Rund die Hälfte der Angestellten hadert noch damit, alle Aufgaben digital zu erledigen. Die Unternehmen hinken bei der Ausstattung der Arbeitsplätze hinterher. Demnach ist es kein Wunder, dass kollaboratives Arbeiten in 60 Prozent der Fälle noch umständlich und zeitaufwendig ist.
Das sind Ergebnisse der von Host Europe und dem Forschungsinstitut YouGov durchgeführten Digital-Working-Studie. Diese Sicht von 1.000 Büroangestellten auf den Ist-Zustand an ihrem Arbeitsplatz kombiniert der Digital Working Report 2016 mit den Visionen von 13 Experten. Aus ganz unterschiedlichen beruflichen Perspektiven skizzieren sie ihre Ideen, wie die Digitalisierung gelingen kann. Mit der Veröffentlichung startet Host Europe als Initiator des Projekts eine Debatte über die Zukunft der Arbeit auf https://digitalesarbeiten.de.
Deutschland arbeitet noch nicht so digital, wie es könnte.
Die Digital-Working-Studie zeigt: Ein Großteil der alltäglichen Routineprozesse wird noch nicht vollständig digital ausgeführt. Fast die Hälfte der Befragten gibt an, dass sie einige Aufgaben schlichtweg nicht digital erledigen will. Das ist übrigens keine Frage des Alters: Die Zustimmung zu dieser Aussage liegt in allen Altersgruppen nah beieinander zwischen 43 und 49 Prozent, mit der höchsten Quote in der Gruppe der 18-24-Jährigen. Dass auch die Rahmenbedingungen vielfach nicht stimmen, macht es nicht einfacher: Erst wenige Arbeitsplätze sind so ausgestattet, dass Mitarbeiter rundum digital und ortsflexibel arbeiten können.
»Die Digital-Working-Studie zeigt großen Nachholbedarf. Besonders der Mittelstand darf sich bei der Digitalisierung nicht abhängen lassen. Als mittelständisches Technologieunternehmen mit verschiedenen, multilingualen Standorten haben wir früh begonnen, Prozesse zu digitalisieren und in den vergangenen fünf Jahren große Fortschritte gemacht. Doch auch wir stehen dabei vor Herausforderungen, wie zum Beispiel die Durchgängigkeit der eingesetzten Technologien sicherzustellen«, so Dr. Claus Boyens, Geschäftsführer von Host Europe. »Die Kernfrage für mich ist, wie wir Digitalisierung so gestalten, dass sie den Arbeitsalltag aller Mitarbeiter sinnvoll bereichert und gleichzeitig das Unternehmen voranbringt. Um uns und andere zu inspirieren, haben wir die Initiative ergriffen und Experten aus unterschiedlichen Fachrichtungen eingeladen, ihre Vision mit uns zu teilen.«
Flexibel: Alternativen zu festen Büro- und Arbeitszeitstrukturen
Ein Faxgerät gibt es an deutschen Arbeitsplätzen noch sehr viel häufiger als etwa Laptops, Smartphones, Tablets oder Equipment für Videokonferenzen. Mit der Standardausstattung, die Unternehmen bieten, ist flexibles Arbeiten nicht immer möglich. Doch die Lebenskonzepte besonders jüngerer Generationen werden individueller, damit einhergehend steigt der Wunsch nach flexiblen Erwerbsmodellen. Das bestätigt Anastasia Umrik, die aus der Perspektive einer jungen Selbstständigen nachvollziehen kann, warum sich ihre Generation mit 9-to-5-Bürojobs nicht mehr anfreunden kann. Dass auch andere Ansätze funktionieren können, weiß Anna-Lena Müller, die das Modell der Vertrauensarbeitszeit und -ort bei Microsoft schätzen gelernt hat.
Der deutsche Standardbüroarbeitsplatz ist antiquiert. Der Digital-Working-Studie zufolge besteht er aus einem Festnetztelefon, Schreibmaterial und Bürozubehör, einem stationären Computer und verfügt meist über eine Internetverbindung per LAN. Ein Faxgerät gibt es noch sehr viel häufiger als etwa Laptops, Smartphones, Tablets oder Equipment für Videokonferenzen. Kurzum: Die gegenwärtig übliche Büroausstattung erlaubt es kaum bis gar nicht, orts- und zeitflexibel zu arbeiten.
Homeoffice besser ausgerüstet als der Arbeitsplatz
Was wirklich gebraucht und gewünscht wird, zeigen die Umfrageteilnehmer in ihren heimischen Arbeitszimmern. Knapp die Hälfte aller Büroangestellten geben an, gelegentlich im Homeoffice oder mobil zu arbeiten. Teilweise haben Mitarbeiter im Homeoffice gar die besseren Bedingungen für digitales Arbeiten: Hier gehören Laptop, Smartphone und WLAN zur Grundausrüstung. Auch Tablet, Zugang zu Cloud-Speicher und Headset sowie Webcam für Videotelefonie sind eher zu finden als an einem Büroarbeitsplatz.
Digital: Kognitive Systeme halten Einzug in die Arbeit
Kaum eine Bürotätigkeit wird aktuell bereits voll digital ausgeführt – obwohl vielfältige Software und Tools dafür bereitstehen. Über 60 Prozent derjenigen, die kollaborativ arbeiten, geben in der Digital-Working-Studie an, dass das gemeinsame Erstellen von Dokumenten im Team unter den jetzigen Bedingungen oft umständlich und zeitaufwändig ist. Stefan Pfeiffer von IBM und Dr. Peter Geißler, der Unternehmen zu Digitalisierungsprozessen berät, sehen im Einsatz von Bots und kognitiven Systemen eine Chance, Wissensarbeiter zu unterstützen und durch Automatisierung von Routineprozessen zu entlasten.
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und Globalisierung in der Unternehmenswelt geht es vor allem auch um die Frage nach der Verbesserung der Zusammenarbeit. Heutzutage werden Aufgaben im Team erledigt, der Austausch mit Kollegen und anderen Abteilungen findet oft zeit- und ortsübergreifend statt, und auch externe Partner oder Kunden werden in einige Prozesse einbezogen. Ohne geeignete Instrumente und digitale Lösungen sind Abstimmungsprozesse zu Terminen oder das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oft langwierig, umständlich und nehmen einen erhöhten Anteil der Arbeitszeit in Anspruch. Zu den mühseligsten Bürotätigkeiten gehören für Mitarbeiter die Terminfindung bei großen Gruppen, Suche nach älteren Dateien, E-Mail-Bearbeitung, Meetings und Dokumentenablage.
Kollaboratives Arbeiten ist oft noch umständlich
Doch auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten läuft längst nicht reibungslos: Wenn beispielsweise mehrere Kollegen ein Dokument bearbeiten, werden in den meisten Fällen zwischen zehn und 50 E-Mails zur Abstimmung verschickt. Über 60 Prozent derjenigen, die kollaborativ arbeiten, geben in der Digital-Working-Studie an, dass das gemeinsame Erstellen von Dokumenten wie Verträge, Angebote oder Präsentationen im Team oft umständlich und zeitaufwändig ist. 55 Prozent beklagen eine hohe Fehlerrate und zwei Drittel sind genervt, dass sie die Änderungen der Kollegen nicht nachvollziehen können. Dabei würden über die Hälfte der Befragten ihre Arbeit häufiger mit den Kollegen teilen, wenn es denn einfachere Möglichkeiten für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten gäbe.
Das Bild, das die Digital-Working-Studie an dieser Stelle zeichnet, verwundert, denn gerade die Digitalisierung kann dabei helfen, Prozesse und Abstimmungen zu optimieren. Die technischen Lösungen stehen bereit. Es hinkt – das legen die Ergebnisse nahe – zumindest bei einem Teil der Unternehmen an der Umsetzung.
Motiviert: »Digital Convenience« für alle Mitarbeiter
Für Führungskräfte sollte es zur Priorität werden, Digitalisierung so voranzutreiben, dass Mitarbeiter gerne digital arbeiten. Dr. Claus Boyens beschreibt das Konzept als »Digital Convenience«. Grundlage dafür sei eine klar definierte Digitalisierungsstrategie mit gut durchdachter Auswahl der eingesetzten Technologien. Es brauche klare Regeln, wie die Digitalisierung von Prozessen in Teams zu gestalten ist, aber auch Spielraum, um auf individuelle Präferenzen einzugehen. Neben einer Digitalisierungsstrategie, die alle Mitarbeiter gleichermaßen involviert, ist auch die Arbeitsplatzgestaltung ein wesentlicher Motivationsfaktor. Immobilienentwickler Michael O. Schmutzer betont, dass verschiedene Arbeitsweisen unterschiedliche Raumkonzepte erfordern.
Akzeptanz: Hinderungsgründe für digitales Arbeiten
Die Digital-Working-Studie lässt Zweifel daran, ob die Bereitschaft zur Digitalisierung an deutschen Büroarbeitsplätzen derzeit in ausreichendem Maße besteht. Fast die Hälfte der Befragten gab an, dass sie einige Aufgaben schlichtweg nicht digital erledigen will. Dass auch die Rahmenbedingungen vielfach nicht stimmen, macht es nicht einfacher: Für einige ist die digitale Zusammenarbeit mit Kunden nicht möglich, für andere mit Kollegen. Als Grund werden in beiden Fällen fehlende technische Möglichkeiten oder die Notwendigkeit der Papierform genannt. Gesetzliche Vorschriften stehen teils im Weg, genauso wie Sicherheitsgründe einen Hindernisgrund darstellen können. Mangelnde Kenntnisse hindern übrigens nur sechs Prozent der Befragten daran, Aufgaben auf digitalen Wegen zu erledigen.
Ob sich Menschen an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, machen sie heutzutage in erster Linie an Errungenschaften der Digitalisierung fest. Eine schnelle Internetverbindung und eine gute technische Ausstattung des Arbeitsplatzes liegt weit vor weichen Faktoren wie dem Austausch mit Kollegen oder einer guten Verpflegung.
Es geht für Unternehmen also längst nicht nur darum, die technischen Möglichkeiten zu schaffen. Es ist eine Führungsaufgabe, Digitalisierung so umzusetzen, dass Mitarbeiter gerne digital arbeiten.
Tech- und Start-up-Szene als Vorbild
Dass sich das Design des Arbeitsplatzes auf die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter entscheidend auswirkt, haben vergleichsweise junge Firmen wie Google und Facebook schneller begriffen als die Old Economy. Beispiele aus der Tech- und Start-up-Szene beeinflussen mittlerweile die Vorstellung von idealen Arbeitsumgebungen, wie sie in Blogs wie officesnapshots.com und deskinspire.com zur Inspiration gesammelt werden.
Sicher: IT-Sicherheit und Arbeitnehmerschutz sind neuralgische Punkte
IT-Sicherheit bleibt ein Knackpunkt bei der Digitalisierung: 30 Prozent der Büromitarbeiter ergreifen keine entsprechenden Maßnahmen am Arbeitsplatz. Christoph Magnussen mahnt an, dass Sicherheit nicht auf Emotionen beruhen kann, sondern rationaler Entscheidungen bedarf. Neue Arbeitsformen verlangen nicht nur ein anderes und breites Verständnis für IT-Sicherheit, sondern auch neue rechtliche und versicherungstechnische Vereinbarungen, die den Arbeitnehmer schützen und absichern. Fachanwalt Christian Oberwetter verweist darauf, dass das klassische Arbeitsrecht praktikable Antworten für Phänomene wie Crowdworking finden muss.
Vernetzt: Diversität und Coworking fördern Innovation
Wissenstransfer, Entscheidungsfreude, Innovationen – all das sind Ziele, die Unternehmen mit Social Collaboration, dem Einsatz von Tools und Technologien für eine vernetzte Zusammenarbeit in Teams, verfolgen. Startups haben in diesem Punkt einen Vorsprung vor Branchengrößen: Sie agieren flexibler und adaptieren neue Technologien schneller. Unternehmen machen sich die kleinen Angreifer immer häufiger zu Partnern, sei es durch eigene Inkubatoren oder den Einzug in Coworking Spaces. Tobias Schwarz sieht in Coworking eines der wichtigsten Elemente der Zukunft der Arbeit. Auch Diversität vernetzt Ideen: Silvernerd Ilse Mohr plädiert für altersgemischte Teams, ein Ansatz, mit dem Unternehmen wissenschaftlich nachgewiesene Erfolge erzielt haben.
Selbstbestimmt: Statt Digitalphobie auf die menschlichen Stärken besinnen
Wie können wir einen selbstbestimmten Weg in Zeiten von Robotik und Automatisierung finden, die einigen Studien zufolge Millionen Arbeitsplätze obsolet machen werden? Dr. Ole Wintermann warnt vor der typisch deutschen Digitalphobie und plädiert dafür, dem Wandel mit Neugier zu begegnen. Eine Chance sieht Lars Gaede darin, dass wir uns im Wettbewerb mit Maschinen auf die ureigenen menschlichen Talente besinnen. Digitalisierung stelle neue Anforderungen an die Unternehmensführung, verlange aber auch mehr Eigenverantwortung von jedem Mitarbeiter: Hanna Drabon sieht sie künftig stärker in der Rolle von Prosumenten, die stärker unternehmerisch handeln. Die Frage nach der Zukunft der Arbeit ist damit auch eine Frage nach der Zukunft des Menschseins.
[1] Die Daten der »Digital-Working-Studie 2016« basieren auf einer gemeinsamen Umfrage von YouGov und Host Europe im April und Mai 2016. An der Studie nahmen 1.000 Büro-Angestellte in Deutschland teil, repräsentativ quotiert nach Alter, Geschlecht und Bundesland.
Der vollständige Digital Working Report 2016 kann unter https://digitalesarbeiten.de heruntergeladen werden.
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