KMU: All-IP macht Unified Communications zum Standard

Wie KMUs ihre Kommunikation mit Skype for Business und Co. bündeln.

Die Tage von ISDN sind gezählt. Weil All-IP die Kommunikation nutzerseitig von der Infrastruktur entkoppelt, können kleine und mittelständische Unternehmen ihre Kommunikation professionalisieren und bündeln. Zu kalkulierbaren Kosten. Mit All-IP wird Unified Communications, kurz: UC, auch für KMUs zum Kommunikationsstandard.

 

Der Countdown läuft: Bis Ende 2018 will die Telekom in Deutschland alle Kunden auf Internet-Telefonie umstellen. »All-IP« heißt das Schlagwort. In anderen Ländern Europas, wie Österreich zum Beispiel, ist der Wechsel längst vollzogen. Die Swisscom in der Schweiz will bis Ende 2017 alle Anschlüsse auf All-IP migrieren. Höchste Zeit also auch für deutsche Unternehmen, auf IP-basierte Telefonie zu wechseln.

Kommunikation und Infrastruktur werden entkoppelt

Gerade für kleinere Unternehmen – und das sind in Deutschland die überwiegende Mehrheit – bringt All-IP viele Vorteile bei gleichzeitig überschaubaren Kosten. Bei der rein IP-basierten Telefonie wird Sprache nicht mehr Punkt-zu-Punkt, sondern paketorientiert über das Internetprotokoll übertragen. Für Nebenstellen sind somit nicht mehr entsprechend viele Leitungen notwendig. Über sogenannte SIP-Trunks werden diese »nur« noch virtuell, das heißt hardware-unabhängig bereitgestellt.

Überhaupt ist dies der grundlegende Vorteil von All-IP für den Endverbraucher: Telefonie beziehungsweise Kommunikation im Allgemeinen wird zu einem großen Teil von der Infrastruktur gelöst. Unternehmen können unter Umständen – wenn sie nicht mehr auf analoge beziehungsweise Hardware-gebundene Technologien wie Fax oder Frankiermaschinen angewiesen sind – weitestgehend auf Hardware verzichten, indem sie Software-Tools wie beispielsweise Skype for Business nutzen. Telefoniesoftware kommt, ganz klar, nicht ohne Endgeräte wie Rechner und Headsets aus, vielleicht präferieren Ihre Mitarbeiter nach wie vor auch das klassische Tischtelefon, wie sie es bis dato kannten; aber die Komplexität und die damit verbundenen Kosten, wie sie eine Hardware-basierte Telefonanlage mit sich bringt, sinken deutlich.

Vorteile: Telefonieren, chatten und konferieren aus einer Oberfläche

Gleichzeitig gibt es viele Vorteile. Skype for Business, aber auch andere Tools, bündeln sämtliche Kommunikationskanäle in einer Softwareplattform. Das heißt, Nutzer telefonieren über die Oberfläche nicht nur, sie chatten auch und sie konferieren über Video. Dazu kommen Features, wie Präsenzanzeigen, die den Kollegen zeigen, ob ein Mitarbeiter gerade im Kundentermin steckt, telefoniert oder verfügbar ist. Anrufweiterleitungen und Anrufbeantworter sind mit wenigen Mausklicks eingerichtet. Nummern können gesperrt werden. Über Plugins lässt sich der vertraute Besetztton simulieren. Mitarbeiter können sich Anrufe, die bei Kollegen auflaufen, aber nicht angenommen werden, »picken«.

Weil Software-basierte Telefonielösungen – oder passender: Kommunikationslösungen viele Kanäle zusammenführen, werden sie auch »Unified-Communications«-Lösungen genannt, kurz: UC. UC ermöglicht in puncto Kommunikation einen professionellen Außenauftritt für ein vergleichsweise schmales Budget. Plakativ formuliert wird Telefonie auf Konzernniveau nun auch für KMUs erschwinglich.

Collaboration: Kommunikation wird vom Arbeitsort entkoppelt

Ein weiterer Vorteil von UC: Kommunikation wird vom Arbeitsort entkoppelt. Es spielt keine Rolle mehr, ob ein Mitarbeiter im Home Office sitzt oder viel unterwegs ist, wie etwa im Vertrieb oder Außendienst. Über seinen Laptop, Tablet oder Smartphone nutzt er, eine Internetverbindung vorausgesetzt, alle Kommunikationsfeatures, als säße er im Büro, und ist für Geschäftspartner und Kollegen über die gewohnte Rufnummer und E-Mail erreichbar. Angesichts steigender Ansprüche von Mitarbeitern an ihre Work-Life-Balance und die Entwertung der Präsenzkultur ist UC ein wichtiges Argument, welches Sie im Blick behalten sollten.

Den Punkt der ortsunabhängigen Zusammenarbeit spielt Skype for Business in seiner Cloud-Variante bis ins Detail aus, nämlich durch die tiefe Integration in Office 365. Die Kommunikations-Software ist in eine intuitive, bekannte Oberfläche quasi »fest verbaut«. Der Nutzer kann Skype for Business über den Client, aber auch aus allen Office-Tools heraus nutzen, konkret: zum Beispiel das Präsentieren direkt aus Powerpoint heraus oder eine Videokonferenz direkt aus Outlook. Selbst Dokumente können über den Cloud-Speicher OneDrive for Business gemeinsam bearbeitet werden, egal, ob der Kollege am Schreibtisch gegenüber, im Büro am anderen Ende des Gangs oder auf der anderen Seite der Weltkugel sitzt.

Umstieg auf UC: Alte Zöpfe abschneiden, aber bitte sanft

Telefonieren »nur« noch am Rechner – das klingt sehr einfach, in der Theorie. Je nach Größe und Komplexität der Telefonanlage, sollten Sie daher sanft migrieren. Bei der sanften Migration von IP-Telefonie zum bestehenden System existieren vorrübergehend beide Technologien parallel. Erst, wenn alles eingerichtet ist und alle internen Tests erfolgreich waren, wird komplett auf VoIP umgestellt.

Auf jeden Fall würde ich abraten, eine alte Telefonanlage quasi »hochzurüsten«. Zwar ist es möglich, bestehendes ISDN-Equipment übergangsweise über Gateways und Router auch an einem IP-Anschluss zu betreiben, jedoch ist dies keine zukunftsfähige Lösung. ISDN-Anlagen sind Auslaufmodelle, für die es keine Weiterentwicklung geben wird. Statt hier in eine Zwischenlösung zu investieren, die nicht alle Zusatzfunktionen der neuen IP-Technik bietet und auf Dauer nicht Schritt halten kann, empfiehlt es sich, besser gleich auf eine neue rein IP-basierte Lösung setzen – je nach Gusto mit mehr oder weniger Hardware-Anteil.

Holger Heeren, Business Consultant für IPD NOW bei IP Dynamics

 


 

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