Robotic Process Automation – Der Schlüssel zum Erfolg heißt Demokratisierung

Ihr volles Potenzial entfaltet RPA erst, wenn sie im großen Maßstab zum Einsatz kommt. Das lässt sich am besten erreichen, indem die Mitarbeiter mit ihren Ideen und Vorschlägen in die Automatisierung einbezogen werden. Eine RPA-Plattform sollte diesen demokratischen Ansatz unterstützen und von vornherein auf Skalierbarkeit ausgelegt sein.

RPA hat nicht nur das Potenzial, Unternehmen massive Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen zu bescheren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen, indem sie von lästigen anspruchslosen Routinetätigkeiten befreit werden. Sie kann auch die Antwort auf den demografischen Wandel geben. Schon in wenigen Jahren gehen sehr viele Mitarbeiter in den Ruhestand und können wegen mangelndem Nachwuchs nicht eins zu eins ersetzt werden. Durch die Automatisierung von Abläufen mittels RPA sind Unternehmen und Behörden in der Lage, diese Herausforderung zu bewältigen und ihre Aufgaben auch weiterhin zu erfüllen. 

Diese Potenziale lassen sich am besten realisieren, wenn das Thema RPA vom Start weg groß gedacht wird. Das langfristige Ziel sollte sein, möglichst viele Prozesse durch Unattended Software Robots im Hintergrund komplett automatisiert ausführen zu lassen und im Idealfall jeden einzelnen Mitarbeiter mit einem Attended Software Robot auszustatten, der ihm als persönlicher digitaler Assistent seine Routinetätigkeiten abnimmt. Der erfolgreiche Weg dorthin liegt in der »Demokratisierung« von RPA. Ihre schon fast legendäre Effizienz in den herkömmlichen Prozessen haben deutsche Unternehmen vor allem dadurch erreicht, dass sie die Mitarbeiter einbezogen, ihre Verbesserungsvorschläge aufgriffen und in die Tat umsetzten. Diese Philosophie verspricht auch bei der Automatisierung von Softwareprozessen die besten Ergebnisse. Softwareautomatisierungen sollten nicht nur von der zentralen IT, sondern insbesondere auch von den Mitarbeitern in den Fachabteilungen selbst entwickelt werden können – sie kennen ihre Prozesse schließlich in- und auswendig.

RPA sukzessive auf immer mehr Bereiche ausrollen. Diesen Weg einzuschlagen ist natürlich zunächst einmal eine strategische Entscheidung des Top-Managements. Um ihn dann zu gehen, benötigen Unternehmen und Behörden eine RPA-Plattform, die den demokratischen Ansatz unterstützt und von Grund auf für Skalierbarkeit geschaffen ist, sprich: es ermöglicht, RPA sukzessive auf immer mehr Bereiche, Mitarbeiter und Standorte auszurollen. Das fängt damit an, dass die Software-Roboter der Plattform – seien es Unattended Software Robots auf Servern oder Attended Software Robots auf Endgeräten – in der Lage sind, jeweils mehr als nur einen automatisierten Prozess auszuführen. Dann können Unternehmen ihr Repertoire problemlos von zunächst einigen wenigen Automatisierungen auf mehrere hundert oder tausend ausbauen und neue automatisierte Prozesse mit geringem Aufwand global ausrollen.

Die Administration der automatisierten Prozesse sollte durch eine zentrale Management-Konsole erfolgen. Nur dann lassen sie sich effizient verwalten, warten und updaten. Die IT-Abteilung hat mit einer solchen Konsole etwa die Möglichkeit, einen Prozess oder eine einzelne Sequenz, die in mehreren Prozessen zum Einsatz kommt, zu aktualisieren und diese Aktualisierung auf Knopfdruck in alle betroffenen Prozesse einzuspielen. Ändert beispielsweise der Hersteller des ERP-Systems, das ein Unternehmen einsetzt, das Login-Verfahren seiner Software, müssen sich auch die Software-Roboter mit dem neuen Verfahren dort anmelden. Diese Anmeldung kann in zahlreichen verschiedenen Prozessen nötig sein, die wiederum von Software-Robotern auf den Endgeräten von hunderten oder gar tausenden Mitarbeitern ausgeführt werden. Ohne Management-Konsole müsste die IT in solch einem Fall theoretisch mehrere tausend Prozesse manuell abändern. Mit der Konsole ist das Ausrollen der Aktualisierung dagegen eine Frage von Minuten.

Prozesse per Drag and Drop zusammenbauen. Um die Mitarbeiter und ihre Ideen optimal einzubinden, sollte ihnen die RPA-Plattform ein einfach nutzbares Automatisierungstool zur Verfügung stellen. Mit ihm sollten sie nicht nur die Möglichkeit haben, Automatisierungen bei der zentralen IT anzufragen, sondern ihre Prozesse auch selbst zu automatisieren. Von dieser Gelegenheit werden sie allerdings nur dann regen Gebrauch machen, wenn sie dazu keinerlei Programmierkenntnisse benötigen, sondern sich die Prozesse einfach per Drag and Drop zusammenbauen lassen. Die Verwaltung und der Rollout eines solchen Mitarbeiterprozesses können dann wiederum über die Management-Konsole erfolgen. Die zentrale IT stellt die Qualität des Prozesses sicher, sorgt dafür, dass er nicht mehr verändert werden kann, spielt ihn an den betreffenden Mitarbeiter zurück und stellt ihn bei Bedarf auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung. Durch dieses Verfahren ist eine globale RPA-Governance gewährleistet. 

Noch umfassender demokratisieren lässt sich der Einsatz von RPA durch einen offenen Marktplatz, wie ihn etwa UiPath vor kurzem gestartet hat. Auf diesen Marktplatz laden hunderttausende Entwickler aus aller Welt die von ihnen programmierten Prozessautomatisierungen hoch, diese werden geprüft und anschließend allen Nutzern der RPA-Plattform von UiPath zum kostenlosen Download angeboten. Auf diese Weise können die Unternehmen nicht nur die Entwicklungen ihrer eigenen Mitarbeiter einfließen lassen, sondern auch die Ideen der gesamten weltweiten Community nutzen.


Walter Obermeier
ist Managing Director DACH
bei UiPath in München.

 

 

 

 

Illustration: © merion_merion /shutterstock.com

 

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