Leitfaden zur Einführung einer CPQ-Lösung

Die Vorläufer von Configure-Price-Quote (CPQ)-Lösungen waren einfache Produktkonfiguratoren, bei denen Kunden und Verkäufer per Software durch den Produktauswahlprozess geführt wurden. Heutige Angebote gehen weit darüber hinaus. Sie automatisieren und steuern die komplexen Prozesse rund um eine variantenreiche und komplexe Produktkonfiguration, Preisgestaltung und Angebotserstellung. Unternehmen sparen damit viel Zeit und Geld. FPX erläutert in einem Leitfaden organisatorische und technische Meilensteine für die erfolgreiche Einführung einer CPQ-Lösung.

Eine CPQ-Lösung schließt die Lücke zwischen Vertrieb und Produktion. Aus einer komplexen und umfangreichen Ausschreibung eines Kunden in Branchen wie beispielsweise Automobilbau, Energie und Versorgung, High-Tech-Fertigung, Luft- und Raumfahrt oder Medizintechnik entsteht ein Angebot, das zu einem Auftrag inklusiver detaillierter Produktionsdaten führt. Eine regelbasierte und automatisch arbeitende CPQ-Lösung verzahnt Produktkonfiguration, Preiskalkulation und Angebotserstellung. Sie verkürzt den bisher äußerst aufwendigen, manuellen Prozess bei der Erstellung eines variantenreichen Angebots von einigen Wochen auf wenige Tage oder Stunden. Der Vorteil für Unternehmen: Sie können ihre Vertriebsprozesse grundlegend modernisieren und optimieren. FPX [1] hat in einem Leitfaden vier Meilensteine bei der Realisierung eines CPQ-Projekts zusammengestellt.

 

  1. Strategische Ziele vorgeben.

Die Einführung einer CPQ-Lösung ist kein reines IT-Projekt. Bevor es an die Auswahl der geeigneten Software geht, sollte die Geschäftsführung zusammen mit den Fachbereichen die Ziele und Umsetzungsstrategien klären. Denn letztlich steht damit eine Neuausrichtung und vollständige Digitalisierung des gesamten Vertriebs auf der Tagesordnung. Dabei müssen grundsätzliche Fragen beantwortet und Ziele definiert werden: Sollen nur die eigenen Mitarbeiter damit arbeiten oder sollen auch Vertriebspartner und die wichtigsten Kunden einen Zugriff erhalten? In der Anfangsphase sollen beispielsweise rund 90 Prozent des gesamten Auftragsvolumens digitalisiert abgewickelt werden. Die Abschlussraten bei Angeboten sollen auf 30 Prozent gesteigert und der Aufwand und die Kosten des Vertriebsprozesses um 50 Prozent reduziert werden.

 

  1. Prozesse und Konfigurationsmöglichkeiten festlegen.

Im nächsten Schritt gilt es das Produkt-, Prozess- und Methodenkonzept festzulegen. Dazu bedarf es einer Bestandsaufnahme der Produkt- und Servicestruktur des Unternehmens. Auf die einzelnen Baugruppen und Elemente, aus denen sich die Produkte und Services zusammensetzen, greifen neben dem Vertrieb auch die Beschaffung, Produktion, Logistik und die Finanzen zu. Durch die Konfigurationsmöglichkeiten sind die organisatorischen Regeln für das Lösungsangebot, abhängig vom Lebenslauf eines Produkts von der Entwicklung über Herstellung und die zugehörigen Services bis zur Entsorgung, vorgegeben.

 

  1. Das Konfigurationsmodell und das Regelwerk aufbauen.

Der Umfang und die Tiefe des Konfigurationsmodells sind abhängig von der Produkt- und der Kundenstruktur eines Unternehmens. Unternehmen sollten darüber hinaus ermitteln, wie oft pro Monat oder pro Quartal komplexe Anfragen eingehen, aus denen Angebote generiert und mit welcher Erfolgsquote abgeschlossen werden. Wichtig ist darüber hinaus, den Komplexitätsgrad der eigenen Produkte und Services sowie die Produktstabilität und Änderungsraten zu kennen. Erst auf Basis dieser Fakten und der Erfassung der bisher angewandten Geschäftsregeln – die möglicherweise angepasst werden müssen – können Unternehmen effiziente Konfigurationsmodelle entwickeln. Die Komplexität des Produktkonfigurators lässt sich durch den geeigneten Aufbau des Regelwerks reduzieren.

 

  1. Die IT-Architektur und Schnittstellen zu den Datenquellen einrichten.

Wichtig ist schließlich ein Verständnis der funktionalen Aufgaben einer CPQ-Lösung und der benötigten Schnittstellen zu den beteiligten Softwaresystemen, angefangen von CRM über ERP bis hin zu CAD, PLM (Product Lifecycle Management) und PIM (Product Information Management). Da in vielen Unternehmen meist mehr als eine CRM- und ERP-Lösung zum Einsatz kommt, sollte bei der Produktauswahl auf die Plattformunabhängigkeit der CPQ-Software geachtet werden. Um eine hohe Flexibilität zu erzielen, sollten daher Schnittstellen beispielsweise zu SAP Cloud for Customer (C4C), SAP Hybris, Salesforce sowie zu Standard-Applikationen von IBM, Microsoft und Oracle vorhanden sein.

 

»Die Einführung einer CPQ-Lösung ist ein strategisches Projekt, das für ein Unternehmen organisatorische und technische Änderungen bedeutet. Im direkten Kontakt mit einem Kunden muss die CPQ-Anwendung dessen individuellen und in der Regel hochkomplexen Anforderungen an eine neue Maschine, ein Transportfahrzeug oder einen Service korrekt abbilden«, sagt Frank Schoutissen, Managing Director International Operations and Senior Vice President Channels bei FPX in München. »Die automatisch im Hintergrund agierende CPQ-Lösung wird die Vertriebsprozesse über alle Kanäle hinweg massiv beschleunigen. Ein realistisches Ziel bei der Einführung ist es, den Aufwand und die Kosten bei der Angebots- und Auftragsbearbeitung um mehr als 50 Prozent zu reduzieren. Sehr viele Anwender der CPQ-Software von FPX haben dies auch erreicht.«

 

[1] FPX (https://www.fpx.com/), der größte unabhängige Softwarehersteller, der sich ausschließlich auf CPQ-Lösungen im B2B-Bereich konzentriert.

 

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