Wer digitalisiert, muss zwangsläufig seine Prozesse analysieren und optimieren. Sonst werden schlechte analoge Workflows nur digital, aber nicht besser. Die Optimierung und Automatisierung manueller Tätigkeiten entlastet nicht nur Mitarbeitende; die neuen Prozesse skalieren auch hervorragend ‒ angesichts des wachsenden Fachkräftemangels ein gewichtiges Argument. Damit diese gewichtige Transformation gelingt, braucht es geeignete Tools, den richtigen Ansatz und erfahrene Partner.
Analoge und manuelle Vorgänge sind der Tod jeglicher Weiterentwicklung und Skalierung. Sie sind kostenintensiv, skalieren ‒ wenn überhaupt ‒ nur langsam und sind angesichts rarer Fachkräfte ein Bremsklotz für agiles Reagieren auf neue Markttrends. Die Vorteile der Automatisierung liegen dabei auf der Hand: Vorgänge lassen sich viel schneller bearbeiten, Fehlerquoten sinken und neue Business-Konzepte schneller marktreif entwickeln. Die meisten Unternehmen verbessern ihre Abläufe bereits kontinuierlich. Im Fokus stehen natürlich die Steigerung der Produktivität, das Senken von Kosten und höhere Kundenzufriedenheit.
Vielfach missverstanden sind Digitalisierungsprojekte zur Prozessoptimierung aber keine reinen IT-Projekte. Prozesse betreffen nicht nur technische Abläufe, sondern auch, wie Mitarbeitende im Unternehmen arbeiten und zukünftigen arbeiten wollen.
»Die digitale Transformation ist nur zu 30 % Softwaretechnologie und zu 70 % Change Management.«
Stefan Batzdorf, Chief Technology Officer, SAP S/4HANA
Es geht daher darum, ein Gesamtkonzept zusammen mit allen Beteiligten zu entwickeln, das digitale Werkzeuge und Methoden beinhaltet, sich aber auch auf das Know-how erfahrener Transformationspartner und der Mitarbeitenden stützt.
Eine erfolgreiche Prozessoptimierung lässt sich am besten in vier Schritten durchführen:
- Prozess-Analyse: Erfassung der Ist-Situation
Digitalisierung allein erzeugt keine optimierten Prozesse. War ein Prozess vor der Digitalisierung umständlich, wäre er es hinterher auch. Das Ziel der Transformation ist zu ergründen, wie Prozesse verschlankt, von manuellen Tätigkeiten befreit und maximal automatisiert werden können. Das gilt für alle Prozesse im Unternehmen. Die Verantwortlichen sollten auch abteilungsübergreifend denken, um möglichst viele Synergie-Effekte mitzunehmen.
Am besten setzt man dazu ausführliche Interviews und Workshop mit den Beteiligten auf und nutzt Business-Process-Intelligence-Lösungen für ein cleveres Process Mining und Monitoring. Über Process Mining lassen sich erstaunliche Wertschöpfungen erzielen ‒ wenn man es richtig nutzt.
- Process-Design: Sinnvoll und ohne künstliche Abgrenzung
Beim Design der neuen Workflows muss entschieden werden, welche sich für eine Digitalisierung lohnen und welche eben nicht. Viele kreative Tätigkeiten können Menschen viel besser erledigen als Maschinen. Beim Design sollte man darauf achten, nicht in Abteilungen zu denken, sondern in Gesamtprozessen ‒ so entstehen überraschend gute Lösungen.
Ein bewährter Ansatz ist es, in Workshops Fit-to-Gap-, Fit-to-Standard- oder Fit-to-Harmonize-Modelle zu erarbeiten und mithilfe von Simulationen zu testen. Interne und externe Berater können dabei weitere Ideen und bewährte Best-Practice-Vorschläge einbringen, um bis dato unbekannte digitale Lösungen wie Machine Learning oder kognitive Agenten in die Prozessarchitektur zu integrieren.
Fujitsu hat im Rahmen seiner »born to transform«-Reihe ein eigenes E-Magazin »Process Driven« publiziert. Expert*innen und Anwender*innen beleuchten hier die verschiedenen Aspekte, Trends und technologischen Lösungen der Prozessoptimierung und geben Tipps, worauf Unternehmen bei der Transformation achten sollten.
- Process Governance: Dynamische Veränderung managen
Die Welt verändert sich ständig ‒ schon deshalb müssen Prozesse permanent überwacht, angepasst und aktiv standardisiert werden. Fehlen diese Leitplanken (also die »Governance«), entsteht schnell dysfunktionales Chaos und Systemausfälle drohen. Wichtig ist daher, klare Regeln für Prozessstandards zu entwickeln, diese zu dokumentieren, zu kommunizieren und deren Umsetzung auch zu prüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten. So entsteht Process Excellence, bei der alle Prozesse reibungslos funktionieren, Automatisierung enorme Aufwände einspart und eine schnelle Skalierung möglich ist. Die Governance sichert auf lange Sicht den Erfolg der digitalen Transformation.
- Process Integration: Ein System, maximale Produktivität
Je weniger Systeme die Prozesse steuern, um so geringer sind Reibungsverluste, Fehlerquellen und Ausfälle. Eine ganzheitlich konzipierte Automatisierungslösung lässt sich flexibel erweitern und kann alle vorhandenen ERP- und CMS-Systeme integrieren. Sie sollte auch in der Lage sein, SaaS-Lösungen und Managed Services dynamisch einzubinden. Das garantiert frühzeitig erste Erfolge und beruhigt die Nerven von Geschäftsführung und besorgten Mitarbeitenden.
Sie wollen noch mehr erfahren? Dann informieren Sie sich auf der Webseite born to transform. Sie finden dort einen moderierten Videoblog, vertiefende Interviews mit Expert*innen und Verantwortlichen aus der Industrie als Podcast, interaktive E-Magazine inklusive spannender Erfahrungsberichte zu Kundenprojekten.