Ratgeber Wertstromanalyse: Wie kann ich ineffektive Prozessabläufe verhindern?

Illustration: Absmeier, Kanenori

Gerade in kleinen und mittelständischen Firmen sind ineffektive Prozessabläufe definitiv ein Punkt, an dem viel Energie verloren geht und an dem hohen Kosten entstehen können. Es besteht die Möglichkeit, eine Analyse zu machen und folglich solche ineffektiven Prozessabläufe zu verhindern und definitiv deutlich zu reduzieren. Die sogenannte Wertstromanalyse hilft dabei, entsprechende Prozesse zu identifizieren und letztendlich eine passende Lösung für sie bzw. eine Transformation zu starten.

Die Wertstromanalyse heißt im englischen auch Value Stream Mapping, in der Kurzform VSM. Sie kommt aus einem Bereich, in dem sehr viel Wert auf das schlanke Management gelegt wird. Vor alle, wenn es um Prozesse geht und um komplette Abfolgen in Firmen, kann oftmals vieles verbessert werden. Mit Hilfe der Analyse sollen die entsprechenden Punkte zunächst aufgezeigt werden.

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Ziel der Wertstromanalyse ist es, zu erkennen, mit welchen Prozessen in einem Unternehmen ein Wert erzeugt wird. In einem zweiten Schritt ist es dann relevant zu verstehen, wie der Aufwand zur Wertgenerierung reduziert, oder anders gesagt im Sinne der Wertgenerierung optimiert wird. Wer die Value Stream Mapping Analyse erfolgreich vollzogen hat wird im Idealfall eine Menge an Prozessen identifiziert haben, die bearbeitet werden können. Die Analysen dieser Art können intern von den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, oder von externen Profis vollzogen werden. Letzteres hat den großen Vorteil, dass die Profis z.B. nicht betriebsblind sind, sondern mit einem anderen Mindset in die Firmen gehen und entsprechende Analysen anders vollziehen können.

 

Welche Folgen können aus einer Wertstromanalyse abgeleitet werden?

Ziel einer solchen Analyse ist es, Prozesse in einer Firma zu optimieren. Je nach Business-Segment können dies verschiedene Prozesse sein. Firmen, die Produkte herstellen und vertreiben können zum Beispiel als Ziel haben, dass sie ihre Produktion beschleunigen, oder z.B. weniger Energie verbrauchen. Ebenfalls kann es ein Ziel sein, dass die Waren weniger stark gelagert werden müssen, so dass weniger Fläche gebraucht wird, um die Waren zu lagern.

 

Verbesserung in der Prozessgeschwindigkeit

Im Bereich der Kennzahlen kann mit Hilfe entsprechender Analysen auch aufgedeckt werden, wo das Potenzial für Verbesserungen vorhanden ist. Grundsätzlich ist es im Bereich der Kommunikation oftmals möglich, dass Dinge schlanker und besser gestaltet werden können. Vor allem in der Geschwindigkeit der Prozesse kann oftmals etwas deutlich verbessert werden. Die Erfassung von Aufträgen bis hin zur Umsetzung und zum konkreten Produkt sind definitiv Punkte die von Wichtigkeit sind und die in vielen Firmen verbessert werden können.

 

Kommunikationstrainer können den Informationsfluss in Firmen verbessern

Der Fluss von Informationen ist ein Thema, dass in vielen Firmen nicht ideal angegangen wird. Oftmals findet der Fluss von Informationen nur in eine Richtung statt, was natürlich weniger gut ist. Gleichzeitig werden wichtige oder relevante Personen manchmal gar nicht informiert und es finden sich viele Informationen nur schlecht wieder. Generell ist es ratsam, dass hier mit Kommunikationsexperten gearbeitet wird, die wirklich etwas von der Materie verstehen und die genau wissen, wie Kommunikation in einem Team funktioniert.

Im Bereich der Kommunikation ist es auch möglich, dass die Kundenorientierung verbessert wird. Das heißt konkret natürlich auch, dass Kunden z.B. anders und intensiver betreut werden. Somit kann die Erfolgsquote verbessert werden und gleichzeitig können Aufträge z.B. besser gestaltet werden, was einen großen Vorteil haben kann.

 

IT-Firmen: Welche Herausforderungen müssen künftig gemeistert werde?

Der Markt für IT-Experten ist begehrt. Fachkräfte und Menschen, die eine gewisse Qualifikation haben sind sehr gefragt. Immer mehr Firmen kommen auf die Idee, die komplette IT nicht selbst mit eigenen Experten zu steuern, sondern zum Beispiel mit externen Kräften managen zu lassen. IT-Prozesse können mitunter komplett über dritte geregelt und gesteuert werden. Über Service Hubs, die auf der gesamten Welt sind, können standardisierte Dinge wie z.B. der IT-Support ausgelagert werden.

Ebenfalls ist es möglich, dass der Support von Applikationen ausgelagert werden kann. Das bedeutet, dass die Server Betreuung und vieles mehr nicht mehr inhouse erledigt werden muss, sondern extern durch andere Kräfte erledigt werden kann. In der Praxis meint dies, dass die eigenen Ressourcen für andere Tätigkeiten verwendet werden können.

Mit Hilfe einer Wertstromanalyse kann innerhalb der IT definitiv festgestellt werden, welche Ressourcen für welche Prozesse notwendig sind und welche Prozesse wirklich inhouse erledigt werden müssen. Es gibt gerade in der klassischen IT viele Prozesse, die auch extern erledigt werden können, bzw. die von externen Firmen erledigt werden können. Generell ist es ratsam, dass darauf geachtet wird, dass die richtigen Provider im Segment der IT identifiziert werden, die auch wirklich einen entsprechenden Mehrwert bieten können. Auf eine Sicht von mehreren Jahren dürften gerade in der IT immer wieder Prozesse ausgelagert werden und somit im Sinne von Lean Management extern erledigt werden.