Wie können Unternehmen bei kritischen Ereignissen die Sicherheit ihrer Mitarbeiter gewährleisten und den Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten.
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Die Anforderungen an das Notfall- und Krisenmanagement von Unternehmen haben sich verschärft. Das gilt vor allem dann, wenn sie international tätig sind und Mitarbeiter in Ländern mit vielleicht extremen Wettererscheinungen oder politisch instabilen Verhältnissen beschäftigen. Dadurch ergeben sich Risiken und Gefahren, die im Ernstfall sofortige Reaktionen erfordern. Andererseits machen sich Ausfälle in der IT oder Unterbrechungen der Lieferkette wegen immer enger getakteter Geschäftsprozesse heute rasch bei den Kunden bemerkbar. Durch die Sozialen Medien droht Unternehmen dabei schnell eine Beschädigung ihrer Reputation und ein möglicher Umsatzrückgang.
Das A und O, um richtig auf kritische Ereignisse zu reagieren, ist nach wie vor die saubere Definition von Reaktionsmaßnahmen in Notfallplänen. Um schnell genug zu reagieren – und damit die Sicherheit von Personen zu gewährleisten und den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten – muss die Umsetzung dieser Maßnahmen aber unbedingt automatisiert werden. Everbridge, Spezialist für Critical Event Management, erläutert, wie sich das erreichen lässt.
- Zentrale Datendrehscheibe schaffen.
Unternehmen sollten sämtliche für Krisensituationen und Notfälle relevante Informationen in einer zentralen Plattform sammeln. Hier fließen Daten aus unterschiedlichsten Quellen ein, etwa Informationen aus IoT-Geräten zur Gebäudesicherung, aus Anwendungen zur Überwachung der IT-Systeme oder Daten zu den Aufenthaltsorten der Mitarbeiter. Aber auch öffentlich verfügbare Quellen wie Polizeikanäle in den sozialen Medien, Verkehrsinformationen oder Unwetterwarnungen gehören dazu.
- Daten zusammenführen und visualisieren.
Um anhand dieser Informationen kritische Ereignisse und ihre Auswirkungen auf die eigenen Assets sofort zu identifizieren, müssen die Daten zusammengeführt und grafisch übersichtlich dargestellt werden. Die verantwortlichen Teams sollten etwa die Möglichkeit haben, in ihrem Kontrollzentrum auf einer Weltkarte einen Krisenherd nahezu in Echtzeit angezeigt zu bekommen und in den betroffenen Ort hineinzuzoomen. Dann können sie sofort erkennen, welche Gebäude sich dort befinden oder welche Mitarbeiter sich dort gerade aufhalten.
- Workflows automatisieren und Templates nutzen.
Die in den Notfallplänen definierten Abläufe werden idealerweise von einem Workflow-System automatisiert abgearbeitet. Dabei ist der Einsatz vorbereiteter Templates empfehlenswert. Greifen die Workflow-Systeme etwa auf vorbereitete Nachrichten an Mitarbeiter oder Kunden in verschiedenen Sprachen zurück, gewinnen Unternehmen wertvolle Zeit. Werden diese Nachrichten erst im Ernstfall aufgesetzt, dauert das nicht nur zu lange, sondern es besteht auch die Gefahr, dass durch die Drucksituation Fehler passieren.
- Bi-direktional über mehrere Kanäle kommunizieren.
Auch die Kommunikation zur Warnung von Betroffenen und zur Information potenzieller Helfer sollte automatisiert ablaufen. Um dabei größtmögliche Erreichbarkeit zu gewährleisten, werden sie am besten über mehrere Kanäle kontaktiert – egal ob SMS, E-Mail oder Sprachnachricht. Wichtig ist dabei, dass die Kommunikation bi-direktional stattfindet. Durch Rückmeldungen beziehungsweise ihr Ausbleiben wissen die Krisenteams, wer sich in Sicherheit befindet oder ob sie die nächste Eskalationsstufe einleiten müssen. Zudem ist das Kommunikationssystem idealerweise in der Lage, bei Bedarf schnell zu skalieren – etwa, wenn kurzfristig sehr viele Mitarbeiter oder Kunden benachrichtigt werden müssen.
- Auch unvorhersehbare Fälle abdecken.
Stellen Unternehmen ihre Notfallpläne auf, können sie dabei unmöglich alle potenziellen Fälle erfassen. Es besteht immer die Gefahr, dass unvorhersehbare Ereignisse eintreten oder Krisensituationen in einzelnen Aspekten von den antizipierten Umständen abweichen. Um auch in solchen Fällen schnellstmöglich zu reagieren, benötigen die Verantwortlichen einen virtuellen Raum für Krisenmeetings. Dort sollten sie die Möglichkeit haben, sich unabhängig von ihrem Standort zusammenzuschließen, auszutauschen, Maßnahmen anzustoßen und ihre Umsetzung nachzuverfolgen.
»Viele Unternehmen setzen bei Notfallwarnung und Krisenmanagement noch auf Insellösungen und kämpfen mit Informationssilos. Damit lässt sich die erforderliche Geschwindigkeit bei der Reaktion auf kritische Ereignisse nicht erreichen«, sagt Andreas Junck, Director of Sales DACH bei Everbridge. »Die Krisenteams benötigen eine integrierte Critical-Event-Management-Plattform, die ihnen eine ganzheitliche unternehmensweite Sicht liefert und sämtliche Abläufe ohne Medienbrüche durchgängig unterstützt.«
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