Analytics und Verwaltungshandeln: In Behörden liegen Vision und Wirklichkeit weit auseinander

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Wie in der Privatwirtschaft erfährt der Begriff Business Intelligence (BI) auch im öffentlichen Sektor derzeit einen grundlegenden Bedeutungszuwachs: BI wird heute nicht mehr nur als retrospektives Berichtswesen, das Vergangenes und den Status quo beschreibt, sondern vielmehr als prospektives beziehungsweise analytisches Instrument genutzt. Insbesondere der Einsatz innovativer Analysetechnologien sowie Planungs- und Simulationsprozesse gewinnen stark an Bedeutung.

Wie eine aktuelle Studie von Sopra Steria Consulting zeigt, haben in Deutschland vier von fünf Verwaltungsentscheider das Potenzial digitaler Daten als Rohstoff für die Optimierung staatlichen Handels erkannt. Dieser Einsicht stehen jedoch vor allem festgefügte Ressortgrenzen und offene Fragen im Hinblick auf die rechtlich-ethischen Grundlagen beim großflächigen Analytics-Einsatz in Ämtern und Behörden entgegen.

Einsatz moderner BI-Werkzeuge

In einer Umfrage für den Branchenkompass Public Services 2016 von Sopra Steria Consulting schätzten 80 Prozent der Studienteilnehmer das Potenzial von BI und vorausschauenden Datenanalysen für den eigenen Verwaltungsbereich als bedeutend ein – mehr als die Hälfte sogar als sehr bedeutend. In dieser Bewertung zeigen sich zwischen Bundes- und Landesbehörden sowie kommunalen Verwaltungen so gut wie keine Unterschiede. Allerdings variiert die Haltung von Kommunen in Abhängigkeit von deren Größe, wobei kleine Gemeinden das Analytics-Potenzial tendenziell zurückhaltender beurteilen.

Auf Bundes- und Landesebene ist der Einsatz moderner BI-Werkzeuge insgesamt weiter fortgeschritten als in Städten und Gemeinden: 47 Prozent der befragten Bundes- und Landesbehörden nutzen BI für Ist-Analysen, Prognosen und zur Bewertung vergangener Entwicklungen. Auf kommunaler Ebene liegen die Nutzungszahlen für diese drei Anwendungsfelder bei 42, 28 beziehungsweise 27 Prozent.

Demgegenüber sind Simulationen und Analyseszenarien zur Unterstützung von Planungsprozessen auf allen Verwaltungsebenen noch vergleichsweise selten anzutreffen – nämlich in 25 Prozent der Behörden von Bund und Ländern sowie bei 23 Prozent der befragten Kommunen. Noch größer ist der Rückstand bei Analysen komplexer Zusammenhänge und zur Identifikation von Optimierungspotenzial; hier liegen die Nutzungshäufigkeiten in Bund und Ländern bei 13 und in Kommunen bei nur acht Prozent.

»Bis vor kurzem beschäftigte sich im öffentlichen Sektor bestenfalls die mittlere Entscheidungsebene mit BI-Ergebnissen, heute jedoch erwarten auch Top-Entscheider bis hinauf in die Spitze der Bundesministerien zielgruppengerecht aufbereitete Informationen«, kommentiert Michael Brons, Business Unit Director Public Services bei Sopra Steria Consulting.

Einsatz prädiktiver Analytics-Anwendung

Während es früher hauptsächlich darum gegangen sei, vergangene Entwicklungen besser zu verstehen, käme es in der digitalen Ära mehr und mehr darauf an, aus den massenhaft anfallenden Verwaltungsdaten einen zusätzlichen Informationsmehrwert zu generieren: »Fortschrittliche Analytics-Lösungen sind heute eigentlich auf allen Verwaltungsebenen unverzichtbar, um staatliches Handeln zielgerichtet zu verbessern und öffentliche Gelder effektiver einzusetzen«, meint Michael Brons.

Praxisbeispiele für den Einsatz prädiktiver Analytics-Anwendungen finden sich unter anderem in der Terror- und Kriminalitätsbekämpfung. 53 Prozent der Verantwortlichen in Bund und Ländern (Kommunen: 42 Prozent) erwarten sich vom Analytics-Einsatz generell eine Verbesserung ihrer kurzfristigen Reaktionsfähigkeit etwa bei der Gefahrenabwehr. 56 Prozent (Kommunen: 53 Prozent) sehen überdies ein großes Potenzial im Hinblick auf verbesserte Vorhersagen langfristiger Rahmenbedingungen und der künftigen Handlungsfelder ihrer Behörde, etwa bei der Personalplanung oder demographischen Fragestellungen.

Große und kleine Hindernisse

Erschwert wird der großflächige Einsatz von Datenanalysen in der Verwaltung allerdings durch Ressort- und Zuständigkeitsgrenzen beziehungsweise das Fehlen einer übergeordneten zentralen Datenstrategie. Zudem hinkt die Gesetzgebung dem Entwicklungstempo der Digitalisierung hinterher, sodass im Einzelfall rechtliche Fragen offenbleiben. Ethische Bedenken bestehen vor allem bei der Nutzung besonders schutzwürdiger personenbezogener Informationen, über die Verwaltungen sogar in höherer Detailtiefe verfügen als viele Wirtschaftsunternehmen. Gleichwohl gibt es aus ethischer Sicht keineswegs nur Vorbehalte: »Bei Gefahr für Leib und Leben erscheint es im Gegenteil ethisch sogar geboten, verfügbare Analysetechnologien zur Abwehr der Bedrohung nicht ungenutzt zu lassen«, so Michael Brons.

[1] Von März bis April 2016 befragte das Marktforschungsunternehmen forsa im Auftrag von Sopra Steria Consulting 100 Entscheider aus deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden zu ihren größten Herausforderungen und wichtigen Vorhaben bis 2018. Thematisch spannten die Interviews einen Bogen von E-Government und Verwaltungseffizienz über Kooperationen und Bürgerbeteiligung bis hin zu Business Intelligence und Big Data. Durch einen Ergebnisvergleich mit Branchenkompass-Studien aus den Jahren 2011, 2012, 2013 und 2015 lässt die aktuelle Studie auch längerfristige Trends erkennen.

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