Inkonsistente Daten und Kopfmonopole im Controlling kann sich kein Unternehmen leisten. Intelligente Werkzeuge vereinfachen das Berichtswesen.
Angesichts der Datenflut benötigen Unternehmen effektive Instrumente, um diese sinnvoll und gewinnbringend auszuwerten. Doch die Realität sieht meist anders aus: Viele Firmen nutzen Excel für die Aufbereitung von Informationen. Arbeitsblätter werden erstellt, von Kollegen übernommen, Makros eingefügt und Inhalte individuell umgestellt. Ein eigenes Excel-Ökosystem entsteht, in dem sich einzelne Mitarbeiter perfekt auskennen, welches aber im Unternehmen häufig nicht nachvollziehbar ist. Die Gefahr ist hoch, dass an zentraler Stelle unterschiedliche Werte zur selben Kennzahl vorliegen. Werden diese für das Reporting oder sogar für die Unternehmenssteuerung herangezogen, kann dies zu falschen Schlüssen führen. So umfangreich das Spektrum von Excel ist, bei steigender Komplexität der Daten und Datenquellen stößt es an seine Grenzen.
Den Ärger über inkonsistente Daten oder mühevoll erstellte Excel-Sheets, die nur eine Person im Unternehmen vollständig überblickt, können intelligente Werkzeuge beenden. Sie reduzieren die Datenquellen auf das Wesentliche und vereinfachen das Berichtswesen.
Welche Herausforderungen sind zu meistern, um das Excel-Ökosystem zu ersetzen? Datenquellen müssen identifiziert, Daten normiert und zentral bereitgestellt werden, damit sie in einer geeigneten Visualisierung sinnvoll darstellbar sind. Und ganz wichtig: Die verantwortlichen Personen müssen für das neue Tool begeistert werden.
- Datenquellenidentifizierung:
Häufig werden Exports etwa aus ERP oder CRM genutzt, um Daten individuell anzupassen. Das ist sinnvoll, wenn sich die Daten nicht direkt aus dem System ziehen lassen. Der Export kann auch nach einem Wechsel auf ein intelligentes Tool ein valider Weg sein. Visualisierungsprogramme, wie Qlik Sense oder Microsoft PowerBI sowie BI Tools von etwa SAS, elastic oder IBM können Daten über APIs oder direkt aus der Datenbank auslesen. Eine mögliche Fehlerquelle wird ausgeschlossen und die Komplexität der Datenbereitstellung reduziert. - Normierung der Daten:
Liegen die Daten in einem strukturierten Format vor, können sie relativ einfach genutzt werden. Sind Anpassungen nötig, werden diese mit Hilfe von Regeln automatisiert und für jedermann anpassbar hinterlegt. Die Regeln sind nachvollziehbar und für jeden, der sich mit dem Tool auskennt zu bedienen. Kopfmonopole im Berichtswesen werden somit aufgelöst.
Als Spezialist im Bereich Big Data Analytics unterstützt die DextraData GmbH Unternehmen im gesamten Prozess, von der Konzeption, über die Auswahl der richtigen Instrumente, bis hin zur Identifizierung der Datenquellen und Normierung der Daten.
Der Anspruch an Daten ist immer gleich: Sie müssen stimmen. Welche Information aus Daten herausgelesen wird, ist jedoch sehr heterogen. Mittels Visualisierungstools sind individuelle Anforderungen an die Darstellung und den Informationsgehalt der Daten schneller, einfacher und nachhaltiger realisier- (und ganz nebenbei auch besser) präsentierbar. Der eingesparte Aufwand sorgt für schnelle Amortisierung der Investition. Bei der Anwendung stellen sich rasch Erfolgserlebnisse ein. Deshalb sollte den bisherigen Excel-Spezialisten das Loslassen nicht allzu wehtun: Die zusätzlichen Möglichkeiten, Daten zu verknüpfen, werden letztendlich sogar neue Erkenntnisse für das Unternehmen bringen.
Durch die gestiegene Anzahl von Datenquellen und die Mehrwerte, die man heute dank moderner Tools aus den Daten herauslesen kann, ist die Zeit für Excel im Management vorbei.
Thomas Ulrich,
Director Business Consulting
ist bei DextraData u.a. für die Predictive Analytics Software CIO Cockpit verantwortlich
www.dextradata.com
Titelbild: © Sergey Nivens /shutterstock.com
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