43 % der IT-Spezialisten verfolgen IT-Assets immer noch über Tabellenkalkulationen. Reparatur von Geräten unter Garantie verschlingt unnötig Zeit.
Die Harmonisierung von Arbeitsabläufen verschiedener Teams innerhalb einer gemeinsamen IT-Organisation bereitet Unternehmen weiterhin erhebliche Schwierigkeiten. Dies ist eine der Kernaussagen einer neuen Studie des IT-Management-Spezialisten Ivanti [1]. Die Ergebnisse weisen vor allem auf Schwächen in der Verwaltung von IT-Ressourcen hin. Informationen über genutzte Assets liegen nicht oder in ungeeigneter Form vor, was wiederum Auswirkungen auf die Effizienz der IT-Abteilung als Ganzes hat. So erfasst und verfolgt beispielsweise fast die Hälfte der befragten IT-Experten (43 %) IT-Bestände immer noch per Tabellenkalkulation. Mindestens ebenso kritisch: 56 Prozent von ihnen verwalten Assets nicht über deren gesamte Lebensdauer hinweg. Eine solche Arbeitsweise erhöht die Gefahr, dass eigentlich überflüssige IT-Produkte zu spät entfernt werden, ein Sicherheitsrisiko darstellen und unnötige Kosten verursachen. Mängel, so die Umfrageergebnisse, existieren vor allem in der Abstimmung zwischen Arbeitsprozessen im IT-Service- und IT-Asset-Management (ITSM, ITAM).
Die neue Studie, an der mehr als 1.600 IT-Experten weltweit teilgenommen haben, verdeutlicht, dass eine intensiverer Abstimmung zwischen Prozessen im ITSM- und ITAM nötig ist, um die Schlagkraft der IT-Abteilung zu erhöhen und für eine umfassende Absicherung der IT-Landschaft zu sorgen. Sie beleuchtet vor allem den Zeiteinsatz, der für die Verwaltung von IT-Bestand und -Anlagen aufgewendet wird: Fast ein Viertel der Befragten gab an, dass sie für diese Tätigkeit »Stunden« pro Woche benötigen. Nur 17 Prozent von ihnen sparen sich den Aufwand – schlicht, weil sie auf automatisierte Prozesse bauen.
Ein weiterer zeitintensiver Prozess stellt der Umgang mit Assets dar, die bereits außerhalb der Garantiezeit liegen oder herstellerseitig nicht mehr unterstützt werden. Mit Blick auf die hohe Zahl an IT-Mitarbeitern, die ihre Bestände noch über Excel & Co. verwalten, überrascht es nicht, dass 28 Prozent aller Befragten für den Service dieser IT-Produkte ebenfalls »Stunden« pro Woche benötigen. Gerade Software-Assets, deren Support abgelaufen ist, werfen dabei immer wieder auch Sicherheitsfragen auf.
Mindestens ebenso problematisch gestaltet sich die Arbeit mit Produkten, die sogar noch innerhalb der Garantiezeit liegen. Denn diese sollten eigentlich durch den Hersteller und seine Servicepartner gewartet werden. Dennoch gab die Hälfte aller Befragten (50 %) an, »manchmal« selbst Hand an diese Geräte zu legen.
Ein Grund hierfür: Oft fehlt der IT-Organisation schlicht der Zugriff auf benötigte Informationen zu Kaufdaten, Verträgen und/oder Garantievereinbarungen. Auf die Frage, ob sie solche Daten in ihr IT-Asset-Management-Programm einbeziehen und überwachen, antworteten 39 Prozent der Studienteilnehmer mit »Ja«, 42 Prozent mit »teilweise« und immerhin 19 Prozent mit »Nein«. Dies bedeutet, dass fast zwei Drittel aller der IT-Experten wichtige Informationen nicht in ihr Bestandsmanagement einbeziehen können. Fehlen diese Angaben, so lassen sich IT-Assets kaum von der Wiege bis zur Bahre effektiv und sicher verwalten.
»Unsere Studie verdeutlicht, dass sich das Asset Management noch deutlich verbessern lässt«, bewertet Ian Aitchison, Senior Product Director bei Ivanti die Untersuchungsergebnisse. »Bis IT-Teams beginnen, ihren Bestand besser zu verfolgen, mit anderen Teams zusammenzuarbeiten und die Vorteile der Kombination von Asset- und Serviceprozessen zu verstehen, verlieren sie Zeit und verursachen unnötig Kosten.« Das zentrale Problem, so der Ivanti-Experte, bestünde vor allem darin, dass die einzelnen Teams selten über alle relevanten Daten verfügen, um für eine effektive Verwaltung und Optimierung ihrer Assets und Services zu sorgen.
Auf die Frage, welche Vorteile sich die Befragten von einer Verzahnung von ITSM- und ITAM-Prozessen erhoffen, wurde genannt:
- bessere Sichtbarkeit ihres IT-Bestands: 63 %
- steigende Produktivität des IT-Personals: 59 %.
- optimierte Kosten: 54 %
- verbesserte Leistungserbringung: 53 %.
Ian Aitchison ergänzt: »Sind ITSM und ITAM eng aufeinander abgestimmt und integriert, laufen viele Prozesse automatisierter sowie effizienter und die IT wird reaktionsfähiger. Kurz: Weniger Dinge fallen durch die Maschen. IT-Teams erhalten mehr Einblick und positionieren sich zudem stärker innerhalb des Unternehmens, indem sie von einer reaktiven Arbeitsweise zu proaktiveren Praktiken übergehen. Sie leisten dies durch höhere Service-Levels und eine wachsende Effizienz bei geringeren Kosten.«
[1] Methodik: Ivanti befragte für die Studie im 4. Quartal 2019 weltweit mehr als 1.600 IT-Fachleute.
Die vollständigen Ergebnisse der Ivanti-Umfrage finden Sie hier.
https://www.ivanti.com/lp/itsm/assets/s1/pr-itxm-tracking-it-assets-in-spreadsheets
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