Kommunen kommen bei E-Invoicing (langsam) in Fahrt

  • 28 Prozent der Kommunen nutzen E-Invoicing bereits.
  • 69 Prozent planen Umstellung in naher Zukunft.
  • Umstellungsbereitschaft größer als noch vor zwei Jahren.

Bisher zeigten sich deutsche Kommunen von der EU-Richtlinie 2014/55, die sie zur Einführung der elektronischen Rechnung bis 2018 verpflichtet, unbeeindruckt. Doch langsam scheint Bewegung in die Digitalisierung der öffentlichen Rechnungsprozesse zu kommen: Bereits mehr als jede vierte Kommune (28 Prozent) empfängt heute elektronische Rechnungen. Eine große Mehrheit (87 Prozent) hat immerhin bereits von Maßnahmen zur Umsetzung der Richtlinie gehört und 69 Prozent der Kommunen planen ganz konkret, in naher Zukunft ihre Prozesse umzustellen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Umfrage des E-Invoicing-Anbieters crossinx unter Kämmerern von 100 Kommunen in 15 Bundesländern. Die Umfrage wurde in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern und dem Verband elektronische Rechnungen (VeR) durchgeführt.

Kosteneinsparungen und politische Gründe sprechen für E-Invoicing

Die Umstellung von papierbasierter auf elektronische Rechnung kann jährliche Kosteneinsparungen von rund 6,5 Milliarden Euro bedeuten. Das war für mehr als jede zweite der befragten Kommunen, die bereits heute E-Invoicing nutzen, ein Grund für die Umstellung. 32 Prozent der Kämmerer gaben an, die Einführung der E-Rechnung sei primär aus politischen Gründen, wie etwa der EU-Richtlinie, vorangetrieben worden. Dass weitere 69 Prozent der Kommunen eine Prozessumstellung anvisieren, ist ebenfalls der 2018 in Kraft tretenden Richtlinie geschuldet. Für 85 Prozent ist sie sogar der Hauptauslöser dafür, in naher Zukunft ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. So wollen weitere 28 Prozent der Kommunen bis zum Ablauf der Frist in 2018 die E-Rechnung eingeführt haben. Doch nicht alle lassen sich von der Pflicht zur Umstellung drängen. Obwohl nur noch ein Jahr Zeit bleibt, sich auf das neue Gesetz vorzubereiten, plant die überwiegende Mehrheit (72 Prozent) E-Invoicing nicht in den nächsten 12 Monaten einzuführen, sondern erst später.

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»Die gestiegene Bereitschaft zur Umstellung auf E-Invoicing ist ein Schritt in die richtige Richtung. Immer mehr Kommunen erkennen das Potenzial von elektronischen Rechnungen und die Dringlichkeit der Digitalisierung, um die neue EU-Richtlinie einzuhalten. Allerdings gibt es bei einigen noch Luft nach oben«, erklärt Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer von crossinx und Vorstand Verband elektronische Rechnung (VeR). »Die gesetzlichen Vorgaben sollten nicht – wie etwa bei der Umstellung auf SEPA – auf die leichte Schulter genommen oder gar verschlafen werden. Zum einen, weil die Umstellung viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Zum anderen, weil Kommunen mit jeder Papierrechnung unnötig Kosten in einer Höhe von bis zu 23 Euro pro Rechnung produzieren.«

Kein akuter Handlungsbedarf und fehlende Anleitung

Doch warum wird die Umsetzung der Richtlinie von einigen immer noch zögerlich angegangen? Von den Kommunen, die keine Umstellung planen, sieht fast jede zweite schlicht und einfach keinen akuten Handlungsbedarf. Weitere Bedenken, die Kommunen von E-Invoicing abhalten, sind Unsicherheiten bei den zukünftigen Format-Anforderungen (41 Prozent) und Sicherheitsbedenken (14 Prozent). 55 Prozent wünschen sich mehr Pilot- oder Beispielkommunen, anhand derer der Umstellungsprozess veranschaulicht wird. Und 44 Prozent hätten gerne mehr Informationen über die aktuelle Gesetzeslage und deren Anforderungen. Nach einem Partner, der sie Schritt für Schritt anleitet, sehnen sich noch 33 Prozent.

»Der Staat und die Anbieter haben zwar erste Aufklärungsarbeit geleistet und bei den Kommunen das Bewusstsein geschaffen, dass die Umstellung nötig ist. Doch in Sachen Umsetzung und Herangehensweise existieren noch zu viele Fragezeichen in den Köpfen der Kämmerer. Hier werden die Kommunen zu sehr alleine gelassen. Die Ergebnisse zeigen, dass ihnen dringend Anleitungen zur Einführung von E-Invoicing gereicht werden müssen«, so Laube. »Es braucht einen starken Partner, der Kommunen hier Schritt für Schritt begleitet.«

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Auch in weiteren Bereichen öffnen sich Kommunen in punkto Digitalisierung: Immerhin jede zweite Kommune (53 Prozent) hat bereits ein elektronisches Rechnungsarchiv oder den Freigabeprozess einer Rechnung digitalisiert (45 Prozent). Bei weiteren 76 Prozent ist die Einführung eines Freigabe-Workflows in Planung und bei 83 Prozent ein elektronisches Archiv.

Umdenken findet statt, Umsetzung allerdings schleppend

Insgesamt sind also einige erste Verbesserungen zu beobachten. Denn noch vor zwei Jahren waren zwei Drittel aller Kommunen überhaupt nicht auf E-Invoicing vorbereitet. Waren damals lediglich 8 Prozent der öffentlichen Institutionen in der Lage, elektronische Rechnungen zu empfangen, sind es heutzutage immerhin schon 28 Prozent. 19 Prozent der Kommunen hatten damals eine Umstellung in den nächsten zwei Jahren geplant – und diese offenbar umgesetzt. Fast drei Viertel aller befragten Kommunen wollten zu dem Zeitpunkt nichts von einer Einführung von E-Invoicing wissen. Das ist mit 69 Prozent heute anders: Die Bereitschaft zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist im Public Sector deutlich gestiegen. Es findet also ein Umdenken statt – doch die Umsetzung des Vorhabens erfolgt bei einigen weiterhin schleppend.

[1] Die Umfrage wurde in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Innern und in Vorbereitung auf das Planspiel des Verbands elektronische Rechnungen durchgeführt. Für die E-Invoicing Umfrage wurden Kämmerer, Bürgermeister, Leiter Stadtkasse und EDV-Leiter von insgesamt 100 Kommunen in 15 Bundesländern im Juni 2017 zum Stand der elektronischen Rechnung befragt. Für das Bundesland Hamburg liegen keine Befragungsergebnisse vor.
Über den Verband elektronische Rechnung (VeR)
Der 2009 gegründete Verband elektronische Rechnung (VeR) mit Sitz in München vertritt die Interessen von Dienstleistern im Bereich der elektronischen Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung und diesen nahestehenden Unternehmen. Der Verband versteht sich damit als Sprachrohr der gesamten E-Invoicing-Wirtschaft. Im Auftrag seiner über 60 Mitglieder verfolgt der VeR das Ziel, E-Invoicing als Standard zu etablieren, sodass Unternehmen aller Größen einfach und sicher am elektronischen Rechnungsaustausch teilnehmen können. Mehr unter www.verband-e-rechnung.org

Das Ende der PDF-​Rechnung

 

»Jedes zweite deutsche Unternehmen muss handeln, wenn 2018 die verpflichtende Umstellung auf E-Invoicing für den Public Sector kommt!«

Am 27. Juni 2017 hat das Bundesministerium des Inneren eine Rechtsverordnung veröffentlicht, durch die die Ermächtigung des E-Government-Gesetzes mit der Änderung zur E-Rechnung in Kraft getreten ist. Die zentralen Punkte sind:

  1. Alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung werden zukünftig verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verschicken.
  2. Das vorgeschriebene Standard-Format wird die XRechnung sein.
  3. Eine Datenübertragung ist nur noch als strukturierter Datensatz zulässig. PDF-Rechnungen sind nicht länger zulässig.

 

Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer des E-Invoicing-Anbieters crossinx, kommentiert die Marktsituation:

»Dass die elektronische Rechnung kommt, ist keine Überraschung. Im Rahmen der digitalen Agenda der Bundesregierung war die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse längst beschlossene Sache. Der Public Sector muss seine Prozesse digitalisieren – und stellt sich dennoch bis heute zu großen Teilen tot. Jetzt erwischt es die Zögerlichen umso härter: 2018 kommt nicht nur die verpflichtende Umstellung, sondern auch ein vorgeschriebenes Format für elektronische Rechnungen. Damit ist das Ende der PDF-Rechnung gekommen. Sie verliert dann ihre Gültigkeit.

Bisher war nur die öffentliche Verwaltung dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Neu ist jetzt, dass auch die Lieferanten des Public Sectors keine Wahl mehr haben und künftig E-Rechnungen verschicken müssen. Dadurch ist automatisch rund jedes zweite Unternehmen in Deutschland betroffen, denn circa 50 Prozent der Unternehmen haben eine Geschäftsbeziehung mit mindestens einer öffentlichen Institution. Das liegt auch daran, dass die Verpflichtung nicht nur die Ministerien betrifft, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und ähnliche Einrichtungen. Zusätzlicher Druck entsteht durch die Format-Vorschrift: Heute werden immer noch gut 80 % der elektronischen Rechnungen als PDF verschickt. Künftig sind PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend, sondern nur ein strukturierter Datensatz wird als E-Rechnung offiziell anerkannt. Bisher war die PDF-Rechnung quasi der »Kompromiss« für alle, die nicht komplett analog arbeiten wollten. Aber durch die Format-Vorschrift müssen die Rechnungsversender nun die Anforderungen zwingend erfüllen. Bis 2018 wird sich der Prozentsatz elektronischer Rechnungen also dramatisch erhöhen: von heute rund 15 Prozent hin zu einer vollständigen Umstellung. Allein die öffentliche Verwaltung in Deutschland wird so jährlich bis zu 6,5 Milliarden Euro einsparen können!

Die Rechtsverordnung des BMI setzt dem öffentlichem Sektor wie auch der Privatwirtschaft die Pistole auf die Brust. Alle Betroffenen müssen sich mit dem Thema auseinandersetzen und strategisch klug vorgehen. Eine Umstellung auf Rechnungen in Form von strukturierten Datensätzen ist ungleich aufwändiger als der Versand per PDF. Ohne die Zusammenarbeit mit einem ERP-Anbieter oder Service Provider ist ein professioneller, strukturierter Umgang mit der E-Rechnung kaum möglich. Alle Betroffenen sollten sich daher besser gestern als heute informieren und die Umstellung zügig angehen.

Wir stehen in Deutschland vor einem bedeutenden Schritt in Richtung einer digitalisierten Gesellschaft. Dieser Schubs vom Gesetzgeber war für eine notwendige Entwicklung in Deutschland absolut überfällig.«

 

Im Laufe des Jahres 2017 wird der neue Standard XRechnung veröffentlicht. Die XRechnung ist wird momentan noch von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen erarbeitet und bildet eindeutig die europäischen Vorgaben ab.

Die XRechnung ist eine sogenannte »Core invoice Usage Specification«, die für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland die Europäische Norm eindeutig abbildet. Die Spezifikation der XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards zusammen mit Experten aus Bund / Ländern / Kommunen im Rahmen des Steuerungsprojekts E-Rechnung des IT-Planungsrates erarbeitet. Da mit der Veröffentlichung des Standards erst im Sommer zu rechnen ist, bleibt abzuwarten, wie das genaue Profil der XRechnung aussehen wird. Es kann aber davon ausgegangen werden, dass die XRechnung lediglich eine reine XML Datei darstellt und keinen Sichtbeleg beinhaltet.

 

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU fordert zukünftig öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In Deutschland müssen die obersten Bundesbehörden ab dem 27.11.2018 elektronische Rechnungen empfangen können, alle restlichen öffentlichen Auftraggeber folgen ein Jahr später. Die nationalen Details sind in dem E-Rechnungsgesetz des Bundes und einer Rechtsverordnung geregelt.

Durch die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen wird die öffentlichen Verwaltung der europäischen Mitgliedstaaten verpflichtet bei Vergaben, die gemäß Unionsrecht europaweit ausgeschrieben werden müssen (sogenannte oberschwellige Vergaben), elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Für die koordinierte, effiziente und fristgerechte Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland hat der IT-Planungsrat das Steuerungsprojekt eRechnung aufgesetzt. Die Projektlaufzeit ist für den Zeitraum vom 01.01.2016 bis zum 31.12.2019 angesetzt und wird unter Federführung des Bundesministerium des Innern und der Koordinierungsstelle für IT-Standards KoSIT durchgeführt.

Das Steuerungsprojekt hat die Aufgabe die rechtliche und organisatorische Ausgestaltung der elektronischen Rechnung für die öffentliche Verwaltung in Deutschland zu übernehmen und die bestehende CEN Norm in einen nationalen Standard XRechnung zu überführen.

Bereits im Juli 2016 hat das Bundeskabinett die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungs-Gesetz Bund) beschlossen. Nun hat der Deutsche Bundestag am 1. Dezember 2016 das dazugehörige Gesetz verabschiedet. Hierzu wird das bereits bestehende E-Government-Gesetz vom 25.07.2013 entsprechend ergänzt.

Der Bund geht hierbei über die in der Richtlinie geforderten Anforderungen hinaus. Somit sind in Deutschland auf Bundesebene die Verwaltungen verpflichtet elektronische Rechnungen im oberschwelligen und im unterschwelligen Bereich entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Weiterhin wird im Gesetz geregelt, dass auch Ausgangsrechnungen zukünftig elektronisch von der Verwaltung verschickt werden müssen, sofern in dem Geschäftsvorfall ein elektronisches Bezahlverfahren zugelassen ist. Allerdings finden sich im Gesetz selbst kaum Aussagen zu technische Fragestellungen. Diese Details werden in einer noch zu veröffentlichen Rechtsverordnung geregelt.

Weiterhin ist wichtig, dass die getroffenen Regelungen nur für den Bund gelten. Für die Länder und Kommunen müssen separate rechtliche Rahmenbedingungen erlassen werden. Bayern ist momentan das einzige Bundesland welches Regelungen zur E-Rechnung erlassen und in dem bayrischen E-Government-Gesetz aufgenommen hat. Allerdings sind auch hier noch Fragen zur konkreten Umsetzung offen.

Textquelle: https://www.crossinx.com/de/wissenswertes/oeffentliche-verwaltung/rechtliche-rahmenbedingungen/

 


 

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