Unternehmen behalten »sicherheitshalber« Daten und gehen so das Risiko ein, künftiges Datenschutzrecht zu brechen

In den Vorbereitungen zur Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung gibt es Risiken für mittelständische Unternehmen die keine entsprechenden Aufbewahrungsrichtlinien haben.

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Die vollständigen Auswirkungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) werden ein Schock für vier von zehn mittelständischen Unternehmen in Europa (250 bis 2.500 Angestellte). Dieser Anteil bewahrt nahezu jede Aufzeichnung ohne Rücksicht auf offizielle Aufbewahrungsvorgaben auf. In einer gemeinsamen Studie mit PwC [1] fand Iron Mountain heraus, dass eins von zehn (11 %) mittelständischen Unternehmen in der Europäischen Union Informationen ohne Rücksichtnahme auf die datentypabhängigen Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben aufbewahrt. Dies erschwert oder verhindert es, die sensiblen Daten zu identifizieren, die nicht unbegrenzt aufbewahrt werden dürfen.

»Vorratsdatenspeicherung«

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Die Studie ergab, dass die meisten Unternehmen alle Daten behalten, um daraus in der Zukunft einen möglichen Mehrwert zu schöpfen (89 %) oder als Absicherung, wodurch ein immer komplexeres Regulierungsumfeld entsteht (87 %). Viele möchten einer möglichen, gerichtlich angeordneten Sicherstellung von Unterlagen (»E-Discovery«) entsprechen können (42 %). Mit Artikel 23 des neuen EU-DSGV, könnten sich Risiken und mögliche Strafen, die aus einer unstrukturierten Aufbewahrungsstrategie resultieren, als schwerwiegend erweisen: Infolgedessen müssen die Aufbewahrungsfristen für alle Arten von Informationen – von E-Mails und Instant Messages bis zu Angeboten und Verträgen – ab dem Moment berücksichtigt werden, in dem die Informationen erstellt werden. Die Nichtbeachtung der künftigen Rechtsvorschriften könnte zu Geldbußen in Höhe von bis zu 4 % des jährlichen weltweiten Umsatzes oder bis zu 20 Millionen Euro führen. Die jeweils höhere Summe findet Anwendung.

Informationen mit einer Löschfrist versehen

Sofern Unternehmen keine gültigen Richtlinien, Verfahren und Leitlinien haben, setzen sie sich einem höheren Risiko aus, indem sie sich auf die Entscheidungen einzelner Mitarbeiter verlassen. Eine Studie des weltweiten Verbands der Informationsmanager AIIM [2] stellte fest, dass mehr als die Hälfte (55 %) der weltweit befragten Unternehmen Mitarbeiter E-Mails nach ihrem Gutdünken speichern oder löschen lassen. Viele Unternehmen wissen daher nicht oder können es nicht prüfen, ob vertrauliche Daten vorschriftsgemäß gelöscht wurden.

»Für viele europäische Organisationen ist es kompliziert zu wissen, für welchen Zeitraum welche Informationen aufzuheben sind, was an den unterschiedlichen Regeln für verschiedene Arten von Informationen in unterschiedlichen Ländern liegt. Es ist genauso riskant, etwas zu lange zu behalten, etwa persönliche Daten oder erfolglose Bewerbungen, wie etwas zu früh zu vernichten, wie E-Mail-Korrespondenzen oder Aufzeichnungen über Gesundheit und Sicherheit, die bei einer Klage erforderlich sein könnten. Es überrascht nicht, dass viele Unternehmen einfach alles behalten. Doch vor allem im Falle von personenbezogenen Daten, kann dies nicht so weitergehen. Ab 2018 müssen Unternehmen nachweisen, dass ihre Informationen mit einer Löschungsfrist versehen werden. Um dies umzusetzen, müssen große und kleine Organisationen wissen, was sie haben, wo es ist, und wie lange sie es behalten dürfen. Wir würden Unternehmen raten, sich fachmännische Hilfe zu suchen«, sagte Gavin Siggers, Director Professional Services für Iron Mountain Europe.

Iron Mountain und PwC stellten fest, [3] dass Unternehmen, die es länger als zehn Jahre gibt, am wahrscheinlichsten Daten horten (57 %), während diejenigen, die unter zehn Jahren existieren, eher bereit sind, sich in Bezug auf ihre Aufbewahrungsbedürfnisse Hilfe von Experten zu suchen. Knapp über ein Drittel (35 %) sagen, dass sie sich Rechtsberatung suchen und dementsprechend handeln, während 29 % einen externen Partner engagieren, um Aufbewahrungsrichtlinien umzusetzen.

Praktische Anleitungen und Tipps, wie Sie sich auf die Datenschutz-Grundverordnung vorbereiten, finden Sie hier: ironmountain.de/DSGVO
[1] PwC and Iron Mountain, Beyond Good Intentions, www.ironmountain.de/Risikomanagement
[2] Information Governance – records, risks and retention in the litigation age, AIM Industry Watch, 2013
[3] PwC and Iron Mountain, Beyond Awareness: the Growing Urgency for Data Management in the European Mid-market, can be found at https://ironmountain.co.uk/Risk-Management/

 


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