Die nächsten Jahre werden für den mobilen Arbeitsplatz einen entscheidenden Durchbruch bringen. Danach gehört er zur Normalität. Einige vorausgesagte Trends sind heute bereits Realität oder auf dem besten Weg dorthin. Viele Unternehmen arbeiten daran, verbleibende Hürden wie unzureichende Funktionalität von »Mobile Excel«, die Notwendigkeit zu Drucken oder Mobile Security zu lösen.
Mit der Einführung der Laptops in den 90er Jahren kam das Versprechen von Unabhängigkeit und Freiheit. Vor allem aus dem berühmt-berüchtigten amerikanischen Office Cubicles von zwei mal zwei Metern Größe. Die Geräte hatten alle Office-Anwendungen auf einen Schlag mobilisiert. Obwohl sie schwer zu tragen sind und obwohl es keine Seltenheit war, dass Heimarbeiter Stunden mit dem IT-Support telefonierten, um eine DSL- oder ISDN-Verbindung zum E-Mail-Server wiederaufzubauen. Der Trend zum mobilen Office war gesetzt. Gleichzeitig wurden durch verfügbare Bandbreiten und »Collaboration« über das Internet auch an den Grundstrukturen unseres Arbeitsplatzes gerüttelt, die da wären: fixed place (Büro), fixed times (9 bis 17 Uhr) und fixed structures (starre Abteilungen statt Projekten).
Abbildung: Arbeitsplatz: klassische Struktur
Dann kam nach der echten tragfähigen Mobilisierung von E-Mail mittels Blackberry die allseits bekannte Technologierevolution mit Smartphones und Tablets in das Unternehmen. Die Flut von Endgeräten, allen voran Apple, aber auch Android und Microsoft, schwappten ins Unternehmen. IT-Leiter hielten anfangs nach einer zu unterstützenden Plattform für ihr Unternehmen Ausschau. Diese gab es nicht, also setzte sich in den Unternehmen Mobile Device Management durch, um die unterschiedlichsten Geräte im Unternehmen abzusichern. Seitdem reden wir seit Jahren über die Vision des mobilen Arbeitens: any device, any time, any place und any colleague.
Abbildung: Arbeitsplatz: Ungebunden von Zeit, Ort und Kollegen
Irgendwie kommt sie aber nicht, warum? Wo stehen wir heute, wo doch die drei wichtigsten Enabler, 1. Mobile Device Management, 2. Bezug von Unternehmensdaten aus der Cloud, 3. Mobile Security über Identity and Access Management weitestgehend etabliert sind?
- Any device: Stellen Sie noch nicht Ihre Smartwatch nach diesem Trend. Am Flughafen werde ich immer etwas erstaunt angeschaut, wenn ich weder einen Laptop noch ein Tablet dabei habe. Wenn ich mich umschaue, dann stelle ich fest, dass tatsächlich die meisten Geschäftsreisenden zumindest ein Tablet mitführen. Wir sind in der Entwicklung wohl einfach noch nicht so weit, dass wir wichtige Dokumente komplett über Siri erstellen lassen. Zudem gibt es noch eine nicht zu ersetzende Anwendung die für universelle Problemlösung am Arbeitsplatz eingesetzt wird: Excel. Eine mobile App die neben Collaboration und Textverarbeitung auch die Excel-Aufgaben übernimmt, gibt es noch nicht. So lange es diese nicht gibt, so lange hat auch der Laptop noch seine Daseinsberechtigung. Durch zunehmenden Fortschritt bei der Virtualisierung des Desktops entsteht eine Alternative. Dort wo genügend Bandbreiten vorhanden sind, kann Excel über den Browser im Tablet genutzt werden.
- Any time: Etwas mehr Flexibilität, aber noch kein any time. Es gibt zwei Arten von Menschen, was die Energie im Tagesablauf angeht. »Lerchen« stehen typischerweise frisch um sechs Uhr morgens auf und beenden den Tag gegen 22 Uhr. »Nachteulen« kommen morgens schwerer in Gang, sind aber abends viel länger leistungsfähig. Die klassische Arbeitswelt ist eher für Lerchen gemacht, später zu kommen ist immer noch weniger gerne gesehen, als früher zu gehen. Die meisten Konferenzen finden weiterhin zwischen neun und 17 Uhr statt. Andererseits gibt es inzwischen eine Vielzahl von Möglichkeiten, beispielsweise für Freiberufler, den Arbeitszeitraum für Zuarbeit innerhalb des Abgabezeitraums flexibel zu gestalten. Diese Flexibilität hat auch einigen Eltern die Rückkehr zum Arbeitsmarkt erst ermöglicht.
- Any place: Mehr Arbeitsorte sind möglich, Barrieren sind Bandbreiten, Security und Druckerzugang. Grundsätzlich hat sich die Wahl eines Arbeitsortes für ortsunabhängige Aufgaben deutlich erhöht. Auch in vielen Unternehmen, in denen soziale Bindung im Team wichtig ist, wird inzwischen nicht mehr automatisch jeder Tag im Büro verbracht. Nach einem langen Projekt und bei Schneefall ist es einfach gemütlicher, die Reisekostenabrechnung zu Hause zu machen. Volle Mobilität verlangt allerdings Gegebenheiten, die noch nicht universell vorhanden sind. Dazu gehören verfügbare Bandbreiten, hohe Sicherheit für mobilen Zugang auf Unternehmenssysteme und die Möglichkeit zum Einscannen oder Ausdrucken. Zu viele Prozesse beinhalten noch die Nutzung von Papier.
- Any person: Es wird besser durch Cloud und Vernetzung. Viele Organisationen sind dazu übergegangen, Projekte nicht nur von einer Abteilung bearbeiten zu lassen, sondern von übergreifend zusammengestellten Expertenteams. Diese können um den Globus verteilt arbeiten. Wenn Projektteams über Zeitzonen verteilt nur zwei gemeinsame Stunden am Projektordner im Office haben, wird die mobile Kommunikation umso wichtiger. Die Technologie, mit Ausnahme von Excel-Verarbeitung, hält hier Schritt. Mobile Apps zur Information über Status, Problemfelder und Handlungsbedarf speisen sich zunehmend aufgabenorientiert aus den Unternehmenssystemen. Damit wird der einzelne mobile Mitarbeiter zunehmend auskunftsfähiger gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Projektmitarbeitern.
Dr. Henning Dransfeld, Experton Group, www.experton-group.de
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