Workspace 4.0 für den Mittelstand – So gelingt die sichere Kollaboration in der Cloud

Digitale Lösungen gehören mittlerweile selbst bei vielen Mittelständlern zum Alltag – ob in der Produktion oder in der Verwaltung. Dennoch tun sich längst nicht alle leicht damit, wenn es darum geht, vernetzte Strukturen für eine bessere Zusammenarbeit zu implementieren. Obwohl die Vorteile überwiegen, scheinen Sicherheitsbedenken und Aufwand weiterhin zu groß. Doch es gibt Licht am Ende des Tunnels.

Das Thema Arbeitswelt 4.0 gewinnt auch im Mittelstand immer stärker an Bedeutung. Folgerichtig wächst in diesem Kontext auch der Bedarf an sicheren und leistungsfähigen Cloud-Kollaborationslösungen kontinuierlich. Die Gründe hierfür sind genauso vielfältig wie der wachsende Markt an Cloud-Angeboten. Doch worauf kommt es eigentlich an, wenn es um das sichere Arbeiten in der Cloud geht? Fakt ist: Cloud-Anwendungen sind gerade für mittelständische Unternehmen ein unumgänglicher Bestandteil für den langfristigen Erfolg. Denn sie können Lösungen bieten für Herausforderungen wie die fortschreitende Digitalisierung, den zunehmenden Austausch auf globaler Ebene sowie den demografischen Wandel. 

Darüber hinaus verändert sich auch die Art der Arbeitsplatzgestaltung und in der Folge die Zusammenarbeit im Allgemeinen. Vor dem Hintergrund all dieser Trends müssen Unternehmen flexibel agieren und sich für Konzepte wie einen Workspace 4.0 öffnen. Ganz konkret bedeutet das, Mitarbeitern Home-Office-Lösungen anzubieten, mobiles Arbeiten zu ermöglichen und die Zusammenarbeit über klassische Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg zu vereinfachen. Das gilt für die Arbeit an einfachen Dokumenten wie für die Zusammenarbeit an größeren Projekten gleichermaßen. Deswegen müssen Anwendungen sowohl funktional den Anforderungen genügen als auch jederzeit verfügbar sein – und vor allem sicher. Insbesondere Angebote wie mobiles Arbeiten und Home Office sind in Zeiten von Fachkräftemangel und der Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein entscheidendes Kriterium, gerade dann, wenn der Arbeitsort nicht unbedingt attraktiv gelegen ist. Klassische Hidden Champions haben ihre Zentrale schließlich nur selten in der Nähe urbaner Hotspots. 

Zusammenarbeit über klassische Grenzen hinweg. Doch selbst wenn Unternehmen all diese Punkte berücksichtigen, die notwendigen Strukturen schaffen und sich eine Fachkraft für die Mitarbeit entscheidet, bleibt immer noch die Frage, was kollaboratives Arbeiten überhaupt ausmacht? Der Begriff Arbeit 4.0 ist für die meisten Mittelständler Stand heute immer noch sehr schwammig und inhaltsleer. Der Blick auf die Vorteile flexibler, digitaler Arbeitslösungen ist daher besonders lohnenswert. Arbeit 4.0 bedeutet, dass Mitarbeiter auf der ganzen Welt schnell und einfach auf Daten zugreifen, sie teilen und gemeinsam bearbeiten können – und das dank zentraler, cloudbasierter Wissensdatenbank zu jeder Zeit und ortsunabhängig. Die Kommunikation erfolgt dabei selbstverständlich verschlüsselt. Das ermöglicht einen optimalen Austausch von Informationen nach innen wie nach außen und sorgt dafür, dass stets alle auf dem gleichen Wissenstand sind und die relevanten Punkte im Blick haben. Die Vorteile liegen für Mitarbeiter und Arbeitgeber gleichermaßen auf der Hand: Mehr Freiräume für die eigene Arbeitszeitgestaltung auch in Hinblick auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf führen zu mehr Leistungsfähigkeit und Motivation. Zusätzlich lässt sich Arbeit besser planen und einteilen und somit ein besseres Projektmanagement umsetzen. Auf der anderen Seite sorgen implementierbare Zugriffsprotokolle für mehr Transparenz und Sicherheit auf allen Seiten.

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Vorsicht vor Backdoors in der Wolke. Die Vorteile einer digitalen Arbeit 4.0 klingen fast zu schön, um wahr zu sein. Kommen sie doch mit einem großen Potenzial daher, die Arbeitswelt nachhaltig zu verändern und Unternehmen zu rüsten für gegenwärtige und zukünftige Herausforderungen. Auf den ersten Blick verwundert daher die nach wie vor verbreitete Cloud-Skepsis im Mittelstand. Doch die Hemmnisse sind schnell ausgemacht und drehen sich im Großen und Ganzen um die Frage: Welche technischen Voraussetzungen hinsichtlich Sicherheit und Verfügbarkeit muss eine geeignete Lösung mitbringen? Und welche Funktionen sollte sie unterstützen? Ein wichtiger Punkt, der in Security-Diskussionen immer wieder zum Tragen kommt, ist der Standort der Infrastruktur, sprich der Server. In Zeiten von DSGVO, Datenmonetarisierung und Spionage-Affären raten Experten hier einstimmig darauf zu achten, dass die Server ausnahmslos in Deutschland stehen. Der berühmte Blick ins Kleingedruckte kann hier vor dem bösen Erwachen schützen. Denn auch in der Cloud halten sich manche Anbieter die berühmten Hintertürchen etwa für den Zugriff auf Kundendaten offen. Cloud-Experten raten daher auf Lösungen zu setzen, die konsequent auf eine Client-seitige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, beziehungsweise das Zero-Knowledge-Prinzip setzen. Denn nur so verbleibt die Datenhoheit wirklich in den Händen der Kunden. Nicht einmal die Administratoren des Anbieters können auf den Code-Schlüssel zugreifen. Lösungen wie von luckycloud setzen zudem auf Open-Source-Software und lassen grundsätzlich keine Backdoors zu. Weitere Pluspunkte: Der Funktionsumfang ist sowohl online als auch offline voll verfügbar, Lese- und Schreiberechte lassen sich ganz einfach in der Rechteverwaltung einstellen und dank eines übersichtlichen Administrations-Dashboards verliert der Nutzer niemals den Überblick. Durch die flexible Benutzerverwaltung und Datenorganisation sind Arbeitgeber beziehungsweise Administratoren in der Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren – und zwar unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter im selben Firmengebäude, im Home Office in Deutschland oder am anderen Ende der Welt arbeitet. Hält sich ein Unternehmen dann noch an die Empfehlungen hinsichtlich lokaler Backups, gehören halbe Sachen in puncto Funktionen und Sicherheit der Vergangenheit an. Denn dann ist es möglich Daten, Kontakte, E-Mails, Adressbücher und Termine sicher abzuspeichern und zu verwalten – ganz gleich ob via Cloud, Hybrid-Cloud oder NAS-Synchronisation.

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Sichere Workspace-4.0-Lösungen – Die Mindestanforderungen

  • Deutscher Serverstandort (Keine Datenverarbeitung in Drittländern)
  • Eigene hochverfügbare/ausfallsichere IT-Infrastruktur (Keine gemietete)
  • Zero-Knowledge-Prinzip
  • Einsatz von Open-Source-Software
  • Plattformübergreifende Clients und Apps
  • Gute Synchronisationsfeatures – möglichst mit Delta-Sync-Algorithmus
  • Clientseitige Verschlüsselung – Schlüsselhoheit liegt beim Nutzer

 

Multitalent Workspace 4.0. Die Vorteile eines Workspace 4.0 sind klar: Er verbessert die Zusammenarbeit in digitaler Form, nutzt Synergien und schafft mehr Effizienz. Im Ergebnis bietet er auch im »War for Talents« einen klaren Wettbewerbsvorteil, da er Flexibilitäten im System zu Gunsten der Mitarbeiter erzeugt. So winken am Ende des Tages nicht nur bessere operative Ergebnisse, sondern auch eine ganz neue Art der Zusammenarbeit – mit einer motivierteren und leistungsfähigeren Belegschaft. Die technischen Möglichkeiten, um all dies sicher und transparent umzusetzen, sind längst vorhanden. Das zeigen Lösungen wie luckycloud, die absolute Sicherheit für globale, digitale Arbeitsstrukturen gewährleisten und gleichzeitig alle Funktionen mitbringen, die es für eine effiziente Zusammenarbeit bedarf.

 


Luc Mader,
CEO und Geschäftsführer
von luckycloud
www.luckycloud.de

 

 

Illustrationen: © majivecka, 42pixels/shutterstock.com; Luckycloud

 

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