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OXG ist eine der größten Glasfaserallianzen Deutschlands. Um Geschäftsprozesse zu skalieren und weiter wachsen zu können, wechselte das Unternehmen gemeinsam mit Nagarro innerhalb eines halben Jahres in die Public Cloud. Entscheidend für den Projekterfolg war das richtige Mindset und ein flexibles Vorgehen.
Glasfaser ist die Zukunft: Unter diesem Leitsatz baut und vertreibt OXG ein zukunftsfähiges Glasfasernetz, damit Menschen in Deutschland digitale Innovationen zuverlässig nutzen können. In den nächsten Jahren plant das als Joint Venture vom Telekommunikationskonzern Vodafone und dem Ausbauspezialisten Altice gestartete Unternehmen rund sieben Millionen Haushalte anzuschließen.
Um sich in einem hart umkämpften Markt zu behaupten und für die Zukunft aufzustellen, entschied sich OXG für einen Wechsel in die Public Cloud mit SAP S/4HANA. Die ERP-Lösung ermöglicht eine standardisierte, aber dennoch flexible Plattform, die eine schnelle und unkomplizierte Implementierung erlaubt. Unternehmen profitieren von der Skalierung ihrer Geschäftsprozesse, ohne dabei die Übersichtlichkeit und Effizienz zu verlieren. Ob Unternehmen bereit sind, sich dem SAP-Standard anzupassen, erfahren sie in der Regel in einem sogenannten Fit-to-Standard-Workshop.
Cloud-Wechsel erfordert Vorbereitung
OXG hatte bereits einen Versuch in die Public Cloud unternommen, scheiterte aber an der unzureichenden Prozessaufnahme und zu wenig Fokus auf den Standard. Die Erfahrungswerte daraus waren: Das Projektteam muss sich der SAP Activate Methodik verpflichten und der Prozess-Scope sowie der Projektumfang müssen klar definiert und vom Steering Committee abgenommen sein. »Der Grundsatz ›Keep it simple‹ spielte eine wesentliche Rolle bei der Implementierung. Es ist oft verlockend, komplexe Lösungen zu entwickeln, die alle denkbaren Szenarien abdecken. Jedoch führt dies häufig zu überladenen und schwer zu wartenden Systemen. Stattdessen sollte der Fokus darauf liegen, zunächst einfache und klare Lösungen zu implementieren«, so Sara Karagic, Projektleitung bei OXG.
Umso vorbereiteter nahm OXG den zweiten Anlauf. Als neuen Implementierungspartner wählte das Unternehmen nach einer Ausschreibung Nagarro aus. Kick-off war im Mai 2024 am Sitz in Düsseldorf. Neben Project Governance Themen lag der Fokus auf der Aufarbeitung des vorherigen Projekts, um wichtige Erfahrungswerte abzuleiten. Zudem gab ein weiterer Workshop detailliert Aufschluss über die wichtigsten Prozesse des Kunden.
»Die Timeline des Projekts war von Beginn an sehr eng. Um den ›Go Live‹ im November zu halten, mussten wir Folgendes sicherstellen: die Flexibilität des Kunden, unsere technische Expertise an den entscheidenden Stellen und einen engen Austausch mit den Mitarbeitenden«, sagt Manuel Sedlak, Head of SAP Cloud Services bei Nagarro.
Ein perfekter Cloud-Kunde
Tatsächlich stellte sich OXG als perfekter Cloud-Kunde heraus: Die Prozesse des 2023 gegründeten Joint Ventures waren noch nicht eingefahren, die Einstellung, sich am SAP-Standard zu orientieren, stimmte und es wurde viel ins Change Management investiert. Dennoch waren einige branchenspezifische Konfigurationen notwendig, um die Prozesse innerhalb der Public Cloud umzusetzen. Mit der SAP Activate Methodik definiert SAP eine standardisierte Projektmethodik für die Implementierung. Durch die zielgerichtete Anwendung dieser war es möglich, den knappen Zeitplan einzuhalten. Bei Fragestellungen im Projektverlauf, wie zur Implementierung und zum Aufbau von Schnittstellen oder zur Solution Architecture, standen die Berater schnell und zuverlässig zur Seite. Auch Hürden konnten mit viel Kommunikation und Einfallsreichtum überwunden werden. Ein Beispiel: »Kurz vor ›Go Live‹ haben wir festgestellt, dass ein Kernprozess hinsichtlich der Anzahlungen nicht bis zum Ende funktioniert. Wir haben dann innerhalb weniger Tage alles geprüft und umgestellt. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Kunden ist hier wesentlich, um den ‚Go Live‘ nicht zu riskieren«, erzählt Manuel Sedlak.
Umgesetzt wurden die Module Finance & Controlling für die Buchhaltung, Sales & Distribution für den Verkauf, und Materials Management für den Einkauf; letzteres ist mit dem Dienstleister, der das Lager verwaltet, verbunden. Außerdem führte Nagarro als Add-on den Invoice Scanner ein. Der erste voll integrierte Rechnungsscanner reduziert den Zeitaufwand für die Erfassung von Rechnungsdaten in SAP S/4HANA und beschleunigt so die Verarbeitung von Druck- und PDF-Rechnungen. Zudem erhöht er die Genauigkeit der Rechnungsstammdaten. Harry Schumacher, Senior Lead Finance Projects & Systems von OXG: »Mit SAP S/4HANA Public Cloud modernisieren wir unsere ERP-Landschaft und schaffen eine hochgradig effiziente und automatisierte Basis für unsere Finanzprozesse. Die Lösung ermöglicht uns konsistente, transparente und standardisierte Abläufe – und verbessert damit unsere Steuerungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit. So stärken wir die finanzielle Grundlage für nachhaltiges Wachstum.«
Hohe Bereitschaft zur Transformation
Pünktlich nach sechs Monaten konnte der Go Live erfolgen. Zum Projekterfolg beigetragen hat die Offenheit für Veränderung, die Bereitschaft, sich von alten Prozessen zu trennen, und die Motivation unter den Mitarbeitenden, den Wandel mitzugehen. Diese Aspekte sind umso relevanter, je knapper die personellen Ressourcen sind. Manuel Sedlak: »Normalerweise planen wir für solche Projekte neun bis zwölf Monate ein. Ein schnellerer Wechsel in die Public Cloud, wie bei OXG, ist dann möglich, wenn man bereit ist, Prioritäten zu setzen, Projektschritte zu unterteilen und Prozesse auch kurzfristig noch umzustellen.«
Entscheidend bei Nagarro waren die langjährige Erfahrung und das tiefe Know-how der Berater. Einerseits nutzt Nagarro die Public Cloud selbst, andererseits hat es in acht Jahren zahlreiche Kunden transformiert und weiß daher, was mit dem Produkt möglich ist und wie sich Probleme lösen lassen. Ein weiterer Aspekt war die Verfügbarkeit des Teams; zeitweise waren 18 Leute an dem Projekt beteiligt. Sara Karagic von OXG: »Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts verdanken wir auch der engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit unserem Partner Nagarro, der uns mit tiefem SAP-Know-how und hoher Umsetzungskompetenz begleitet hat.«
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