Prozesswissen: der Schlüssel zum Geschäftserfolg

Illustration: Absmeier, Kellepics

Wie intelligente Prozessautomatisierung Prozesswissen fördert.

 

Für moderne Unternehmen sind Daten zu Rohstoffen geworden. Es gibt inzwischen unzählige Anwendungen, mit denen Unternehmen Datenprofile erstellen, auf diese Daten zugreifen und sie für bessere Entscheidungen nutzen können. Trotzdem nutzen viele Unternehmen die Daten immer noch nicht effektiv oder in einer Weise, die zu betrieblichen Veränderungen führt.

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Daten, die Prozesse umgeben, sind ein gutes Beispiel für ungenutztes Geschäftswissen. Geschäftsprozesse bilden die Grundlage für die Arbeit jeder Organisation. Diese Prozesse sind jedoch oft veraltet (z. B. papierbasiert oder manuell), enthalten Engpässe oder funktionieren nicht so, wie sie sollten. Wenn Unternehmen mithilfe einer visuellen Prozesslandkarte mehr Wissen über ihre Prozesse gewinnen, können sie feststellen, welche Prozesse eine intelligente Prozessautomatisierung erfordern.

 

Wissen aufbauen

Um Wissen über ihre Prozesse aufzubauen, müssen Unternehmen zunächst dokumentieren, um welche Prozesse es sich handelt. Durch die Erstellung einer Liste von Prozessen erhalten Führungskräfte ein genaues Bild aller Abläufe im Unternehmen. Heutige Prozesserkennungstechnologie erledigt diesen ersten Schritt komplett automatisiert. So ist leicht zu erkennen, wie viele Prozesse manuell, papierbasiert oder bereits automatisiert sind.

Wenn eine große Anzahl von Prozessen automatisiert ist, ist dies ein Hinweis darauf, dass die Prozesse auf dem neuesten Stand sind. Wenn ein höherer Anteil papierbasiert ist – wenn Unternehmen zum Beispiel Dokumente wie Rechnungen und Mitarbeiterverträge auf Papier vorhalten und bearbeiten -, dann sollten Führungskräfte darüber nachdenken, diese Prozesse zu verfeinern, um den betrieblichen Erfolg zu steigern.

 

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA

»Prozessmapping ist eine effektive Methode zur visuellen Erfassung von Wissen über alle Prozesse. Dabei wird ein visuelles Bild jedes Prozesses in Form eines Diagramms erstellt, wobei herausgearbeitet wird, welche Schritte beteiligt sind, wer zu dem Prozess beiträgt und ob dies das beste Modell für jeden Prozess ist. Sie hilft auch dabei, Engpässe oder unnötige Schritte/Beteiligte innerhalb jedes Prozesses zu identifizieren.«

 

 

 

 

 

Prozessmapping als erster Schritt: Die Prozesslandkarte erstellen

Um eine Prozesslandkarte zu erstellen, empfiehlt es sich wie folgt vorzugehen:

 

Prozesse identifizieren: Als erstes braucht es eine Liste und Dokumentation, wie jeder einzelne Prozess abläuft, zum Beispiel, ob er papierbasiert oder manuell ist oder ob Technologie wie ein Projektmanagement- oder Datenautomatisierungs-Tool beteiligt sind.

 

Die richtigen Personen miteinbeziehen: Es ist wichtig, sich mit den am Prozess beteiligten Personen zusammen zu setzen – unabhängig davon, wie viele es sind – und den Prozess aus ihrer Sicht zu verstehen. Dies hilft bei der Aufdeckung von Engpässen, verbesserungswürdigen Bereichen, unnötigen Schritten etc.

 

Über die Inputs, Outputs und Schritte nachdenken: Hilfreich ist es, sich zunächst Gedanken über die Informationen zu machen, die für die Prozesslandkarte benötigt werden. Dazu gehören Dinge wie Inputs, Outputs, Personen, die zum Prozess beitragen, und die verschiedenen am Prozess beteiligten Einzelschritte.

 

Eine Prozesslandkarte erstellen und verbesserungswürdige Bereiche identifizieren: Sobald alle Informationen gesammelt sind, gilt es einen Prozess in seinem aktuellen Zustand abzubilden. Die gängige Methode dafür ist ein Diagramm zu zeichnen. Um die verbesserungswürdigen Bereiche zu identifizieren, helfen die folgenden zwei Fragen: Welche Teile des Prozesses müssen verfeinert werden? Wo gibt es Engpässe und Ineffizienzen?

 

Technologie einsetzen: Prozessabbildungssoftware kann helfen, eine effektive Prozessfindung einfacher zu gestalten. Die Technologie ermöglicht es Unternehmen, Prozesslandkarten schnell und gemeinschaftlich zu erstellen, Phasen nach und nach hinzuzufügen und auch intelligente Technologie zu nutzen, um potenzielle Redundanzen oder Möglichkeiten zur Verbesserung der Karte hervorzuheben.

 

Lösung erarbeiten und verfeinern:  Sobald Ineffizienzen innerhalb der Prozesse festgestellt worden, ist der nächste Schritt die Überlegung, wie der Prozess verbessert werden könnte. Ein Engpass lässt sich zum Beispiel durch einen zusätzlichen Schritt beheben. Ein langsam ablaufender oder manueller Prozess durch Datenautomatisierung effizienter gestalten. Ist eine erste Lösung für den Prozess gefunden, ist es wichtig diese weiter zu verfeinern.

 

Wie Prozessautomatisierung helfen kann

Durch die Verwendung einer Prozesslandkarte erhalten Unternehmen mehr Einblick in ihre Prozesse. Sie zeigt auch auf, wo Bedarf an Lösungen zur Prozessverbesserung besteht, wie beispielsweise der Einsatz von Datenautomatisierung oder Aufgabenmanagement-Tools. Hier gilt es, dass aus der Prozessaufnahme gewonnene Wissen zu nutzen, um herauszufinden, welches intelligente Prozessautomatisierungswerkzeug am besten zum Unternehmen passt.

Die Prozessautomatisierung kann auf diesem Wissen aufbauen, um eine Lösung zu finden. Sie führt zu schnelleren Abläufen, höhere Effizienz, einer geringere Fehlerquote und größere Transparenz. Zudem erhöht sie die Arbeitsmoral durch standardisierte Prozesse und führt zu weiteren Kosteneinsparung. Visuelle Prozessabbildungssoftware ist der erste Schritt zur intelligenten Prozessautomatisierung. Sie fördert die unternehmensweite Zusammenarbeit, erhöht die Verantwortlichkeit und hilft herauszufinden, wie sich Unternehmensprozesse am besten verfeinern lassen. Unternehmen sollten die Punkte in ihren Abläufen mit Prozessmapping, Prozesserkennung und intelligenter Prozessautomatisierung verbinden.

Dann profitieren sie am effektivsten von standardisierten, nachvollziehbaren Abläufen und den Kosteneinsparungen durch die Automatisierung.

 

Weitere Informationen: https://www.nintex.de