Illustration: Absmeier storyset
Eine neue Generation von Workflow Automation Tools zielt auf die – zumindest teilweise – Automatisierung bislang manueller, dokumentenzentrierter Prozesse mit dem Ziel, mehr Effizienz, Transparenz und Compliance zu erreichen. Doch was sind die konkreten Vorteile und wie sollte man die Umsetzung angehen?
In der heutigen Geschäftswelt bewegen sich die Dinge schneller als je zuvor. Unternehmen müssen immer mehr Informationen verwalten und schützen. Die eigene Schnelligkeit und Effizienz sind maßgeblich dafür, mit der immer höheren Geschwindigkeit von Transaktionen und der stetig wachsenden Erwartungshaltung von Kunden und Geschäftspartnern Schritt zu halten. Die alte Geschäftsweisheit, dass die Schnellen die Langsamen fressen, ist gültig wie nie.
Viele Unternehmen verlassen sich jedoch noch immer auf alte Methoden im Umgang mit der täglich auf sie einprasselnden Informationsflut. Mehrstufige, manuelle Prozesse, in denen mühsam Daten zusammengetragen, immer wieder die gleichen Vorlagen ausgefüllt und an weitere Personen zur Freigabe oder Genehmigung versandt werden, sind nicht mehr zeitgemäß. Mit ihnen können Unternehmen das Rennen nicht gewinnen. Stattdessen sollten sie Lösungen nutzen, die es ihnen ermöglichen, ihre Effizienz zu verbessern und die Prozessgeschwindigkeit zu steigern. Die gewonnene Produktivität sichert oder steigert die Margen und sorgt für Vorsprung im Wettbewerb.
Ein erhebliches Potenzial für derartige Verbesserungen bietet sich für viele Unternehmen mit der Automatisierung dokumentenzentrierter Arbeitsabläufe mit Workflow Automation Tools. Dabei fokussiert sich moderne Workflow Automation nicht auf die vollständige Automatisierung von Prozessen. Vielmehr werden sich die meisten Prozesse in der Realität – auch mithilfe künstlicher Intelligenz – nicht vollständig oder zumindest nicht in allen Sonderfällen automatisieren lassen.
Durch die einhergehende Optimierung und Eliminierung manueller Schritte in der täglichen Arbeit sorgt die Automatisierung jedoch für nennenswerte Rationalisierungserfolge, willkommene Effizienzgewinne oder höhere Durchsatzraten. Zugleich ermöglicht die Automatisierung einen Ablauf nach vordefinierten Schritten und sichert so Prozesstreue sowie die konsistente Einhaltung vorgegebener Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Sie entlastet die Mitarbeitenden von manuellen und wenig sinnstiftenden Routineaufgaben und trägt dazu bei, dass Prozesse einfacher zu befolgen und wiederholbar sind.
Die Ziele und Vorteile von Workflow Automation lassen sich in vier große Blöcke unterteilen:
- Gesteigerte Produktivität
Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden Mitarbeitende automatisch durch den Prozess geführt. Sie müssen sich nun nicht mehr daran erinnern, was als Nächstes kommt, andere Mitarbeitende kontaktieren oder in Arbeitsanweisungen nachlesen. Auch können alle notwenigen Informationen für die Bearbeitung proaktiv vom System bereitgestellt werden, damit die zeitaufreibende Suche nach Informationen entfällt.
Wenn Mitarbeitende beispielsweise ein neues Kundenprojekt beginnen, kann die Workflow-Automatisierung automatisch den Hintergrundkontext liefern, das Projekt systemseitig einrichten und alle Vorlagen für Arbeits- und Ergebnisdokumente vorausgefüllt anlegen. Ebenso kann die Workflow-Automatisierung bei der Fertigstellung der einzelner Ergebnisdokumente sicherstellen, dass alle erforderlichen Überprüfungen und Genehmigungen abgeschlossen sind, bevor das Endergebnis an den Kunden freigegeben wird.
- Weniger Fehlerquellen
Mit der Workflow-Automatisierung können bestehende Prozesse so eingerichtet werden, dass sie intuitiv befolgt werden können. Damit wird die Arbeit pünktlich erledigt und werden Informationen proaktiv an das entsprechende Ziel geliefert. Die richtigen Arbeits- und Genehmigungsschritte sowie Kontrollen und Sicherheitsmaßnahmen werden ebenso automatisch angestoßen wie die korrekte Dokumentation und Ablage des Prozesses sowie der dazugehörigen Dokumente.
Damit werden viele Fehlerquellen und Prozessunterbrechungen vermieden und auch ungeübte Mitarbeitende müssen weniger fürchten, Fehler zu machen oder den Prozess durch Rückfragen aufzuhalten.
- Sichere Compliance mit Vorgaben und Auflagen
Das nachvollziehbare Management von Informationen ist ein wichtiger Bestandteil von Compliance-Auflagen – insbesondere in stark regulierten Branchen. Moderne Workflow-Automatisierung kann automatisch dafür sorgen, dass Richtlinien durchgesetzt, Dokumente gesichert und Dateien so erstellt, verwendet und aufbewahrt werden, dass es den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Workflow Automation kann dazu beitragen, dass Projekte alle erforderlichen Schritte ordnungsgemäß durchlaufen und alle Regeln befolgt werden, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehört beispielsweise sicherzustellen, dass nur ausgewählte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben.
- Nachvollziehbarkeit und Auditing
Mit moderner Workflow-Automatisierung wird die Arbeit an und mit Dokumenten transparent und nachvollziehbar. Jeder Zugriff und Schritt wird automatisch mit einem Datums- und Zeitstempel dokumentiert und automatisiert eine Versionshistorie sowie ein Verlauf gepflegt. Damit herrscht jederzeit nachvollziehbare Transparenz darüber, was wann mit einer Information passiert ist und wer Zugriff auf sie hatte. Das automatisierte Tracking erleichtert in Audits den Nachweis, dass Vorgaben und Richtlinien eingehalten und ein vorgeschriebener Prozess befolgt wurden. So kann beispielsweise ein ISO-konformes Unternehmen, das Workflows in einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) implementiert hat, nachweisen, dass es vorbeugende und Korrekturmaßnahmen ordnungsgemäß bearbeitet.
Wie mit moderner Workflow-Automatisierung beginnen?
Wenn Sie neu in das Thema Workflow-Automatisierung einsteigen, ist es ratsam, zunächst klein und pragmatisch anzufangen und dann zu wachsen. Beginnen Sie mit einem Prozess, dessen Automatisierung nicht allzu komplex ist. Nutzen Sie diesen Piloten als Mittel zur Validierung der gewählten Softwarelösung, für einen einfachen Einstieg ins Change Management und um zu lernen, wie Sie die Automatisierung in Ihrem Unternehmen am besten umsetzen.
Wählen Sie für den Start einen Prozess, der nicht unternehmenskritisch ist. Sollte es Probleme oder Verzögerungen bei der Implementierung geben, sind die Auswirkungen minimal. Ein Prozess, der im Hinblick auf die Organisation begrenzt ist (das heißt ein abteilungsspezifischer Prozess und nicht unternehmensweit), ist oft ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie mit einem Prozess beginnen, der nur einen begrenzten Umfang hat, können Sie ihn in einer kleineren Gruppe effizienter testen und iterieren, um schnell ein verwertbares Feedback zu erhalten.
Wenn Sie klein anfangen, können Sie Ihre Ziele für die Implementierung einer automatisierten Lösung besser verstehen und definieren, so dass Sie sicherstellen können, dass die Automatisierung die Prozesse im Laufe der Zeit verbessert und den gewünschten Nutzen bringt. Sobald Sie die Automatisierung unkritischer Prozesse gemeistert haben, ist es einfacher, darauf aufzubauend komplexere Lösungen zu automatisieren.
Die größte Hürde bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen ist in der Regel die Tatsache, dass die Mitarbeitenden so sehr daran gewöhnt sind, Informationen manuell zu bearbeiten, abzulegen und zu genehmigen, dass sie diese Vorgänge zu einem wichtigen Teil ihrer Arbeit gemacht haben. Hier muss ein Bewusstseinswandel angestoßen werden, damit die Mitarbeitenden diesen manuellen Umgang mit Dokumenten als das ansehen, was er in Wirklichkeit ist: lästige Routinearbeit.
Wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Strategie ist es daher, mit den Mitarbeitenden zu besprechen, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen ihnen dabei helfen kann, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, statt endlose Zyklen mit unnötiger manueller Arbeit zu verbringen. Nicht die Technik, sondern die Menschen im Prozess bleiben das größte Hindernis für den Erfolg, wenn sie nicht von Anfang an den potenziellen Wert der Automatisierung erläutert bekommen und diese annehmen.
Angesichts des massiven Anstiegs der Datenmengen, die Unternehmen aus unzähligen Datenquellen erzeugen, verarbeiten und sammeln, kann moderne Workflow Automation Unternehmen in die Lage versetzen, mit den sich ständig verändernden Umgebungen Schritt zu halten. Wenn man klein anfängt und den Mitarbeitenden die Vorteile im Vorfeld kommuniziert, kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen die Effizienz, die Produktivität und die Einhaltung von Vorschriften steigern – aber nur, wenn sie gut geplant ist.
Quelle: M-Files
Antti Nivala, CEO und Gründer von M-Files