RPA: Heilsbringer oder Hype?

Beim Thema Robotic Process Automation (RPA) bekommen viele Unternehmen derzeit leuchtende Augen. Die neue Technologie verspricht eine einfache, kostengünstige Prozessautomatisierung und soll sogar mithilfe von Machine Learning selbstständig intelligent agieren können. Ganz so rosig sieht die Realität dann aber doch nicht aus.

 

Die Nachfrage nach Robotic Process Automation steigt. Einer aktuellen Studie der Information Services Group (ISG) zufolge wollen 93 Prozent der deutschen Unternehmen die neue Technologie bis zum Jahr 2020 einsetzen. Woher kommt die Begeisterung? RPA bietet eine softwarebasierte Möglichkeit, wiederkehrende Standardabläufe zu automatisieren. Sie imitiert das Nutzerverhalten eines Sachbearbeiters und führt genau die Mausklicks und Tastatureingaben durch, die der Mensch sonst machen würde. Schritt für Schritt arbeitet die Lösung sequenzielle Befehle ab. Man kann sich das vorstellen wie ein Makro in Excel oder Word – und ähnlich einfach lassen sich solche Abfolgen auch programmieren. Selbst ein Sachbearbeiter, der nicht IT-affin ist, kann dies tun.

Mitarbeiter sehen jeden Mausklick, den der Softwareroboter ausführt, und können genau nachvollziehen, was passiert. Dadurch ist die Hemmschwelle niedrig, RPA einzusetzen, und die Technologie findet hohe Akzeptanz. Nicht zuletzt sind RPA-Tools günstig zu haben und einfach zu bedienen. Das ermöglicht schnelle, kostengünstige Erfolge.

Schnelle Hilfe ohne Tiefgang

RPA ist aber nicht vergleichbar mit einer Prozessautomatisierung im Backend und kann bei Weitem nicht dasselbe leisten. Die Technologie ist ideal, um monotone, immer gleiche Abfolgen auszuführen, etwa Daten aus einem Feld in ein anderes zu kopieren oder eine Standardeingabe zu machen. Für komplexe Aufgaben, bei denen man viele Arbeiten parallel durchführen muss – etwa das automatisierte Erstellen von Reports – eignet sich RPA nicht. Die Lösung optimiert Abläufe außerdem nur an der Oberfläche, beschäftigt sich aber nicht mit dem eigentlichen Prozess im Hintergrund. Das ist so, als würde man schnell ein Pflaster aufkleben, ohne die Ursache des Problems zu beleuchten. Für eine langfristige Optimierung ist es daher sinnvoller, zu prüfen, ob man den Gesamtprozess effizienter gestalten könnte, um monotone Tätigkeiten grundsätzlich zu minimieren. Eine solche Analyse ist immer die Voraussetzung für eine Prozessautomatisierung mit Backend. Diese ist aber natürlich ungleich aufwändiger, als schnell einmal einen RPA-Ablauf zusammenzuklicken.

KI in RPA ist noch mit Vorsicht zu genießen

Klar, dass auch das Trend-Thema künstliche Intelligenz (KI) gerne im selben Atemzug wie RPA genannt wird. Viele Hersteller werben derzeit vollmundig damit, dass ihre Tools bereits Machine-Learning-Funktionalität einsetzen. Das suggeriert, dass ein Softwareroboter selbstständig entscheiden kann, was er in ein Formularfeld eintragen muss. Gerade bei komplexen Themen sollten sich Anwender aber besser nicht darauf verlassen, dass dies auch fehlerfrei funktioniert. Machine Learning könnte jedoch zum Einsatz kommen, um kontextbezogene Vorschläge zu machen, aus denen der Anwender dann auswählen kann – ähnlich wie bei der Texteingabe im Smartphone. Noch steht KI in RPA aber ganz am Anfang.

Fazit: Die richtige Kombi macht‘s

RPA birgt Potenzial – aber nur in einem klar begrenzten Einsatzgebiet. Die Technologie eignet sich gut für einfache, sequenzielle Tätigkeiten, für die eine Automatisierung mit Backend-Anbindung zu aufwändig wäre. Oft ist es aber sinnvoller, einen Prozess an der Wurzel zu packen. Empfehlenswert ist daher immer ein zweigleisiger Ansatz: Prüfen, wo es sich lohnt, tiefer in die Prozessoptimierung einzusteigen, und RPA dort einsetzen, wo schnelle Hilfe gefragt ist.

Murat Bayram ist Head of IoT & Industrie 4.0 im Bereich Industrie 4.0 bei Axians IT Solutions (Quelle: Axians)

 

 

 


 

Sieben Mythen über RPA

Illustration: Absmeier, Stocksnap

Robotic Process Automation unterstützt Abläufe in den unterschiedlichsten Firmenbereichen. Die Arbeitsabläufe der meisten Mitarbeiter in Unternehmen sind heute IT-gestützt. Dennoch sind an vielen Stellen nach wie vor manuelle Eingriffe erforderlich, die völlig simpel sind und immer und immer wieder ausgeführt werden müssen. Die Mitarbeiter füllen Formulare händisch aus, lesen Daten aus einem bestimmten System ab und tippen sie in ein anderes ein, oder kopieren vorhandene Dokumente in andere Ordner. Durch RPA werden solche Tätigkeiten nun von Softwarerobotern übernommen.

Der aktuelle Hype um Robotic Process Automation (RPA) wird von vielen Halbwahrheiten und Missverständnissen begleitet. UiPath stellt sieben verbreitete RPA-Mythen auf den Prüfstand.

 

  1. RPA ist ein Jobkiller.

Der hartnäckigste aller RPA-Mythen. Die Wahrheit ist: RPA nimmt den Menschen nicht die Arbeit weg, sondern erhöht die Arbeitsqualität. Die Mitarbeiter werden von stupiden Routineaufgaben befreit und gewinnen dadurch mehr Freiraum für kreative und anspruchsvolle Aufgaben. Zudem kann RPA die Antwort auf den demografischen Wandel geben. Durch die Automatisierung von Abläufen sind Unternehmen auch dann noch in der Lage, ihre Aufgaben zu erfüllen, wenn viele Mitarbeiter in den Ruhestand gehen und mangels Nachwuchs nicht eins zu eins ersetzt werden können.

  1. RPA dient ausschließlich der Kostenreduktion.

Ohne Zweifel bietet RPA das Potenzial zu massiven Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen. Ihr Nutzen geht aber noch viel weiter: durch die Entlastung der Mitarbeiter von ungeliebten Standardaufgaben verbessert sich das Arbeitsklima; indem menschliche Fehlerquellen ausgeschlossen werden, steigt die Qualität von Prozessen; wenn Prozesse automatisch exakt so ablaufen, wie es durch Richtlinien oder Gesetzte vorgeschrieben ist, erleichtert das die Compliance; und nicht zuletzt erhöht sich durch schnellere und bessere Services die Kundenzufriedenheit.

  1. RPA eignet sich nur für einfache Prozesse.

Es stimmt, dass sich Prozesse, die eindeutigen festen Regeln folgen, mit RPA am leichtesten und für gewöhnlich auch durchgängig automatisieren lassen. Das heißt aber nicht, dass komplexere Prozesse, die in ihren Abläufen auch hin und wieder Ausnahmen aufweisen, kein Fall für RPA sind. Es verlangt zwar etwas mehr Aufwand, aber auch sie können erheblich von dieser Technologie profitieren und häufig zumindest teilautomatisiert werden.

  1. RPA ist nur ein schickeres Wort für Makros.

Makros sind lediglich kurze Codesequenzen zur Ausführung einzelner Aufgaben und müssen jedes Mal manuell angestoßen werden. Ein Beispiel dafür ist etwa das Einfügen eines bestimmten, immer wieder vorkommenden Wortes in Texte durch die Betätigung einer festgelegten Tastenkombination. RPA ist wesentlich mächtiger als das. Softwareroboter können autonom handeln, deutlich komplexere Aufgaben ausführen und innerhalb ein- und desselben Workflows auf die verschiedensten, voneinander losgelösten Anwendungen zugreifen. Enterprise-RPA-Plattformen ermöglichen dabei eine unternehmensweite Governance.

  1. Softwareroboter arbeiten ausschließlich im Backend.

Sogenannte »Unattended Robots«, also Softwareroboter, die auf Servern installiert sind und dort rund um die Uhr im Hintergrund Prozesse ausführen, bilden nur die eine Hälfte der RPA-Mannschaft. Die andere besteht aus »Attended Robots«. Das sind Softwareroboter, die sich direkt auf den Endgeräten der Mitarbeiter befinden und ihnen dort Routineaufgaben abnehmen – sei es auf direkten Befehl hin oder ausgelöst durch bestimmte Ereignisse. Den größten Nutzen können Unternehmen aus RPA ziehen, wenn sie beide Arten einsetzen und ihre Arbeit gezielt koordinieren.

  1. Softwareroboter machen keine Fehler.

Softwareroboter führen – ohne nachzudenken – einfach das aus, was man ihnen einprogrammiert. Werden fehlerhafte Workflows automatisiert, setzen die Roboter eben diese um – im Extremfall tausendfach. Deshalb ist es unerlässlich, die Prozesse vor der Automatisierung von Fehlern zu bereinigen und die Roboter in der Anfangsphase zu überwachen.

  1. RPA kommt ohne IT-Abteilung aus.

Fortschrittliche RPA-Lösungen ermöglichen es in der Tat, dass die Mitarbeiter in den Fachabteilungen ihre Prozesse per Drag-and-Drop selbst automatisieren. Die zentrale IT muss diese Automatisierungen aber zentral verwalten und warten. Nur dann können Unternehmen eine hohe Qualität der automatisierten Prozesse, ihren effizienten Einsatz und eine globale Governance gewährleisten.

 

»RPA ist mehr als ein Hype. Sie wird ein zunehmend zentraler Bestandteil des Geschäftsalltags«, sagt Walter Obermeier, Geschäftsführer der UiPath GmbH in München. »Je früher Unternehmen ihr RPA-Potenzial nutzen, desto schneller verschaffen sie sich einen Wettbewerbsvorteil. Dazu müssen sie aber genau hinschauen und nicht alles glauben, was ihnen erzählt wird.«

 


 

Roboter statt Outsourcing: Warum Unternehmen auf RPA setzen und nicht auslagern sollten

Egal ob Kundendienst, Personalwesen, Buchhaltung oder Einkauf: Robotic Process Automation unterstützt Abläufe in den unterschiedlichsten Firmenbereichen.   Fachkräftemangel, Ressourcenknappheit, Wettbewerbsdruck: Die Gründe, warum Unternehmen Geschäfts- und IT-Abläufe auslagern, sind vielfältig. Eine Studie der Consultants von Axxcon kommt in diesem Zusammenhang zu dem Ergebnis, dass 81 Prozent der befragten Geschäftsführer und CIOs IT-Funktionen bereits ausgelagert haben,…

Die zentralen Aspekte rund um RPA – kurz und bündig

Robotic Process Automation (RPA) ist derzeit das IT-Buzzword schlechthin. Aber was genau hat es mit dieser Technologie eigentlich auf sich? UiPath beantwortet die wichtigsten Fragen.   Was ist RPA? Die Arbeitsabläufe der meisten Mitarbeiter in Unternehmen sind heute IT-gestützt. Dennoch sind an vielen Stellen nach wie vor manuelle Eingriffe erforderlich, die völlig simpel sind und…

Diese sieben Kernanforderungen sollte eine RPA-Plattform mitbringen

Die Potenziale der Robotic Process Automation sind vielfältig und immens: Sie reichen von massiven Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen über höhere Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserte Prozessqualität bis hin zur Abfederung des Fachkräftemangels. UiPath, Anbieter für Enterprise Robotic Process Automation zeigt auf, welche Eigenschaften eine RPA-Plattform aufweisen muss, damit Unternehmen diese Potenziale auch optimal ausschöpfen können. Effiziente Skalierung bieten.…

RPA senkt Gesundheitskosten: Prozessautomatisierung verschafft mehr Zeit für medizinische Betreuung

Bis 2020 wird es mehr Menschen über 65 als Kinder unter 5 Jahre geben. Das bedeutet, dass auch die Zahl der Menschen, die medizinische Hilfe benötigen, steigt. Um diesem demografischen Trend Rechnung zu tragen und eine angemessene medizinische Versorgung zu gewährleisten, wird auch die Gesundheitsbranche ihre Ressourcen effizienter einsetzen müssen. Mit Hilfe der Robotic-Process-Automation-Lösung werden…

BPM oder RPA: Optimierungspotenzial von Geschäftsprozessen voll ausschöpfen

Im Wettbewerb müssen Unternehmer dafür sorgen, dass ihr Betrieb den Angeboten und Leistungen der Konkurrenz in nichts nachsteht. Das digitale Zeitalter fordert Modernisierungen sowie die Anpassung und Optimierung von Prozessen. Um dieses Ziel zu erreichen, können die Verantwortlichen verschiedene Methoden anwenden: Dazu zählen beispielsweise Business Process Management (BPM) – auch klassisch als Dunkelverarbeitung bekannt –…

Augen auf bei der RPA-Anbieterauswahl: Sechs Tipps für erfolgreichen Start ins Automatisierungsprojekt

Deutscher RPA-Experte verrät, warum der passende Anbieter über Erfolg oder Misserfolg der Robotic Process Automation entscheidet.   Damit die digitale Transformation im Unternehmen ihre volle Schlagkraft entfalten kann, sollte das Thema RPA in den Fokus rücken. Hierbei kommt der RPA-Anbieterauswahl besondere Bedeutung zu. Diese Empfehlung gibt Another Monday allen IT-Leitern und Firmen, die ein Prozessautomatisierungsprojekt…

Weitere Artikel zu