Für die effiziente Gestaltung des Arbeitsalltags ist die Digitalisierung ein wahrer Segen: Zeitaufwändige Routinearbeiten lassen sich automatisieren, erhobene Daten mühelos analysieren und Dokumente frei von Medienbrüchen übermitteln. Umso wichtiger ist es, die digitalen Inhalte zu schützen und Cybercrime keine Angriffsfläche zu bieten. Möglich wird dies durch »Peer-to-Peer«-Übertragung, Blockchain-Technologie, Verschlüsselung und den Einsatz digitaler Signaturen. All das bietet der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic mit seinem neuen Dokumentenaustauschverfahren Next Generation Document Exchange (NGDX).
Die Digitalisierung von Inhalten ist im schnelllebigen Arbeitsalltag eine große Erleichterung. Sie lassen sich leicht erstellen, übertragen, verändern und stehen – nahezu losgelöst von Zeit und Raum – ad hoc zur Verfügung. Wie so häufig, gilt aber auch hier: Die große Stärke der Digitalisierung ist zugleich ihre größte Schwäche, nämlich dann, wenn die Rechtssicherheit der Kommunikation im Vordergrund steht. Manipulationen an digitalen Inhalten sind selbst mit hohem forensischem Aufwand kaum nachweisbar.
Dies stellt viele Branchen vor große Herausforderungen: Um Manipulationen zu verhindern, werden Originaldokumente bei Behörden noch oft per Post eingereicht. Anwälte und Rechtsabteilungen verzichten häufig auf digitale Übertragungswege, weil sich die Einhaltung von Fristen nicht nachweisen lässt. Aber auch mittelständische Betriebe sind ihren Kunden im Sinne eines effektiven Datenschutzes zu absoluter Sorgfalt und Vertraulichkeit verpflichtet. Dies gilt sowohl für den persönlichen Direktkontakt als auch für den Dokumentenaustausch mit Drittparteien. Umso wichtiger ist es, dass die enormen digitalen Datenmengen, die tagtäglich durch Unternehmen, Behörden, Verbände und Institutionen wandern, rechtssicher übertragen, verarbeitet und angelegt werden.
Next Generation Document Exchange – automatisiert und sicher. Hier setzt das neue Dokumentenaustauschverfahren Next Generation Document Exchange von Ferrari electronic an. Mit NGDX bietet der Berliner UC-Hersteller eine manipulations- und rechtssichere Datenübertragung und ermöglicht zudem die Automatisierung zeitraubender manueller Tätigkeiten bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen.
Oft sind es die kleinen Dinge, die in Summe viel Zeit kosten: das Anlegen neuer Kunden, die Aktualisierung von Verträgen oder die Übermittlung neuer Vereinbarungen. Werden diese zeitaufwändigen Routineaufgaben automatisiert, können die Dokumente mit NGDX in Sekundenschnelle digital ausgetauscht und verarbeitet werden. Der gesamte Prozess des Austauschs erfolgt dabei medienbruchfrei, automatisiert und in einem einheitlichen standardisierten Format.
Blockchain-Technologie macht Dokumentenaustausch revisionssicher. Kommt es zum digitalen Austausch unternehmenskritischer oder sensibler Daten, sind die Sicherheitsbedenken verständlicherweise groß. Gewissheit schafft die »Peer-to-Peer«-Übertragung, die zusätzlich verschlüsselt oder digital signiert werden kann. Sender und Empfänger werden auf diese Weise eindeutig verifiziert.
Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustausches. Die einzelnen Schritte der unendlich vielen Datentransaktionen können auf diese Weise transparent und manipulationssicher nachvollzogen werden. Jedem Geschäftsprozess wird ein eindeutiger Hashwert zugeordnet und in der Blockchain hinterlegt; so ist jederzeit überprüfbar, ob die angegebenen Kunden und Zahlungsziele korrekt sind, welcher Vertragsentwurf final ist oder ob die vorliegende Version ursprünglich so unterzeichnet wurde.
Durch die Kombination verschiedenster Sicherheitsmerkmale steht mit NGDX ein System zur Verfügung, das die Echtheit digital übermittelter Dokumente rechtssicher beweist und zugleich das Vertrauen in digitale Prozesse stärkt.
Stephan Leschke,
Vorstandsvorsitzender,
Ferrari electronic
Illustration: © ra2studio, Tshirt print designer /shutterstock.com
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