Wenn Unternehmen nach mehreren Fertigungstypen produzieren, lässt sich meist nicht ihre gesamte Produktion in einem ERP-System abbilden. Drittanbieter werden benötigt und höhere Kosten verursacht. Aber es funktioniert doch, wenn man das richtige System mit dem richtigen Partner einführt – so wie ein brandenburgischer Produzent von Baukunststoffen demonstriert.
Die BOSIG Baukunststoffe GmbH aus dem brandenburgischen Elsterwerda sieht sich als Spezialisten für die Produktion innovativer Baustoffe für nachhaltiges Bauen. Dazu gehören Zubehörprodukte für den Steildachbereich, der dämmende Konstruktionswerkstoff Phonotherm, Dichtsysteme für die Fenster- und Fassadenabdichtung sowie die kompakte Balkonbodenplatte Balkotec. Die Überwachung der Rohstoffqualitäten und die Kontrolle der fertigen Produkte übernimmt ein firmeneigenes Labor in einem permanenten Qualitätssicherungsprozess. Von den wohngesunden Produkten aus der sogenannten »greenline« sind viele auf der Produktplattform greenbuildings.de gelistet und bewertet worden.
Neben dem Firmensitz in Elsterwerda gibt es noch eine Niederlassung im nahegelegenen Bad Liebenwerda und einen reinen Vertriebsstandort ohne Produktion in Berlin. BOSIG vertreibt seine Produkte deutschlandweit sowie in den umliegenden europäischen Ländern. Für die USA gibt es ein Vertriebsbüro bei einem dortigen Handelspartner sowie ein weiteres Vertriebsbüro in Shanghai, China. Die über 150 Mitarbeiter erwirtschafteten 2016 einen Umsatz von 20 Millionen Euro.
Geschäftsentwicklung zu dynamisch für die IT. Bereits 2008 konnte die Firmenleitung absehen, dass in den kommenden Jahren sowohl von der Mitarbeiterzahl als auch vom Umsatz her mit deutlichen Steigerungen zu rechnen war. »2011 wurde klar, dass die bisher eingesetzte, rein kaufmännische Firmensoftware der dynamischen Entwicklung von BOSIG nicht folgen konnte«, so Jens Schulze, Prokurist und Leiter Zentraleinkauf, Vertrieb und Marketing. Es gab keine Stücklisten oder Rezepturen, es konnten nur bedingt Fertigungsaufträge erstellt werden und man hatte keinen Überblick über die Ressourcen. Die Schlussfolgerung: Ein neues, zukunftssicheres ERP-System musste eingeführt werden. Allerdings war man nicht in der Lage, so etwas selbst zu projektieren und tat sich daher mit dem Lehrstuhl für Produktionswirtschaft der Brandenburgischen Technischen Universität (BTU) in Cottbus zusammen, um überhaupt einmal die grundsätzlichen Prozesse im Unternehmen zu dokumentieren.
Daraus entstanden sogenannte Prozesslandkarten, die die Prozesse aller Produktionsbereiche und Niederlassungen abbildeten, vom Einkauf über den Wareneingang, die Verkaufsinnen- und Außendienstprozesse sowie die Rechnungslegung und Logistik. So entstand eine Prozessstruktur, die überhaupt erst ermöglichte zu erkennen, wie man die Prozesse aller Bereiche vereinheitlichen konnte. Die Ergebnisse fasste die BTU dann in einem Lastenheft zusammen. Da die BTU zwar Prozesse analysieren kann, jedoch nicht unbedingt die Spezifika der Anbieter auf dem ERP-Markt kennt, nahm BOSIG das Projekt 2013 in die eigenen Hände.
Jens Schulze verantwortete das ERP-Projekt und verschaffte sich zunächst einmal einen Überblick über Anbieter und deren Referenzen auf der IT-Messe Cebit. In einem zweiten Schritt besuchte er Referenzobjekte und informierte sich über die möglichen Implementierungspartner. Dabei orientierte er sich neben dem Lastenheft auch an einer Reihe von Unternehmenszielen: Die Vorbereitung des Generationswechsels, Ablösung der Inselsysteme durch ein integriertes ERP-System, zentrale Datenverwaltung, Produktionsplanung und -steuerung, Erstellung von Fertigungsstammdaten, bessere Ausnutzung betrieblicher Kapazitäten und einiges mehr.
Der Generationswechsel stellte ein wichtiges Thema dar. Viele Mitarbeiter des 1991 gegründeten Unternehmens arbeiten auch heute noch bei BOSIG und sind zum großen Teil Entscheidungsträger geworden. Allerdings gehen sie in den nächsten Jahren in Rente und damit auch das Know-how in ihren Köpfen. »Das ganze wertvolle Wissen, vielleicht irgendwann einmal in Excel, Word oder Tabellen erfasst, wollen wir zentralisiert im neuen ERP-System dokumentieren«, beschreibt Schulze dieses nicht alltägliche Problem.
Passende Software und passender Partner wichtig. Das Ziel bestand also in einem ERP-Standard für den gehobenen Mittelstand mit entsprechenden Funktionalitäten und mit einem hohen Abdeckungsgrad der vorhandenen Prozesse, Anbindungssystemen wie DMS und Web-Shop sowie Web-Client-Fähigkeit. Eine Weiterentwicklungsgarantie des Herstellers sollte durch seine Marktpräsenz gewährleistet sein. Auch an den Implementierungspartner stellte BOSIG Ansprüche: Regionale Nähe, branchenübergreifende Referenzen, zertifizierte, eigenprogrammierte Branchenmodule sowie ausreichende personelle Ressourcen gehörten dazu. Vor allem war es wichtig, einen Partner zu finden, der alles aus einer Hand bieten konnte. »Ein neues System musste Serien-, Auftrags- und Prozessfertigung abbilden können. Da wollten wir keinesfalls mit mehreren Anbietern arbeiten«, erinnert sich Schulze.
Mit diesen Anforderungen waren die richtige Software, nämlich Microsoft Dynamics NAV, und der passende Partner rasch gefunden: »Tatsächlich war Cosmo Consult der einzige Anbieter, der die drei Fertigungsmodule aus einer Hand bieten konnte«, bekräftigt Jens Schulze. Europas führender Microsoft-ERP-Partner konnte mit seiner Dresdner Niederlassung und dem ERP-Standard Microsoft Dynamics NAV die Anforderungen weitestgehend erfüllen und bekam alsbald den Zuschlag. Schulze ergänzt noch: »Auch Soft Facts wie persönlicher Eindruck, Zuverlässigkeit und Professionalität trugen dazu bei, uns von der Leistungsfähigkeit des Anbieters zu überzeugen.«
Phasenweise Einführung. Der eigentliche Projektstart wurde auf den 1. Dezember 2013 festgelegt und das Gesamtprojekt mit einer Laufzeit von über einem Jahr gemeinsam mit der Berliner Niederlassung von Cosmo Consult in zwei Phasen unterteilt. »In der ersten Phase wollten wir unsere Arbeitsfähigkeit erreichen – also Angebote erstellen, Aufträge verwalten, Lieferscheine erzeugen und Rechnungen schreiben. Wir wollten Stücklisten und Rezepturen im System haben, um bestimmte Artikel kalkulieren und anbieten zu können«, beschreibt Schulze diesen Projektabschnitt. Für letzteres programmierten die Berliner Softwarespezialisten drei Produkt-Konfiguratoren. In ihnen wird zur Auftragserfassung eine Checkliste ausgefüllt, in der Formeln hinterlegt sind, um Materialmengen und -verbräuche zu ermitteln, um automatisch Fertigungsaufträge zu erzeugen und um Säge- und Stücklisten zu generieren. Auch das Thema mobile Datenerfassung in der Lagerverwaltung wurde in der ersten Phase realisiert.
Die eigentliche Herausforderung dabei bestand darin, die verschiedenen, autark arbeitenden Produktionsbereiche so unter einen Hut zu bekommen, dass alle mit den Programmen arbeiten konnten. »Da mussten Kleinigkeiten wie Verständnisfragen diskutiert und definiert werden. Für die einen waren Warenausgangsdatum und Lieferdatum gleich, für andere dagegen keineswegs. Da musste Einheitlichkeit geschaffen werden«, führt Schulze ein Beispiel an. Im Oktober waren dann die ersten Stücklisten und die ersten Prototypen der Konfiguratoren im System, sodass für die Key-User, die parallel geschult wurden, die Testphase beginnen konnte. Am 1. Januar 2015 fand schließlich der Echtstart statt.
Rasch messbare Erfolge erzielt. Nach dem Echtstart ging es in die zweite Phase, die unter anderem der Einführung von EDI und einer Erweiterung der mobilen Datenerfassung diente. Weitere Themen waren die grafische Produktionsplanung und Steuerung sowie ein Dokumentenmanagement-System. Für die Zukunft plant Schulze in erster Linie, die Zentrale mit dem Außendienst, der im Home Office arbeitet und viel bei Kunden unterwegs ist, stärker zu vernetzen: »Die Kollegen sollen bei einem Kundengespräch immer auf dem neuesten Stand sein oder eine Live-Unterstützung auf ihrem Laptop oder Smartphone sehen. Auch dafür bietet Cosmo Consult interessante Lösungen, die wir aber noch an unsere Bedürfnisse anpassen wollen.«
Mit dem neuen ERP-System konnte man schon nach kurzer Zeit Erfolge ausweisen. »Selbst mit der Standardversion von Dynamics NAV waren wir unserem Altsystem schon weit überlegen. Wir hatten vorher 15 Jahre nur repariert und haben jetzt eine IT-Basis und einen Partner, auf die wir sicher für die Zukunft aufbauen können«, konstatiert Schulze zufrieden. Die Tatsache, dass Serien-, Auftrags- und Prozessfertigung aus einer Hand kommen, man also wirklich nur einen Ansprechpartner hat, zählt für ihn zu den großen Stärken der Neu-Implementierung. Aber auch die branchentypischen Funktionalitäten, die gemeinsam mit Cosmo Consult realisiert wurden, trugen zu den Gewinnen des Projekts bei. »Wir lassen uns von Dynamics NAV Berichte erstellen, mit deren Analyse wir übers Jahr unsere Einkaufskosten um mehr als zwei Prozent senken konnten«, nennt Jens Schulze abschließend ein Beispiel.