IT-gestützte Aufwandsabschätzung: Softwaretool hilft IT-Projekte richtig zu kalkulieren

Welchen Aufwand ein geplantes IT-Projekt erfordert, lässt sich oft schwer vorhersagen – erfolgreiche Schätzungen stützen sich in der Regel auf Erfahrungen aus früheren Projekten. Eine neue Methodologie und Software nutzt diesen Umstand, indem sie die Schätzungen hunderter Experten als Basis für die Berechnungen nutzt. Kombiniert mit Versionierung und einem iterativen Vorgehen ist sie auch bei zuvor noch nicht bewerteten Testfällen und im agilen Projektmanagement effektiv.

 

Aufwandsschätzungen für IT-Projekte sind ein heikles Thema: Je genauer und detaillierter das anstehende Projekt im Vorfeld analysiert werden soll, desto höher gestaltet sich der Aufwand. Da es sich gerade bei großen Projekten um ein komplexes Zusammenspiel von Faktoren handelt, bei dem es außer den rein technischen Vorgaben auch Kommunikation, Engpässe und Abstimmungszeiten zu berücksichtigen gilt, sind genaue Voraussagen schwierig.

Die Schätzungen zu Budget und Aufwand werden also unter oder über den tatsächlichen Ausgaben liegen. In der Regel wird der Projektleiter die erfolgversprechendere Strategie wählen: entweder besser mehr beantragen, um auf der sicheren Seite zu sein oder mit minimalen Annahmen arbeiten, um das Projekt überhaupt genehmigt zu bekommen. In beiden Fällen fehlt dem Unternehmen Planungssicherheit und die finanziellen Ressourcen werden nicht optimal eingesetzt.

Natürlich hilft hier Erfahrung. Projektleitern, die auf langjähriges Know-how aus vielen unterschiedlichen Projekten zurückgreifen können, fällt es nicht schwer, den Aufwand für vergleichbare Projekte einzuschätzen. Aber nicht jedes Unternehmen verfügt intern über diese Ressourcen oder über die Zeit und die Mittel, jedes Mal einzelne externe oder interne Experten zu Rate zu ziehen.

 

Geballtes Expertenwissen als Basis der IT-gestützten Aufwandsschätzung

Um Unternehmen eine genaue und zuverlässige Aufwandsschätzung trotzdem zu ermöglichen, wurde die Perspective Estimation Software von ProArchCon entwickelt – ein Softwareprojekt wird auf Basis von hunderten Expertenschätzungen zu einzelnen Projektaufgaben geschätzt. Die Schätzmethodologie dieser Software nutzt diesen Fundus an Erfahrungen, um mit eigenen Algorithmen den Projektaufwand zu kalkulieren. So lassen sich Kosten und Zeitaufwand für Design, Entwicklung und Test ermitteln.

Dabei werden alle fachlichen und nicht-funktionalen Anforderungen eines IT-Projekts als exakte Funktionsversprechen, sogenannte Quality Statements, definiert. Parallel wird eine Liste der atomaren Änderungen oder Artefakte erstellt, das sind sämtliche im Rahmen eines IT-Projekts zu liefernden Design-, Development- und Testliefergegenstände. Perspective Estimation schätzt den Aufwand für die Erstellung solcher Artefakte und Testfälle technologie-agnostisch ein. Quality Statements, die Artefakte und die Testfälle werden einander zugeordnet und danach können die gewünschten Quality Statements ausgewählt werden. Perspective Estimation berechnet dann den Zeit- und Kostenaufwand für die Artefakte und Testfälle, die dem jeweiligen Quality Statement zugeordnet sind. Die Artefakte und Testfälle lassen sich auf bis zu 15 Minuten genau taxieren. Informationen zu Risiken und Uplift werden auf der Ebene der einzelnen Artefakte oder Testfälle angegeben und somit nicht als intransparenter »Aufschlag« auf das ganze Projekt übertragen.

Jenseits des Expertenwissens: Übertragung auf neue Anforderungen

Doch was, wenn es um neue Aufgaben geht, um Artefakte, zu denen auch im Datenpool noch keine Expertenschätzungen vorliegen? Häufig ist das der Fall, wenn Anwendungen zu nah am »State-of-the-Art« sind. Auch hier lässt sich Perspective Estimation nutzen, für genauere Ergebnisse empfiehlt sich aber ein agileres Vorgehen – die iterative Schätzung.

Ein Beispiel soll das verdeutlichen: Im vorliegenden Fall sollte mit Hilfe des Perspective-Estimation-Tools der voraussichtliche Aufwand für ein Projekt zur Erstellung eines Remote-Testing-Tools bestimmt werden. Es handelte sich dabei um ein sogenanntes Green-Field-Projekt, bei dem die Software komplett neu zu erstellen war. Somit galt es, den Aufwand in allen Bereichen – Design-, Entwicklung- und Testaufgaben zu schätzen.

Auch hier wurden zunächst die Quality Statements erstellt, um das gewünschte Verhalten des Systems zu definieren. Die wesentlichen Anforderungen waren:

 

  • QS1 – Benutzer laden Java-Code als Textdatei im Tool ein
  • QS2 – Benutzer laden HTML Code als Textdatei im Tool ein
  • QS3 – Das Tool »parsed« hochgeladenen Code und prüft auf Schädlichkeit und Unbedenklichkeit
  • QS8 – Das Tool erstellt ein Selenium-Testprogramm
  • QS10 – Das Tools lässt das Selenium-Testprogramm remote laufen, ohne Tastatur oder Bildschirm
  • QS14 – Das Tool nimmt Screenshots ohne Tastatur oder Bildschirm

 

Die Anlage der Quality Statements und die Zuordnung zu den Schätzungen lief problemlos. Schwierig wurde es bei den Schätzungen zu QS10 und QS14. In beiden Fällen waren die Anforderungen zu nah am »State-of-the-Art,« es lagen keine Schätzungen der Experten vor. Wie weiter oben beschrieben erlaubt die Software in solchen Fällen einzelne Schätzungen mit einem Risikozuschlag zu versehen. Doch auch wenn es sich um sehr genau eingegrenzte Risikozuschläge handelt, führen sie doch weg von genauen Schätzungen – dem eigentlichen Ziel der Perspective-Estimation-Methodologie.

 

Iteratives Vorgehen im agilen Projektmanagement

Die Lösung war es, das Projekt agiler zu gestalten und die Schätzungen iterativ zu entwickeln. Dazu wurden für die Schritte Design und Entwicklung die Artefakte zunächst granularer definiert, anschließend arbeitete man mit Versionierungen, das heißt, mit Fortschreiten des Projekts wurde jeweils der tatsächliche Aufwand als neue Version der Schätzung ins Tool eingegeben. Mit jeder neuen Projektschätzung wurde dann Perspective Estimation für mehrere Versionen einer Schätzung benutzt und die aktive Schätzung immer auf Basis der letzten tatsächlichen Schätzung gesetzt. Dieses Vorgehen sicherte letztlich den Projekterfolg und eine ausreichend genaue Aufwandsschätzung.

Durch die Anwendung von Versionierung und die Möglichkeit, bestimmte Versionen der detaillierten Schätzung auch für die gesamte Projektbestimmung zu nutzen, lässt sich Perspective Estimation somit auch im agilen Projektmanagement effizient einsetzen.

Thomas Allen, Geschäftsführer ProArchCon GmbH, www.proarchcon.com

 


 

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