Mit Softwaretool IT-Projekte kalkulieren.
Die IT ist einer der strategischen Schlüssel zum Erfolg – gewährleistet eine effektive, gut aufgestellte IT nicht weniger als die effiziente Unterstützung nahezu aller Unternehmensprozesse. Ganze Abteilungen wie das Produktmanagement oder das Marketing, erschließen mithilfe der IT sogar neue Umsatzquellen. Dennoch vergeuden viele Unternehmen viel Geld und potenziellen Umsatz, indem sie ihr IT-Budget schlecht managen. Im Durchschnitt liegen die Schätzdifferenzen bei IT-Projekten bei ca. 30 %. Dabei gibt es längst eine Software für eine optimal ausgesteuerte IT-Budgetierung, mit der eine Schätzdifferenz von ca. 7 % möglich wird.
Die Schätzdifferenz bezieht sich auf die vor IT-Projektbeginn kalkulierten Kosten für das Vorhaben. Fallen diese niedriger aus als angesetzt, spricht man von einer positiven Schätzdifferenz, sind die Kosten höher, ist die Schätzdifferenz negativ. Ob die Schätzdifferenz positiv oder negativ ist, ist dabei unerheblich, denn es zeigt: das Budget wird nicht effektiv einsetzt. Gleichwohl wird es immer eine Schätzdifferenz geben, aus dem einfachen Grund, dass IT-Projekte volatil sind. Eine Schätzdifferenz zwischen 5 und 10 % gilt als akzeptabel. Schätzdifferenzen, die höher als 20 % liegen, beweisen hingegen eine ineffektive Nutzung des IT-Budgets. Je komplexer das IT-Vorhaben, desto höher typischerweise die Differenz. Aktuell erzielen IT-Projekte Schätzdifferenzen von ungefähr 30 %. Das ist viel, was falsch geschätzt wurde.
Wer Budget verschwendet, verliert Umsatz(quellen)
Diese Fehleinschätzungen kosten die Unternehmen bares Geld. Einerseits, da auf diese Weise Geld vergeudet wird, indem das Budget nicht effektiv eingesetzt und so geplante Vorhaben nicht realisiert werden können. Andererseits können darüber hinaus weitere Projekte nicht angegangen und in die nächste Periode geschoben werden, weil das Budget hierfür irrtümlicherweise nicht ausreicht. In beiden Fällen verliert das Unternehmen an Umsatz, da Projekte auf der Strecke bleiben. Kurzum: Schlechte Schätzungen führen zu Umsatzverlust. Aus diesem Grund sollte sich jedes Unternehmen mit seinen Schätzdifferenzen beschäftigen. Denn: Je besser ein Unternehmen sein (IT-)Budget nutzt, umso mehr Umsatzquellen kann es erschließen und umso höher fällt der Umsatz aus.
Im 4. Quartal des Jahres wird üblicherweise bei den meisten Unternehmen ihr Budget für das kommende Jahr geplant. Für die verschiedenen Fachabteilungen wird die jeweilige Budgethöhe festgelegt und die Abteilungen priorisieren ihre Vorhaben in Abstimmung zum Budget. Und schon hier zeigt sich, welche zentrale Rolle der Schätzdifferenz zukommt: Denn wenn das Marketing oder das Produktmanagement fünf umsatzbringende Ideen hat, das Budget aber nur für drei ausreicht, müssten zwei der neuen Umsatzbringer in die nächste Periode verschoben werden – wenn sie denn überhaupt realisiert werden. Würde man aber die Schätzdifferenz so gering wie möglich halten, d.h. das (IT-)Budget bestmöglich nutzen, so könnte hier noch Geld übrigbleiben, welches zur Realisation neuer Umsatzquellen genutzt werden könnte.
Schätzen ja, aber bitte genau
Wie aber kommen Unternehmen zu einer niedrigen Schätzdifferenz? Wenig überraschend: Mit besseren und genaueren Schätzungen. Aber wie genau? Es lohnt sich nicht auf fachübergreifend arbeitende Projektleiter oder Manager zu setzen. Die wahren Schätzexperten sitzen doch in den Fach- und IT-Abteilungen. Und gibt man diesen Experten ein Tool zur IT-gestützten Aufwands- und Kostenschätzung an die Hand, so können Unternehmen ihre Schätzdifferenz massiv reduzieren. So kann beispielsweise die von der ProArchCon GmbH entwickelte Software und Methodologie »Perspective Estimation« die Schätzdifferenz nachweislich von ca. 30 auf ca. 7 % senken.
Die Schätzmethodologie der Software basiert auf hunderten Expertenschätzungen zu atomaren Projektaufgaben. Die Anwendung ermittelt die Kosten und den Zeitaufwand für Design- sowie für die Entwicklung- und Testaufgaben. Diese Aufgaben werden in Katalogen von zu erstellenden Artefakten organisiert. Für die fachlichen und nicht-funktionalen Anforderungen eines IT-Vorhabens wird ein Katalog exakter Funktionsversprechen, sogenannte Quality Statements, definiert.
Die IT-Experten fertigen eine Liste der atomaren Änderungen (Artefakte) und deren Schätzungen an. Damit sind Dokumente, Schnittstellen etc. gemeint, also sämtliche im Rahmen eines IT-Projekts erstellte Design-, Development- und Testliefergegenstände. Mit Hilfe von Perspective Estimation schätzen die internen Experten Aufwand für die Erstellung solcher Artefakte und Testfälle software-agnostisch ein. Die Quality Statements und die Artefakte werden dann zueinander zugeordnet (in einer »many-to-many«-Beziehung). Im Anschluss erstellen die Projektleiter des Unternehmens ein Projekt und wählen die Quality Statements aus, die damit abgesichert werden sollen. Perspective Estimation zieht die Schätzungen der Artefakte an und normalisiert die Ergebnisse. Dadurch liefert die Software Informationen über den Zeit- und Kostenaufwand für die Artefakte, die dem jeweiligen Quality Statement zugeordnet sind. Die Artefakte lassen sich auf bis zu 15 Minuten genau taxieren. Ebenso ermittelt Perspective Estimation auf der einzelnen Artefakt-Ebene Informationen zu Risiko und Uplift. So wird vermieden, dass grobe Uplifts zum Beispiel mit einem 15-prozentigen Risiko auf das ganze Projekt gesetzt werden. Mehrere Testfälle lassen sich zudem in Szenarien zusammenfassen. Die Quality Statements können flexibel gewählt werden, um Alternativschätzungen zu erhalten.
Gleichzeitig erlaubt die Kostenabschätzung auf atomarer Ebene präzise Aussagen über die zu erwartenden Kosten, da Perspective Estimation die Schätzdifferenz verkleinert, ohne mit abstrahierten Werten zu arbeiten. So können Unternehmen ihr IT-Budget intelligenter und gewinnbringender einsetzen. Die Zahl der IT-Projekte, die ein Unternehmen umsetzen kann, erhöht sich durch den Umstand, dass kein Geld mehr in Projekten verbrannt wird.
Zugleich lässt sich Perspective Estimation durch die Anwendung von Versionierung und die Möglichkeit, bestimmte Versionen der detaillierten Schätzung auch für die gesamte Projektbestimmung zu nutzen, auch im agilen Projektmanagement effizient einsetzen. Die Idee, dass man Artefakte schätzt und diese zu Quality Statements hinzufügt, erlaubt eine Art Schätzung pro Anforderung, was nah an agilem Vorgehen anlehnt.
Fazit
Auch wenn die erste Schätzung mithilfe des Tools zweifelsohne Zeit kostet, so ist diese doch gut investiert: Denn mit jeder Anwendung können die Experten schneller arbeiten und immer bessere Schätzdifferenzen erarbeiten, die eine optimale Nutzung des (IT-) Budgets erlauben – und damit das Heben von zusätzlichem Umsatzpotenzial. Und so erweist sich eine richtige Schätzung als wahrer Schatz für den Unternehmensgewinn.
Thomas Allen, Geschäftsführer ProArchCon GmbH
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