Jason Morio
Da unsere Arbeitsumgebung immer komplexer wird, wird auch der Druck auf Teams immer größer, trotz kleiner Budgets und wenig Zeit gute Ergebnisse zu liefern. Moderne Technologien haben durchaus das Potenzial, diesen Missstand zu verändern.
Sie verbessern die Kommunikation, verschlanken Prozesse und unterstützen so die Mitarbeiter effizienter zu sein. Deshalb ist es keine wirkliche Überraschung, dass Projektmanager und Teams immer öfter auf Technologien setzen, die ihnen versprechen, ihre Ziele leichter zu erreichen. Auf der anderen Hand kann aber der Einsatz von immer mehr Apps zu einer unnötigen Komplexität führen – schlimmstenfalls sogar zu einer solchen Verunsicherung, dass ein Team es schlussendlich sogar ablehnt, mit modernen Technologien zu arbeiten. Wie kann man also die Hindernisse überwinden und dafür sorgen, dass eine Technologie für und nicht gegen ein Team arbeitet?
Zu viel Technik? Produktivitätssoftware und Projektmanagement-Tools sind dafür geschaffen, Angestellte bei ihrer Arbeit zu unterstützen, dafür zu sorgen, dass sie smarter und effektiver arbeiten können. Wie auch immer – Untersuchungen haben gezeigt, dass die Verfügbarkeit von »zu viel« Technik auch negative Folgen haben kann. Laut einer aktuellen Studie sagen 31 Prozent der Projektmanager, dass es schwerer geworden ist zu entscheiden, welche Kommunikationsmethode tagtäglich genutzt werden soll. Es kommt noch schlimmer: 37 Prozent geben an, dass die mangelnde Kommunikation zwischen den Teammitgliedern sogar die größte Herausforderung ist, die bei der Teamzusammenarbeit zu bewältigen ist.
Warum ist das so? Heutzutage verlässt sich jeder Einzelne auf unterschiedliche Lösungen – von der Produktivitätssoftware über die Planungslösung bis hin zur Messaging-App. Wenn man allerdings nicht weiß, auf welches Tool man sich letztendlich verlassen kann, führt das zu einem noch viel größeren Problem in der Kommunikation und Zusammenarbeit. Das verhindert nicht nur die Produktivität, sondern führt auch zu Fehlern, die fatale Auswirkungen haben können, denn wenn jeder sein eigenes Tool verwendet, ist es eine große Aufgabe, die wirklich wichtigen Informationen zu ermitteln und zu teilen. Die Daten sind womöglich über verschiedene Quellen verteilt – wie etwa Excel-Sheets – oder in befinden sich in den persönlichen »In-Boxen« der Mailprogramme der verschiedenen Teammitglieder.
Wissenschaftliche Untersuchungen haben herausgefunden, dass die Unternehmen einen hohen Preis für diese Ineffizienz bezahlen; der Verlust wird zwischen 20 Arbeitstagen bis 9 Wochen beziffert. Wer von uns hat schon ein Interesse daran, so viel Zeit zu verschwenden.
Es wird immer deutlicher erkennbar, dass traditionelle Tools wie E-Mails oder Spread-Sheets nicht länger den Ansprüchen genügen. Es genügt vermutlich auch nicht, maßgeschneiderte Lösungen für wichtige, aber isoliert betrachtete Prozesse wie etwa die Planung, Zusammenarbeit oder To-Do-Listen zu nutzen. Es geht vielmehr darum die richtige Struktur zu entwickeln, Wissen mit anderen zu teilen und ihnen Zugang zu Informationen zu verschaffen. Aber genau das verursacht bei Teams, die auf der Suche nach einem hilfreichen Tool sind, eine ganze Menge Kopfschmerzen. Sobald ein Projektmanager erst einmal eine bestimmte Schwelle überschritten hat und mehr als 8 Projekte gleichzeitig managen muss, nimmt die Anzahl der E-Mails um 134 Prozent zu. Das wiederum führt bei einem von drei Projektmanagern dazu, dass er sich gestresst fühlt und weniger produktiv ist.
Mit weniger mehr erreichen. Um diese Hindernisse zu überwinden, sollten sich die Teams darauf einigen, mit weniger Tools zurechtzukommen. Der Druck, der durch die Arbeit auf verschiedenen Plattformen entsteht, kann sich negativ auf die Produktivität auswirken, zumal Projektmanager genügend Aufgaben zu bewältigen haben. Eine einzelne Plattform, die sowohl Planungsaufgaben, Aspekte der Teamarbeit und ein Aufgabenmanagement umfasst, hilft dem Team wie auch dem Projektmanager gleichermaßen, weniger Zeit mit Koordinationsaufgaben zu verbringen, so dass man sich stattdessen auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Fortschritte in der Cloud- und Mobil-Technologie haben dafür gesorgt, dass wir heute immer und überall mit anderen in Kontakt treten können. Das hat unsere Arbeitsweisen nachhaltig verändert. Es ist egal wo wir uns gerade befinden oder für wen wir arbeiten – wenn wir wollen, können wir uns von überall aus einbringen. Wir sind jetzt Teil eines virtuellen Teams, aber eines bleibt: Wir müssen unsere Dinge vorantreiben und erledigen. In jedem Fall sollten die Teams dem Drang widerstehen, immer eine neue, die aktuellste oder angesagteste App für ihre Projektarbeit herunterzuladen. Mein Tipp: Einigen Sie sich auf ein zentrales Tool, das alle Aspekte berücksichtigt und bleiben Sie dabei. Sagen Sie den Silos den Kampf am, dann werden Sie erfolgreich sein.
Jason Morio, Enterprise Segment Manager bei Projectplace