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Speditionsunternehmen stehen unter starkem Druck, ihre Prozesse möglichst effizient aufzustellen. Denn auch wenn heute vieles bereits digital passiert, ist der Zeit- und Kostenaufwand für papierbasierte Druck- und Kopierprozesse in der Logistik verglichen mit anderen Branchen immer noch besonders hoch.
Gerade Logistiker, die auch international arbeiten und die Waren weltweit transportieren, müssten sich damit beschäftigen, wie sie die damit zusammenhängende komplexe Dokumentation am besten organisieren – ein Aufwand von mehreren Millionen Druckseiten ist für solche Unternehmen durchaus Normalität.
Intelligente Managed Print Services (MPS) bieten sich hier als sehr gute Lösung an, da sie die gesamten Papierprozesse – vom Drucken übers Scannen bis hin zum Kopieren und Faxen von Frachtbriefen und anderen üblichen Dokumentationen – kostenschonend und zeitsparend optimieren können. Zusätzlich profitiert auch die Umwelt, denn effiziente MPS-Programme sorgen für einen geringeren Papierverbrauch.
MPS-Programme lassen sich perfekt auf die individuellen Bedürfnisse und Workflows eines Unternehmens ausrichten. Erfahrungswerte zeigen, dass sich durch eine durchdacht implementierte MPS-Planung Kosten in Höhe von bis zu 30 % einsparen lassen. Gerade Logistikunternehmen sollten daher über den Einsatz eines MPS-Programms intensiv nachdenken.
Analyse und Optimierung der Druckerlandschaft
Am Anfang steht natürlich auch bei Logistikunternehmen die genaue Analyse ihrer Druckanforderungen. Da diese gerade in Prozessen mit vielen Drittpartnern häufig sehr komplex sind, sollte hier in jedem Fall die Unterstützung eines professionellen MPS-Anbieters gesucht werden.
Dieser schaut sich in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung nicht nur die Prozesse selbst an, sondern auch die Hardware-Ausrüstung der Druckerlandschaft und gibt auf Basis des Ist-Zustands passende Empfehlungen. In diese Anfangsphase fallen genaue Analysen für eine kostenoptimierte Platzierung der Drucker.
Es wird auch die Frage gestellt, ob und an welcher Stelle lokale Drucker wirklich noch notwendig sind. Da sie eher selten vernetzt sind und nur von einem Anwender bedient werden können, sind sie in der Gesamtbetrachtung meist sehr viel teurer als netzwerkfähige Multifunktionsgeräte. Diese können als Abteilungsdrucker fungieren und bieten erheblich mehr Funktionen bei gleichzeitig geringeren Kosten. Zusätzlich sind sie meist auch noch energieeffizienter.
Ein weiterer großer Vorteil einer intelligenten Vernetzung der Druckerlandschaft ist auch die proaktive automatisierte Lieferung von Verbrauchsmaterialien (Just-in-time-Support). Durch die Anbindung der im Einsatz befindlichen Drucker an den MPS-Anbieter kann eine auf die Workflows perfekt angepasste zeitgenaue Lieferung von Tonerkartuschen garantiert werden: Das Gerät überwacht und bestellt seinen Nachschub einfach selbst. Große Vorratsspeicherung oder ungeplante Ausfallzeiten gehören damit der Vergangenheit an – und ebenso die häufig hohen Vorfinanzierungskosten.
Echtzeit-Kontrolle der Druckvolumina
In der MPS-Analyse werden aber natürlich auch weitere Schritte wie das tägliche Gerätemanagement oder auch das Monitoring und Reporting kritisch geprüft. Ein wichtiger Punkt ist hierbei zum Beispiel das Sichtbarmachen der Druckvolumina in Echtzeit. Moderne MPS-Lösungen zeigen genau auf, welche Drucker wie viele Seiten produzieren und wieviel die betreffende Druckausgabe kostet. Unternehmen haben so die Kosten ihrer Druckprozesse und über die monatlich notwendigen Investitionen jederzeit im Griff.
Diese Transparenz lässt sich über MPS-Tools problemlos auf die gesamte auch weltweit im Einsatz befindliche Druckerflotte übertragen. Lexmark bietet seinen Kunden hierfür beispielsweise übersichtliche MPS-Portale an. Diese machen nicht nur die Endgeräte sichtbar, sondern über sie lassen sich auch jeweils individuell angepasste Zugangsauthentifikationen für Mitarbeiter zentral einstellen.
Gerade in der Logistikbranche gelten schnelle und effiziente Prozesse als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Moderne MPS-Lösungen bieten durch die enge Verzahnung mit dem Document Management Services (DMS) auch hierfür große Vorteile. Der Schlüssel liegt in der Integration intelligenter Multifunktionsgeräte (MFPs), die dank der Scanfunktion als zentrale Drehscheibe zwischen analoger und digitaler Welt fungieren.
Capture-Lösungen als Voraussetzung für schnelle Workflows
Hier können zudem passende Capture-Lösungen integriert werden, mit denen sich Dokumente wie Transport- und Serviceaufträge, Eingangs- und Ausgangsdokumente, inklusive Lieferscheine, Frachtbriefe, Packlisten und Rechnungen schnell erkennen und scannen lassen. MFPs können etwa ausgedruckte und unterschriebene Frachtbriefe scannen und indizieren, so dass sich die Bestätigung der einzelnen Fahrer sekundenschnell überprüfen lässt. Solche, für die Logistikabläufe notwendigen Dokumente sind damit nahezu in Echtzeit abrufbereit.
Capture-Lösungen ermöglichen auch die digitale Erfassung von Genehmigungen und Unterschriften. Dies vereinfacht Prozesse rund um Schadenersatzansprüche oder andere Prüfungen. Die zur Klassifizierung notwendigen Informationen werden bereits im Scanvorgang herausgefiltert. Dabei lassen sich auch digitale Autorisierungsformulare zur Bestandsüberwachung erstellen oder Einzelposten in Frachtbriefen mit minimalen Aufwand erkennen und extrahieren.
Nach der Prüfung in Echtzeit können sie in die Eigensysteme des Speditionsunternehmens übertragen werden. Durch die nahtlose Vernetzung von DMS- und moderne Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen mit dem MPS-Tool, verfügen Unternehmen über eine wirklich ganzheitliche Lösung. Das MPS-Tool wird dabei zur entscheidenden zentralen Stelle, die ein ausgereiftes Output-Management im Einklang mit den anderen Systemen kosteneffizient und auf Schnelligkeit gepolt optimal regelt.
Intelligente Erfassung verkürzen Dokumentlaufzeiten und senken Druckvolumina
Neben heute schon alltäglichen Optionen zum mobilen Drucken über den Remote-Zugriff per Handy, so dass Mitarbeiter von unterwegs drucken können, spielen natürlich auch neuere Technologien wie Big Data oder das Internet der Dinge (IoT) eine Rolle für die Ausformung von MPS-Konzepten.
Der proaktive Support von Lexmark basiert auf circa 100 Sensor-Datenpunkten in jedem Drucker und bietet entsprechende Datenanalysen. Durch diese präventive Wartung, auch »Predictive Service« genannt, lassen sich technische Störungen schon im Vorfeld kostensenkend vermeiden.
Logistikunternehmen sollten sich über die Rolle von MPS als wichtigem strategischen Wegbereiter für ihre Digitalisierung klar sein. Der Einsatz sicherer und zuverlässiger Hochleistungstechnologien wie eines modernen MFPs kann möglicherweise Kosteneinsparungen in Millionenhöhe realisieren: So verkürzen moderne Erfassungslösungen, die intelligent mit MPS und den Kernsystemen von Unternehmen vernetzt sind, Dokumentenlaufzeiten von Stunden auf Minuten. Das Druckvolumen typischer Speditionsdokumente wie etwa Frachtbriefe kann sogar um die Hälfte gesenkt werden.
Das Wichtigste: Dieser Kostenvorteil wird dabei nicht auf dem Rücken der Kunden erwirtschaftet. Im Gegenteil: Mit durch MPS unterstützte leistungsfähigen Druckworkflows und schnellen Prozessen können Logistikunternehmen die Zufriedenheit ihrer Kunden sogar erhöhen.
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