Konnect eMail stellt Lösungen vor, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Compliance zu gewährleiten und sich vor Ransomware-Angriffen zu schützen.

E-Mails sind das Rückgrat der modernen Arbeitswelt – und zugleich ihre Achillesferse. Werden sie nicht korrekt abgelegt, kann das zum Risikofaktor werden. Mit der Integrationslösung für Outlook und SharePoint von Konnect eMail können Unternehmen ihre E-Mails und Anhänge dagegen strukturiert ablegen, teilen und bearbeiten. Dadurch entsteht ein zuverlässiges, durchsuchbares Datenspeichersystem in SharePoint. Arbeitsabläufe, die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit lassen sich verbessern, Audits und Prüfungen werden vereinfacht.

Genehmigungen, Verträge, Kundengespräche und Prüfprotokolle – in Outlook-Postfächern befinden sich häufig wichtige und vertrauliche Daten. Sind diese unstrukturiert und schlecht gepflegt, kann das die Produktivität und Compliance eines Unternehmens oder einer Behörde gefährden.

E-Mails sind zudem ein Hauptziel für Angriffe, und schlecht verwaltete Postfächer verstärken diese Risiken. So nutzen Ransomware-Gruppen auch das Thema Compliance gezielt als zusätzlichen Erpressungshebel. Für viele Unternehmen ist dabei nicht nur der eigentliche Angriff ein Problem, sondern die Unsicherheit, ob Aufbewahrungs-, Dokumentations- und Nachweispflichten entsprechend der gesetzlichen Regeln wie z.B. der DSGVO überall eingehalten wurden.

Ein SharePoint oder OneDrive zentriertes Speichersystem sorgt dagegen für Sicherheit. Konnect eMail hat mit Central Classic und Central New anwenderfreundliche Outlook Add-Ins entwickelt, mit denen E-Mails manuell oder automatisch vollständig erfasst und regelbasiert archiviert werden. Mit wenigen Klicks können Anwender E-Mails in den entsprechenden SharePoint-Bibliotheken oder OneDrive Ordnern speichern und gleichzeitig relevante Metadaten hinzufügen. Die revisionssichere und unveränderbare Ablage unter SharePoint, OneDrive oder Teams schafft klare Nachvollziehbarkeit und liefert im Ernstfall belastbare Nachweise gegenüber Prüfern, Behörden oder auch Angreifern. Zusätzlich ermöglicht die schnelle Suche und der gezielte Export relevanter Kommunikation eine deutlich bessere Reaktionsfähigkeit bei Audits oder Sicherheitsvorfällen.

»Eine klare E-Mail-Management-Strategie vermeidet, dass beispielsweise Projektentscheidungen nur im Postfach einer einzigen Person landen, Anhänge in mehreren Versionen in verschiedenen Threads existieren oder Compliance-relevante Informationen bei einer Prüfung nicht auf Anhieb gefunden werden«, weiß Gaurav Tiwari, Product Director bei Konnect eMail. »Wer seine E-Mail-Archivierung stringent, automatisiert und sauber umsetzt, reduziert nicht nur organisatorische Risiken, sondern entzieht Ransomware-Akteuren einen wesentlichen Teil ihres Druckmittels.«

Konnect eMail Central Classic und Central New sind im Webshop sowie im Microsoft Azure Marketplace verfügbar, Systemhäuser können die Lösung daher einfach in ihr Angebot integrieren.

Testversionen und weitere Informationen zu Konnect eMail sind unter folgendem Link abrufbar: https://www.konnectemail.com/

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