis, so dass dort die Modellierer die Prozessschritte und die Aufgaben mit den tatsächlichen Systemtransaktionen des S/4HANA verbinden können.

 

Guido Langer, Produktstrategie und Business Development intellior AG

 

Was ist das Besondere daran?

Langer: Wir nutzen als erste die neuen Möglichkeiten der Version 7.2, also dass wir die Prozessdiagramme tatsächlich austauschen können und die Beschreibung der Ablauforganisation nicht bei Prozesslisten, Listen von Transaktionen, Listen von Schritten und Verknüpfungen zwischen diesen Elementen endet, sondern bis hin zum grafischen Modell reicht. Die Arbeit, die im Bereich des Managementsystems erbracht worden ist, kann hier vollständig weiterverwendet werden, ohne dass ein Team hergehen und nochmal eine Prozessaufnahme machen muss. 

Mayer-Abt: Wir haben ein Metamodell, in dem der Anwender seine Vorstellungen sehr einfach auf einer Top-Entwicklungsplattform wiederfindet oder adaptieren kann. Es gibt keine festen Bausteine, wie vergleichbare andere Tools, sondern man kann selbst definieren, was Aeneis bereitstellen und wie es funktionieren soll. Genau das war auch der Hintergrund, warum wir uns jetzt mit der SAP-Schnittstelle so einfach getan haben. Andere haben ein relativ starres System und jetzt kommt da was Komplexes von SAP und die können das nicht genau mappen und korrekt verarbeiten. Wir können nicht nur ein beliebiges Mapping machen, sondern beim Solman seine Definitionen, Funktionen und Inhalte auslesen, an unsere Andockpunkte exakt anpassen und dann genau diese Objekte nach Aeneis logisch importieren.

Diese Prozessmodelle können Sie dann neben Ihre bisherigen Prozessmodelle legen oder diese initial damit aufbauen und im nächsten Schritt weiter um Inhalte anreichern und um eine Prozesslandkarte ergänzen. So erhalten Sie ein einheitliches Prozessmodell für alle unternehmensrelevanten Aspekte. Das ist die beste Basis, um vielerlei Szenarien rund um Prozessmanagement zu meistern. Die vorgenannten Prozesse, QM- oder andere Normsysteme können um Ziele, Strategien, Risiken oder Ideen ausgebaut werden, um letztlich auf der transparenten und integrierten Darstellung von Ablauf- und Aufbauorganisation, IT und weiteren Inhalten eine prozessorientierte Steuerung des gesamten Unternehmens zu realisieren.

Mit dieser neuen SAP-Schnittstelle sind Sie jetzt völlig softwareneutral. Sind Sie auch branchenneutral oder haben Sie eine Zielgruppe?

Mayer-Abt: Wir sind lauffähig auf quasi allen Betriebssystemen und bewusst branchenneutral unterwegs, weil Prozessmanagement vor keiner Branche und keinem Unternehmen Halt macht. Natürlich verspüren wir von verschiedenen Branchen unterschiedliche Leidensdrücke und Nachfragen. Etwa durch die Validierungsnotwendigkeit im Medizinproduktebereich oder durch die gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen bei Banken. Unter unseren über 1.000 Kunden finden Sie aber auch Unternehmen aus Industrie und Handel, Ver- und Entsorgung, Dienstleistung und Maschinenbau. Die Unternehmensgröße fängt beim Kleinstbetrieb an, typischerweise allerdings ab 20 Mitarbeitern, schon weil es dann gewisse regulatorische Anforderungen wie die Bestimmungen der DSGVO gibt, die wir zusammen mit der Prozessbetrachtung eleganter erfolgreich umsetzen können. Unser größter Kunde hat über 100.000 Mitarbeiter. 

Sie arbeiten mit Partnerunternehmen zusammen?

Mayer-Abt: Genau, sowohl bei der Marktbearbeitung als auch bei der Projektumsetzung. Das sind meist Unternehmensberatungen oder Systemhäuser, die selbst Inhalte entwickelt haben wie bestimmte Methodiken oder ein Referenzmodell für SAP, und die nun die Vorteile unserer Software Aeneis – nämlich die Flexibilität des Metamodells und die Mächtigkeit der Funktionen – nutzen, weil wir da besser sind als vergleichbare Wettbewerber. Die setzen unsere Software dann gemeinsam mit ihren Produkten zum höheren Nutzen ihrer Kunden ein.

Langer: Mit der msg treorbis GmbH haben wir gemeinsam die Schnittstelle zum Solution Manager entwickelt. Dieser Partner verfügt über umfangreiche Referenzmodelle sowohl für die klassischen ERP-Systeme als auch für S/4HANA und bietet ein Analyseinstrument, mit dem die reale Nutzung von SAP-Funktionalitäten über einen Zeitraum von vielen Monaten in der Vergangenheit aufgezeichnet und ausgewertet werden kann. Hat ein Unternehmen beispielsweise noch kein Prozessmodell oder Managementsystem, können wir für die Planung einfach eines dieser Referenzmodelle mit unserem System nutzen. 

Lassen Sie uns noch ein wenig in die Zukunft schauen. Wie sieht die bei intellior aus?

Langer: Die Zukunft sieht sicherlich für uns so aus, dass wir in den Bereichen der Kollaboration, also der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und der Kommunikation im Bereich der Entwicklung von neuen Versionen von Unternehmensprozessen, eine Plattform sein wollen, in der die Beteiligten sich auch elektronisch besser austauschen können. So, wie Sie privat mit WhatsApp kommunizieren, hat das auch im Bereich der Unternehmen stark Einzug gehalten. Und wir würden gerne, da wir die Unternehmensstrukturen kennen, dieses Thema stärker aufgreifen und diese Ad-hoc-Kommunikation in den Unternehmen unterstützen. So sollen Mitarbeiter, die etwa am gleichen Prozess arbeiten, schneller Nachrichten und Dokumente austauschen können. 

Mayer-Abt: Wir wollen hinausgehen über die klassischen Ansätze. Wir haben ja schon so einen integrierten Ansatz, in dem wir nicht nur die Prozesse betrachten, sondern auch die Strategien und Risiken, die Compliance und die Normsysteme und so weiter. Der greift aber unseres Erachtens immer noch zu kurz, den wollen wir erweitern, indem wir unser System, das im Moment ein BPM-Tool ist, ausbauen, wodurch es dann eher mit einer BPM-Suite vergleichbar ist. Wir haben schon die URL und Marke BPM|One für uns geschützt und planen, hier unseren erweiterten funktionalen und methodischen Ansatz zugänglich zu machen: Dass nämlich Unternehmen mit einem einzigen Unternehmensdaten-Modell alle Themenstellungen rund um Organisationsgestaltung und Unternehmenssteuerung mit unserem Ansatz bearbeiten können. Dieser einzigartige BPM-Lösungsansatz ist dem kompletten Life-Cycle angelehnt, verfügt aber auch über Schnittstellen zu Drittsystemen und erweiterten Funktionalitäten, die wir alle auch beratungsseitig unterstützen wollen.

Meine Herren, vielen Dank für das Gespräch.


Das Gespräch führte Volker Vorburg
Illustrationen: © Who is Danny /shutterstock.com

 

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