Neue Arbeitsplatzmodelle – Das intelligente Büro erleichtert flexibles Arbeiten

Um sich für die digitale Zukunft aufzustellen, ist neben einer agilen Unternehmenskultur, geeigneten Prozessen und Werkzeugen auch eine Arbeitsumgebung nötig, welche die Mitarbeiter bestmöglich unterstützt. Moderne Büros bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, je nach Bedürfnis verschiedene Arten von Arbeitsplätzen aufzusuchen – je nachdem, ob konzentriertes, kreatives oder kollaboratives Arbeiten im Vordergrund steht. Um freie Plätze der gewünschten Art schnell aufzufinden, hilft ein intelligentes Assistenzsystem wie CS Smart Workspace.

Mit modernen Technologien lässt sich die Arbeitseffizienz um bis zu 50 Prozent steigern. Das zeigt die Deutsche Social Collaboration Studie 2019 von der Technischen Universität Darmstadt in Zusammenarbeit mit Campana & Schott [1]. Um diesen Effekt zu erreichen, müssen Unternehmen ihren Arbeitnehmern eine geeignete IT-Infrastruktur, Cloud-basierte Anwendungen und flexible Endgeräte bereitstellen. Zusätzlich trägt die räumliche Arbeitsumgebung neben gesteigertem Wohlbefinden auch zur Effizienzsteigerung bei, wenn die Mitarbeiter je nach aktuellem Bedarf den optimalen Arbeitsplatz wählen können. Dann ziehen sie sich zum Beispiel für konzentriertes Arbeiten in Stillarbeitszonen zurück, nutzen Playrooms für kreative Prozesse oder arbeiten in klassischen Meetingräumen gemeinsam im Team. 

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Ein intelligentes Assistenzsystem hilft den Mitarbeitern dabei, sich in den Bürogebäuden zurechtzufinden. Dazu zählt vor allem das einfache Auffinden von bedarfsgerechten Arbeitsplätzen auf großen, nicht überschaubaren Flächen, in mehrstöckigen oder komplexen Gebäuden. Das Smart Workspace nutzt Sensorik, die als »Sinnesorgan des Gebäudes« dient. Es erfasst den aktuellen Belegungszustand von Arbeitsplätzen oder -räumen in Echtzeit und aggregiert die Informationen im zentralen Steuerungssystem. 

Das System zur Raumbuchung lässt sich beispielsweise via Office 365 nahtlos in den digitalen Arbeitsplatz der Unternehmen integrieren. Der Mitarbeiter kann sich somit freie Plätze in einem Floorplan auf seinem Smartphone anzeigen lassen oder mit einem Bot kommunizieren, der einen passenden Meetingraum zur Buchung vorschlägt. Darüberhinaus liefert es Auswertungen, die zur weiteren Optimierung der Bürofläche herangezogen werden können. Dadurch lässt sich validieren, ob ausreichend und passend dimensionierte Meetingräume zur Verfügung stehen oder ob angemietete Stockwerke gar nicht nötig sind. Anhand der Informationen können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und etwa an Standorten mit hohen Quadratmeterpreisen spürbar Mietkosten senken. 

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Einfache Raumbuchung per Bot. Ein digitaler Assistent (Bot) sorgt im System dafür, dass die für bestimmte Tätigkeiten eingerichteten Räume nicht unnötig als belegt angezeigt werden. Stellt er fest, dass ein Raum gebucht ist, sich aber niemand darin befindet, fragt er den Organisator des Meetings, ob dieser den Raum noch benötigt und gibt ihn gegebenenfalls frei. Auch die Verlängerung einer Raumbuchung ist über den Bot möglich. So fragt dieser kurz vor Ende eines laufenden Meetings, ob die Raumreservierung verlängert werden soll. Ist der Raum durch einen folgenden Termin belegt, schlägt er auf Grundlage der Anzahl der anwesenden Personen einen passenden freien Raum vor. Zudem können Mitarbeiter den Bot einfach nach freien Räumen und Arbeitsplätzen fragen. 

Ein digitales Türschild vor dem Raum zeigt an, ob dieser gerade gebucht ist und ob sich Personen darin befinden. Für spontane Meetings oder konzentrierte Tätigkeiten kann am Bildschirm auch direkt eine Raumbuchung erfolgen. Die digitalen Türschilder bieten darüber hinaus die Möglichkeit, sich über den Belegungsstatus von Räumen und Sitzplätzen im gesamten Gebäude oder Stockwerk zu informieren, Feedback zum Raum abzugeben oder Tickets für Reparaturen zu erstellen.

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Schnell zum freien Arbeitsplatz. Das System prüft kontinuierlich den aktuellen Status der Arbeitsplätze und veröffentlicht diesen über eine Microsoft-Teams-App oder Web-App. So kann sich jeder Mitarbeiter schon bei der Anreise ins Büro auf seinem Smartphone darüber informieren, wo im Gebäude gerade Sitzplätze frei sind. Mit Hilfe von Augmented Reality navigiert der Benutzer in großen Gebäuden über eine App zu seinem Zielort. Die Suche nach einem freien Arbeitsplatz wird damit deutlich effizienter.

Das Assistenzsystem lässt sich um Machine-Learning-Algorithmen ergänzen. Dies ermöglicht Vorhersagen zur Platzauslastung für bestimmte Uhrzeiten und Tage. Ein Bot ist dadurch in der Lage, einen Benutzer aktiv auf eine wahrscheinliche hohe Auslastung hinzuweisen und eine alternative Ankunftszeit oder die Arbeit im Home Office zu empfehlen. 

Durch die Integration in den digitalen Arbeitsplatz kennt das System außerdem die Termine aller Mitarbeiter und kann auf dieser Basis jeweils optimale Sitzplätze, zum Beispiel in der Nähe des an einem Tag oft besuchten Meetingraums vorschlagen. Mit Erlaubnis des Mitarbeiters lokalisiert ihn das System und ein Algorithmus schlägt seinen Teamkollegen freie Arbeitsplätze in der Nähe vor. 

Fazit. Ein intelligentes System zur Unterstützung neuer Arbeitsplatzmodelle:

  • Ermöglicht Mitarbeitern, auf einen Blick bedarfsgerechte, freie Plätze zu finden – mithilfe eines Floorplans und Informationen zur Echtzeitbelegung.
  • Gibt gebuchte Räume, die nicht belegt sind, über einen digitalen Assistenten (Bot) zur Buchung frei. 
  • Liefert Informationen über die Verwendung des aktuellen Raumangebots und bildet damit die Grundlage für zu-
    künftige Anpassungen.

Damit gehört gerade in großen Bürogebäuden die zeitaufwändige und nervenaufreibende Suche nach einem freien Platz oder Raum der Vergangenheit an. Entsprechend lassen sich mit einem zentralen Steuerungssystem neue Arbeitsplatzumgebungen so einführen, dass sie die Flexibilität und Effizienz der Mitarbeiter wirklich erhöhen.


Bastian Emondts,
Co-Lead Business Area Future Operations
bei Campana & Schott

 

 

[1] www.collaboration-studie.de/

 

Illustration: © PAIArtist /shutterstock.com

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