Wenn das selbst erstellte Excel-Programm zur Unternehmensplanung so komplex ist, dass es nur der Ersteller vollständig beherrscht, ist die Zeit reif für professionelle Planungssoftware. Eine integrierte Software für Planung und Konsolidierung sorgt für Sicherheit und Konsistenz und spart Zeit. Wichtig beim Umstieg: zuverlässiger Support durch den Anbieter.
Unternehmensplanung mit Excel ist üblich: Laut einer Studie setzten 47 Prozent der Unternehmen die Tabellenkalkulation von Microsoft für Planung und Budgetierung ein, während 44 Prozent spezielle Planungssoftware nutzen [1].
Es sind vor allem Gestaltungsfreiheit und Flexibilität, die Anwender an Excel schätzen, mit dem beliebige Strukturen und Reporting-Vorgaben abbildbar sind. Genutzt wird die Software ohnehin und in Controlling- und Planungsabteilungen meist überdurchschnittlich gut beherrscht. Die Einführung neuer Software verursacht dagegen zuerst Aufwand.
Dennoch stellt sich vielen Unternehmen die Frage, wie sie ihre Planung auf professionelle Software umstellen können, denn mit Excel stoßen sie an Grenzen. Fehleranfälligkeit, etwa bei Nutzung durch mehrere Anwender, und aufwendige manuelle Anpassungen sind Gründe für Unzufriedenheit. Sybille Zoller, zuständig für Planung bei der varomexx Beteiligungen GmbH, kennt das: Werden versehentlich Formeln geändert oder überschrieben, kann das über bestehende Verknüpfungen eine Fehlerkette auslösen. Weiteres Problem: »Im Grunde hing bei uns alles am Know-how einer Person, das bedeutete auch ein Risiko.« Bei varomexx war es der Geschäftsführer, der ein komplexes Programm zur Planung und Konsolidierung der Tochterfirmen und Unternehmensbereiche aufgesetzt hatte. Nötige Anpassungen bei Zukäufen, Veräußerungen oder Neuordnung von Unternehmensbereichen kosteten ihn ebenso wertvolle Zeit wie die jährlichen Umstellungen.
Mehr als ein Planungstool. Auf der Suche nach geeigneter Planungssoftware stieß Sybille Zoller auf ein integriertes Businessplansystem, das mehr bot: Das Planungstool verfügt über mehrere Erweiterungsfunktionen, etwa zum Vertragsmanagement oder zur Investitionsplanung. Ergänzt wird es durch umfassende Konsolidierungssoftware. Das weckte auch das Interesse der Kollegen und so entschied man sich für eine umfassende Lösung.
Step by step: Fester Ansprechpartner unterstützt bei Einführung. Der Umstieg auf ein neues Programm und die nötigen Schulungen und Lernprozesse sind für Unternehmen und betroffene Mitarbeiter immer auch eine Herausforderung. Wenn ein Tool in der Produktdemonstration überzeugt, die Anwender aber in der täglichen Arbeit mit Fragen auf sich allein gestellt sind, kann das leicht zu Frustration führen. Deshalb sollte auch die Unterstützung durch den Anbieter, gerade in der Anfangszeit, ein Entscheidungskriterium bei der Auswahl der Software sein. Bei BPS-ONE von DENZHORN in Ulm ist das so gelöst, dass auch nach den Schulungen ein fester Ansprechpartner zur Seite steht, also etwa die ersten Mandanten selbst anlegt und neue Module und Erweiterungen inhouse beim Kunden erklärt. Auf diesem Weg wurden auch bei varomexx nach und nach weitere Funktionen aktiviert – zunächst das Vertragssystem, das laut Sybille Zoller die Arbeit wesentlich erleichtert. Seit 2018 wird auch das ist Investitionssystem genutzt.
Planung, Reporting und Konsolidierung in einer Anwendung integriert. Derzeit werden die komplette Planung, monatliche Konzern-Reportings und alle Konsolidierungen über die integrierte Software geführt. Die Vorgaben für die Reportings aus den einzelnen Bereichen mussten dafür nicht geändert werden. Die Daten werden zentral in BPS-ONE eingelesen.
Monatliche Konsolidierung und Jahresabschluss lassen sich nun sicher und ohne den früher üblichen Aufwand erledigen. Die Ergebnisse aus dem Konsolidierungsprogramm entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und müssen im Anschluss nur noch von einem Wirtschaftsprüfer testiert werden. Während früher nur eine Managementkonsolidierung für die Planung genutzt wurde, arbeitet man nun mit der professionellen Business-Software auch in der Planung mit einer Vollkonsolidierung.
Die varomexx Beteiligungen GmbH hat sich auf den Erwerb und das Halten von Unternehmen der blechvarbeitenden Industrie spezialisiert. Die varomexx Beteiligungen GmbH wurde 1998 als MEVACO Holding gegründet und hat damals die Firmen Sorst (DE), Seidl+Mayer (DE) und Perfag (HU) aufgenommen. Inzwischen kam noch das Unternehmen apw (UK) dazu. Heute agiert das Unternehmen mit den Marken MEVACO, SOLVARO und apw im europäischen Markt vor allem im Produktbereich der Lochbleche und Streckmetalle. Bilder: © MEVACO, SOLVARO, Fendt
Auch das ursprüngliche Problem wurde gelöst: Bei Fragen muss niemand mehr Zeit und Wissen des Geschäftsführers beanspruchen; ein Anruf beim Support genügt. »Ich kann mein Problem erklären und in etwa 95 Prozent der Fälle kann es auch per Fernwartung sofort gelöst werden«, so Zoller. Mit der Unterstützung ist sie sehr zufrieden. Nicht nur weil es schnell geht: »Die Berater sind systemtechnisch und fachlich kompetent, das macht es für uns sehr einfach.«
Da sie oft mit Wünschen nach spezielleren, auf bestimmte Fragestellungen der Geschäftsleitung zugeschnittenen Reportings konfrontiert ist, schätzt sie eine Zusatzanwendung besonders: Mit Hilfe der Add-in-Funktion kann man Daten direkt aus dem System auslesen und in selbst erstellten Excel-Auswertungen übernehmen. Damit lassen sich beliebige Auswertungen einfach umsetzen. »Einmal aufgesetzt, muss ich dann nur noch den Knopf drücken und alles wird aktualisiert«, so die Planungsverantwortliche. Datenkonsistenz und Sicherheit also, ergänzt um die Gestaltungsfreiheit, die passionierte Excel-Anwender lieben. Diese Möglichkeit gibt es aktuell für das Erfolgs- und Finanzsystem und Sybille Zoller hat die Idee eingebracht, die Funktion auch in das Vertragssystem einzubinden.
Fazit. Mit einer integrierten Businessplan-Software lassen sich Planung und Konsolidierungen sicher und schnell abwickeln. Wichtig für gelungene Umstellung sind Leistungsfähigkeit der Software und professionelle Einführung, aber auch kompetenter, zuverlässiger Support durch den Anbieter. Excel-Auswertungen lassen sich, wenn gewünscht, auf Basis konsistenter Daten weiter einsetzen.
www.denzhorn.de
www.varomexx.com
[1] https://barc.de/Artikel/ergebnisse-aus-der-aktuellen-barc-studie-integrierte-unternehmensplanung-reifegrad-deutschsprachiger-unternehmen-2016
Illustration: © Omelchenko /shutterstock.com
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