Übersicht und Transparenz: Sieben Häfen – ein ERP-System

Es gibt tatsächlich Unternehmen, die erst in diesen Jahren ein ERP-System einführen. Das hat den Vorteil, dass sie sich moderne, zukunfts- und investitionssichere Standardlösungen, die durch spezifische Branchenlösungen die Unternehmens-IT optimal anpassen, aussuchen können.

Der 1990 aus dem VEB Binnenhafen hervorgegangene Wirtschaftsraum, den die Sächsische Binnenhäfen Oberelbe GmbH (SBO) heute für ihre Kunden abdeckt, umfasst zwei Länder und vier Bundesländer. Dazu gehören die Metropolregion Berlin-Brandenburg, die Bundesländer Sachsen-Anhalt, Sachsen und Thüringen sowie Teile von Tschechien. Zuverlässige Verbindungen zu den verschiedenen internationalen Häfen bestehen durch regelmäßige Linienverkehre per Bahn und Binnenschiff. Sechs eigene Häfen entlang der Oberelbe bilden das starke Rückgrat der Hafengruppe. Das sind Dresden, Riesa, Dessau-Roßlau und Torgau in Deutschland sowie Dˇeˇcín und Lovosice in Tschechien. Für den Hafen Mühlberg hat SBO die Betreiberschaft übernommen. In 2017 erwirtschafteten die 150 Mitarbeiter einen Umsatz von 23 Millionen Euro.

Die Häfen sind trimodal ausgerichtet, bedienen also die drei Verkehrsträger Bahn, Lkw und Schiff. »Das ist für Unternehmen ein wichtiger Entscheidungsgrund, sich anzusiedeln, denn bei drei Verkehrsträgern kann man sicher sein, seine Produkte jederzeit umschlagen zu können. Diese Infrastruktur ist einem Industriegebiet gleichgestellt«, erklärt SBO-Geschäftsführer Heiko Loroff. Häfen befinden sich immer in der Nähe eines Stadtzentrums oder sogar darin. Wo findet man aber heute noch ein Industriegebiet in einem Stadtzentrum. So konnten sich Häfen in den letzten Jahren von reinen Umschlagbetrieben zu modernen Logistikdienstleistern wandeln.

Hafen im Wandel. Damit haben sich aber auch die Ansprüche an die Häfen gewandelt. Die Mitarbeiter, die früher Kranfahrer, Stauer und Lokrangierer waren, ergänzen heute Rechtsanwälte, Architekten, Lkw-Fahrer, Lokführer, Schlosser, Spezialschweißer, Kaufleute für Industriedienstleistungen und Speditionskaufleute. »Wir beschäftigen allein in unseren sächsischen Häfen über 30 Berufsbilder«, weiß Loroff. Denn aus dem Betrieb eines Containerterminals ergeben sich auch Nebenleistungen. Und was liegt näher, als einen defekten Container gleich vor Ort wieder zu reparieren oder einen Container für Spezialtransporte umzurüsten. »Und wer Container reparieren und damit handeln kann, kann das auch bei Lkw-Wechselbrücken, darum machen wir das auch«, nennt Loroff weitere Tätigkeiten. 

Der Hafenverbund gehört flächenmäßig – von Berlin bis Prag und von Leipzig bis an die polnische Grenze – zu den größten in Europa, wenn auch umsatzmäßig eher in einen kleineren Bereich. Das Hauptgeschäft besteht etwa in Riesa aus Containertransporten, in Dresden aus Schwergut bis zu 600 t, das hier umgeschlagen, gehandelt, gelagert und vormontiert werden kann. In Torgau betreibt die SBO einen multi-modalen Hafen mit eher klassischen Schiffsgütern. »Darum brauchen wir eine moderne IT, die einmal die Verwaltungstechnik übernimmt, also die Steuerung, die Liegenschaftsverwaltung, Vermietung, Verpachtung und Sanierung IT-mäßig abbildet, einschließlich der Revisions- und Baupläne. Parallel dazu gibt es noch ein Betreibermodell, das die vielfältigen Prozesse umfassen muss«, beansprucht der Geschäftsführer. 

ERP tut Not. 2013 wurde Loroff klar, dass IT-seitig etwas passieren musste: »Meine Bitte, einmal sämtliche Kundenstrukturen wie Umsätze und Anfragen oder das Verhältnis von Anfragen zu Umsätzen offenzulegen, konnte der Vertrieb nicht leisten.« Also führte man zunächst über einen persönlichen Kontakt zu einem Mitarbeiter des Microsoft-Partners COSMO CONSULT ein CRM-System ein. »Wir haben aber schnell gemerkt, dass wir damit unsere hauseigenen Probleme nicht lösen konnten«, erinnert sich Loroff. Der anschließende Prozess dauerte dann noch anderthalb Jahre, da man erst genau analysieren musste, was man wirklich brauchte, welches ERP-System zum Unternehmen passte und wer der passende IT-Partner sein könnte. 

Nach der Zustimmung durch den Gesellschafter, den Freistaat Sachsen, strukturierte SBO aus Eigenmitteln zunächst die gesamte Serverstruktur um und baute sie neu auf, um überhaupt in der Lage zu sein, ein ERP-System aufzunehmen. Dann trat die Geschäftsführung an die Dresdner Niederlassung von COSMO CONSULT, Europas führendem Microsoft Dynamics Partner, weltweitem Anbieter von End-to-End-Lösungen und IT-Beratungshaus, heran, um die Möglichkeiten einer ERP-Einführung auf Basis der vielfältigen Anforderungen zu diskutieren.

 

 

Verschiedene Anforderungen. Zu diesen Anforderungen gehörte unter anderem die Einhaltung des neu in Kraft getretenen IT-Sicherheitsgesetzes für öffentliche Infrastrukturen. Das musste SBO als Infrastrukturunternehmen des Freistaats Sachsen nachweisen, da man sehr viele Kundendaten verwaltet, großenteils Informationen darüber, was wann und wo transportiert wird. Also für den Wettbewerb durchaus interessante Informationen, die sehr sorgfältig behandelt werden müssen. Darum sollte aus dem ERP-System heraus für jeden Kunden eine eigene Schnittstelle gebildet werden. »Und unsere Kunden arbeiten ja auch nicht alle mit dem gleichen IT-System, darum ist es für uns wichtig, selbst über ein System zu verfügen, das nach außen so offen ist, dass unsere Kunden andocken und ohne viel Aufwand über Schnittstellen wechselwirken können«, ergänzt Loroff. 

Schließlich führte man zum 1. Januar 2015 mit COSMO CONSULT als Partner den ERP-Standard Microsoft Dynamics NAV ein. Zur Wahl des IT-Partners trug neben dem großen Angebot an Branchen- und Zusatzlösungen auch die regionale Nähe bei. »Ich finde es wichtig, dass man die Gesichter derjenigen kennt, die sich mit unserem Projekt befassen. Und wir haben mit COSMO CONSULT in Dresden einen Partner, der die Ressourcen hat, uns schnell zu helfen«, so Loroff. Ein Kriterium für die Wahl des ERP-Systems bestand in der Marktstellung von Microsoft als Großunternehmen, das eine permanente Verfügbarkeit von Updates und Services versprach, auch wenn man einmal den IT-Partner wechseln sollte. SAP kam für den Geschäftsführer nicht in Frage, weil er die Software und den notwendigen Einführungsaufwand aus seiner früheren Tätigkeit in einem Produktionsunternehmen kannte. Darüber hinaus wollte man den Mitarbeitern die Beherrschung eines neuen Systems zumindest dadurch erleichtern, dass man ihnen mit einem Microsoft-Produkt eine gewohnte Arbeitsoberfläche bot.

Man wusste, was man wollte. Und noch etwas war für Loroff wichtig: »Wir wollten so nahe wie möglich am Standard arbeiten und wie uns COSMO CONSULT gezeigt hat, war sehr vieles, was wir brauchten, in Dynamics NAV einfach schon da. Und wir haben von diesem System gelernt, wie wir selbst uns strukturieren müssen, damit alles optimal funktioniert.« Von Beginn an hat man mit dem IT-Partner die Ziele definiert, die letztlich erreicht werden sollten, etwa Wirtschaftspläne und Jahresabschlüsse nachvollziehbar und transparent schnell und zügig zu erstellen. »Ist-Zahlen sollten innerhalb weniger Minuten zur Verfügung stehen, ohne viele Datenbanken und Excel-Listen wälzen zu müssen. Das haben wir dann auch geschafft«, freut sich der Geschäftsführer. Die Mehrsprachigkeit der Software, um zum Jahresbeginn 2019 auch die tschechischen Häfen anzubinden, soll dabei nicht unerwähnt bleiben. 

»Wir sind jetzt transparent in den Daten, was vor allem für unseren Gesellschafter sehr wichtig ist, denn der Freistaat erwartet eine Berichterstattung zu aktuellen Ereignissen und zwar sehr zügig«, erläutert Loroff. Die SBO gehört zu den Wirtschaftsförderern in Sachsen, zu deren Aufgaben es gehört, den Firmen im Freistaat das Leben so leicht wie möglich zu machen, damit sie sich ansiedeln, Mitarbeiter einstellen, Produktionsstandorte gründen und ausbauen. Darum muss regelmäßig nachgehalten werden, wieviel Züge tatsächlich gefahren sind, wieviel Container transportiert und wieviel Schwer- und Massengut umgeschlagen wurde. Diese Zahlen gibt SBO heute nachvollziehbar und transparent jeden Monat heraus. 

Wichtige Zusatztools. Ein ganz wichtiges Tool ist cc|project von COSMO CONSULT. Damit lassen sich Projekte anlegen, der Gesamtprozess als Ganzes betrachten, die Auswirkungen auf Teilprozesse im Auge behalten sowie Kostenstellen abgleichen. Mit dem Tool kann man einen einzelnen Lkw-Transport oder den Umbau einer Gleisanlage als Projekt anlegen, gleichzeitig kann man aber auch den gesamten Jahresvertrag mit einem Großkunden abbilden. Da viel mit Fördergeldern und Zuschussmitteln gearbeitet wird, muss SBO einen exakten Mittelverwendungsnachweis führen. »Das funktioniert hervorragend. Wir können in allen Bereichen unsere Aufgaben und Sonderaufgaben in Einzelprojekten abzubilden. Das ist für uns eine ganz hervorragende und komfortable Situation«, weiß Loroff das Tool zu schätzen. 

Für ihn als Geschäftsführer ist allerdings die Kostenrechnung mit das wichtigste Zusatz-Tool. Er hat im Unternehmen ein Business-Controlling installiert und der Controller ist mit diesem Tool überhaupt erst in der Lage, über die Kostenstellen Wirtschaftspläne zu erstellen. Das Unternehmen besteht aus zwei Bereichen, einmal dem wirtschaftlichen, das ist der Betriebsdienst, und dann der Infrastruktur. »Will man einen Wirtschaftsplan bis zur Deckungsbeitragsrechnung IV fahren, muss man Kosten etwa aus der Verwaltung heraus auf den einzelnen Prozess umlegen können. Das geht mit der Kostenrechnung von COSMO CONSULT perfekt«, konstatiert Loroff. Durch ihre zahlreichen Gebäude und Anlagen hat die SBO gegenüber einem produzierenden Unternehmen zudem einen hohen Verwaltungsanteil, diese Kosten müssen ebenfalls zugeordnet werden – und zwar den Schwesterunternehmen, der Immobilie oder den Anlagen, dem Betrieb und teilweise auch verzweigt. »Denn manchmal ist bei uns der Eisenbahnbetriebsleiter eben auch Lokführer«, verdeutlicht Loroff.

Gerüstet für Gegenwart und Zukunft. Für den Geschäftsführer bestand die größte Herausforderung darin, Einblick in alle Prozesse zu bekommen, sie analysieren zu können und sie anschließend im Unternehmensmanagement zusammenzuführen. Die dazu notwendige Übersicht und Transparenz sowie die Gewissheit, alle Daten im System zu haben, hat man heute mit Microsoft Dynamics NAV erreicht. »Nicht zuletzt ist unser starkes Wachstum der letzten Jahre auch darin begründet, dass wir inzwischen eine IT-Infrastruktur haben, die so gut funktioniert, dass wir viel mehr Prozesse beherrschen und gleichzeitig bearbeiten können«, stellt Loroff fest. Das bezieht er auch auf die künftige Entwicklung: »Wir haben eine Garage für einen Mercedes gebaut, fahren aber momentan noch Golf. Wir verfügen jedoch über genug Spielraum, den Mercedes komfortabel parken zu können, wenn er kommt. Das können wir IT-technisch leisten. Und wir werden für unser System immer einen Partner wie COSMO CONSULT brauchen, denn Ideen gibt es genug, und COSMO CONSULT ist sehr innovativ und sehr weit vorn.«


Volker Vorburg

 

Bilder: © SBO

 

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