So manches Unternehmen wurde in den letzten beiden Jahren auf eine harte Probe gestellt. Viele standen urplötzlich vor der Herausforderung, ihre Betriebsabläufe komplett umzustellen. Insbesondere hieß es, Art und Ort der Arbeit für die Belegschaft zu verändern. Zwar waren Homeoffice und Co. ursprünglich nur als Übergangslösung gedacht, doch ließen die daraus resultierenden Effekte Führungskräfte schnell die Vorteile einer Remote-Belegschaft erkennen: Kostensenkungen aufgrund eingesparter Büroflächen, gesteigerte Produktivität und höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter machten die neue Art der Arbeit zum regelrechten Dauerbrenner. Damit bei modernen Arbeitskonzepten auch künftig keine Krisenstimmung aufkommt, gilt es, einige Dinge zu beachten.

 

Herausforderungen gibt es in Unternehmen mit verteilter Belegschaft zuhauf. Denn es gilt, dem Personal nicht nur den nahtlosen Zugriff auf die erforderlichen Arbeitsmittel zu ermöglichen – unabhängig von Ort und Endgerät. Auch soll dies kosteneffektiv und vor allem sicher vonstattengehen. Hinzu kommt: Die anfallenden Daten wollen effizient gemanagt sein. Aus ihnen schöpfen Unternehmen enormen Wert – vor allem, wenn sie mithilfe von KI die Arbeitsabläufe verbessern. Doch unterschiedliche Compliance-Anforderungen an verschiedenen Orten (Stichwort: Datenschutz) machen die Nutzung und Verarbeitung der Daten zu einem schwierigen Unterfangen.

Nicht zuletzt aus diesen Gründen haben die meisten Unternehmen ihre digitale Transformation in jüngster Zeit enorm vorangetrieben. Eines der großen Puzzlestücke ist die Cloud, die nun nicht mehr als ein Nice-to-have gilt, sondern mittlerweile unabdingbar geworden ist. Durch sie bleiben Remote- und Hybrid-Arbeitskräfte vernetzt und produktiv, auch verbessert sie die Sicherheit und Einhaltung von Richtlinien (Compliance). Kurz gesagt: Sie ermöglicht es Unternehmen, auch künftig aufkommenden Krisen zu trotzen. Insbesondere die cloudbasierte Automatisierung kann dazu beitragen, die Widerstandsfähigkeit und Agilität der Betriebe zu erhöhen.

 

Belastungsprobe: Disruption und dezentrale Arbeitskräfte

Bei einem genaueren Blick auf spezifische Arbeitsabläufe innerhalb eines typischen Unternehmens wird deutlich, wie schwer es ist, bei weit verzweigten Strukturen eine widerstandsfähige und agile Organisation aufzubauen.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel wie die Bearbeitung von Rechnungen: Diese gestaltet sich als äußerst komplex, wenn das Buchhaltungsteam quer über den Globus verteilt ist. Rechnungen im Papierformat zu bearbeiten, ist hier wenig zielführend, doch auch die digitale Erfassung, Klassifizierung, Überprüfung und Bearbeitung der Rechnungen ist nur die halbe Miete. Genauso wichtig ist nämlich noch Schritt zwei: der Buchhaltungsworkflow (AP-Workflow) inklusive 3-Way-Matching. Hierbei geht es zum Beispiel um den Abgleich der Bestellmengen und -preise mit dem dazugehörigen Wareneingang und der Rechnung. Auch die Behandlung von Ausnahmefällen sowie natürlich die Freigabe der Zahlung und die Analyse der Finanzkennzahlen fallen in diesen Bereich. Wie die Deloitte-Studie »Rechnungswesen in Zeiten von Covid-19« zeigt, kann eine zusätzliche Automatisierung von Prozessen oder Prozessschritten via Software dafür sorgen, dass sich manuelle Bearbeitungsschritte deutlich verringern oder sogar gänzlich vermeiden lassen [1]. Dabei steht jedoch weniger die Einsparung von Kosten im Vordergrund als das Bedürfnis, trotz des herrschenden Personalmangels weiterhin eine hohe Qualität sicherzustellen. Dass Automatisierung hier häufig als bevorzugte Lösung zum Einsatz kommt, bestätigen die Befragten in dieser Erhebung. Ihren Angaben zufolge werden rund 71 Prozent der Unternehmen verstärkten Aufwand in die Automatisierung von Arbeitsabläufen stecken und sich somit besser für das »Next Normal« aufstellen.

Ein weiteres Beispiel ist das Druckmanagement. Auch dieses gestaltet sich schwieriger, wenn die Belegschaft standortunabhängig arbeitet. Im herkömmlichen Büro hielten IT-Teams bisher stets eine Flotte an Multifunktionsdruckern bereit. Die Mitarbeiter waren automatisch über einen sicheren Server angebunden, während zugleich transparent ersichtlich und damit kontrollierbar war, wer was auf welchem Drucker ausdruckte. Doch in Zeiten, in denen Arbeitsorte nicht mehr an Büros gebunden sind, gilt es, dem Personal die Suche nach dem richtigen Drucker zu erleichtern. Andernfalls passiert es leicht, dass etwa jemand in Singapur versehentlich etwas in Spanien ausdruckt. Mehr noch: Es heißt, Vorkehrungen treffen, damit die Sicherheit der gedruckten Daten stets gewährleistet ist – vor allem, wenn es sich um besonders sensible Daten, wie etwa personenbezogene Gesundheitsdaten, handelt oder das Unternehmen gewissen Richtlinien unterworfen ist. Ist das IT-Team unterbesetzt, sind solche Anforderungen nur schwer zu erfüllen. So manches Unternehmen sucht also händeringend nach einer möglichst kostengünstigen Druckmanagement-Lösung, die zugleich compliancekonform, sicher und benutzerfreundlich ist – und die der Belegschaft damit ein produktives Arbeiten gestattet.

 

Widerstandsfähig – dank cloudbasierter Automatisierung

Wie aber schafft es ein Unternehmen, sich so aufzustellen, dass es auch gegen künftige Widrigkeiten gefeit ist? Die Lösung lautet hier »cloudbasierte Automation«. Dies zumindest legt die 2022 Kofax Intelligent Automation Benchmark Study nahe: Während bereits so gut wie alle Unternehmen der digitalen Workflow-Transformation eine entscheidende Bedeutung beimessen, ist die überwältigende Mehrheit der Befragten in Deutschland davon überzeugt, dass digitalisierte Unternehmen langfristig über einen Wettbewerbsvorteil verfügen (91 Prozent) – und dass ihre eigene Organisation die Digitalisierung beschleunigen muss (85 Prozent).

 

Derzeit konzentrieren sich deutsche Unternehmen in Sachen Automatisierung auf die folgenden wertschöpfenden Kunden-, Betriebs- und Finanzprozesse:

• Verarbeitung von Kontoauszügen (93 Prozent)
• Management der Dokumentensicherheit (85 Prozent)
• Rechnungsverarbeitung (84 Prozent)

 

Die Beweggründe, warum Unternehmen diese Arbeitsabläufe automatisieren, sind vielfältig – von der Optimierung der Customer Experience bis hin zu einer verbesserten Entscheidungsfindung. Im Vordergrund stehen für die deutschen Befragten folgende Ziele:

• Verbesserung der Kundenbindung über mehrere Kanäle hinweg (97 Prozent)
• Maximierung des Werts von IT-Investitionen (97 Prozent)
• Optimierung der Kundengewinnung und -bindung (96 Prozent)
• Erfolgreiche Unternehmensführung (94 Prozent)

 

Schritt für Schritt zum robusten Unternehmen

Die Automatisierung von Abläufen und die digitale Transformation können bei der Verfolgung all dieser Ziele unterstützen. Eines ist jedoch klar: Das Unternehmen wird nicht von Tag eins an gegen alle Krisen gesichert sein. So sehen deutsche Unternehmen der Studie zufolge insbesondere darin eine Herausforderung, bestehende, fragmentierte Systeme und Daten für die Automatisierung zu nutzen (97 Prozent). Weitere Stolpersteine sind:

• Unzureichender Einblick in Daten (96 Prozent)
• Manuelle Prozesse (94 Prozent)
• Herausforderungen bezüglich Datensicherheit (84 Prozent)

 

Unternehmen, die einen schnelleren Ausstieg aus dem Krisenmodus erreichen möchten, setzen daher vermehrt auf intelligente cloudbasierte Automatisierungsplattformen. Durch einen solchen Ansatz können sie auf eine umfangreiche Palette an Automatisierungstechnologien, wie etwa die intelligente Verarbeitung von Dokumenten, die Orchestrierung von Arbeitsabläufen und vernetzte Systeme, zurückgreifen. Das versetzt Unternehmen in die Lage, sich schnell an veränderte Anforderungen und Marktbedingungen anzupassen.

 

 

Vorteile cloudbasierter Lösungen:

1. Zeitaufwand senken und Kosten einsparen: erheblich schnellere Erstellung und Inbetriebnahme als bei einer Vor-Ort-Lösung. Einsparung wertvoller IT-Ressourcen, verringerte Gesamtbetriebskosten.
2. Automatische Updates: automatisierte und nahtlose Softwareupdates. Das Unternehmen kann darauf vertrauen, immer die neueste Version zur Verfügung zu haben.
3. Zugriff von überall: Ein Cloud-System unterstützt die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort. Zugriff auf die Systeme erfordert lediglich einen Browser.
4. Skalierbarkeit: Standortunabhängige cloudbasierte Automatisierung erlaubt einfache Skalierung, wenn das Unternehmen wächst.

 

 

Die Vorteile der cloudbasierten Automation

Auf das Beispiel der Rechnungsautomatisierung bezogen, bedeutet dies, dass ein cloudbasierter Ansatz die Mitarbeiter in der Buchhaltungsabteilung arbeitsortsunabhängig unterstützt: Sie können jegliche Rechnungen stets schnell und präzise bearbeiten. Ist die Cloudplattform zusätzlich mit künstlicher Intelligenz ausgestattet, ist sie in der Lage, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Rechnungsdaten zu analysieren, zu klassifizieren und zu extrahieren – unabhängig von deren Format. Dank Konnektoren und Programmierschnittstellen (API) zu geschäftskritischen Systemen lassen sich Datensilos aufbrechen. Daneben verschafft die Möglichkeit, den Status quo erfolgskritischer Kennzahlen (KPIs) sowie von Leistungsvereinbarungen (SLAs) nachzuvollziehen und zu managen, dem Unternehmen wertvolle Informationen. Diese erlauben ihm, kluge Geschäftsentscheidungen schneller zu treffen.

Auch in Sachen Druckmanagement profitieren Firmen von einem cloudbasierten System. So sorgen etwa die automatische Erkennung von Drucknetzwerken sowie die intelligente Auswahl von Druckertreibern dafür, dass sich das Drucken für die Remote- und Hybrid-Belegschaft einfacher und effizienter gestaltet. Ein vereinheitlichtes und reibungsloses Benutzererlebnis erleichtert das standortunabhängige Drucken zusätzlich, während die sichere Druckfreigabe und die Möglichkeit, zu einem gegebenenfalls vorher festgelegten späteren Zeitpunkt zu drucken (Print-later-Technologie) sicherstellen, dass vertrauliche Dokumente nicht im Druckerschacht liegenbleiben. Neben einer sicheren mandantenfähigen Plattform tragen auch die Verschlüsselung und Prüfung der Authentizität des Geräts an den Endpunkten sowie ein Nachverfolgungsnachweis zu einer verbesserten Sicherheit und einem Mehr an Compliance bei.

 

Fazit: Zukunfts- und Krisensicherheit dank cloudbasierter Automatisierung

Wie die post-pandemische Welt aussehen wird, ist ungewiss. Worauf Unternehmen aber immer zählen können, ist der Schutz durch cloudbasierte Automatisierung. Ob sie ihre hybride Belegschaft unterstützen, die Sicherheit oder Compliance-Vorgaben besser umsetzen: Eine cloudbasierte Lösung ist bedarfsgerecht skalierbar, sorgt für Kosten- und Zeitersparnisse und gestattet den Zugriff auf relevante Systeme und Daten. Dies gewährt Unternehmen Zukunftssicherheit – auch in schwierigen Zeiten.

Dan Johnson, Director of Product Marketing bei Kofax

 

[1] https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/at/Documents/rechnungswesen/at-digitalisierung-rechnungswesen-2020.pdf