Das Datenchaos ordnen: Mit neuer Datenkultur Sicherheit und Effizienz für Unternehmen heben

Unstrukturierte Daten benötigen nicht nur Speicherplatz – sie sind ein echter Kostenfaktor und stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Unternehmen brauchen deshalb eine Strategie, wie sie mit ihren Dateien nachhaltig umgehen können. Dazu gehört zum einen, die alten Datenberge abzubauen. Software kann dabei eine wertvolle Unterstützung bieten. Noch wichtiger ist es aber, eine Datenkultur aufzubauen, so dass sich neue Volumina erst gar nicht aufbauen können.

Illustration: Absmeier, Wpbpgre

Auf Unternehmensservern häufen sich die Datenberge: Arbeitsrelevante Daten, aber auch Privates oder nicht autorisierte Software werden im Netzwerk oder auf dem lokalen Rechner abgelegt. Im Durchschnitt kommen auf jeden Mitarbeiter rund 20.000 Dateien.

Diese lassen sich drei Typen zuordnen: die unternehmenskritischen Daten mit Auswirkung auf Betrieb und wirtschaftlichen Erfolg. Außerdem gibt es sogenannte ROT-Daten, also Daten die redundant, obsolet beziehungsweise veraltet und/oder trivial sind, sowie Dark Data, jene Daten mit (noch) unbekanntem Nutzwert. Sie können sowohl unternehmenskritisch als auch wertlos sein. In Deutschland liegt die Dark-Data-Rate bei 66 Prozent – deutsche Unternehmen sind damit Spitzenreiter in Europa.

 

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Unstrukturierte Daten: Bremsklotz und Schwachstelle für Unternehmen

Diese Häufung unstrukturierter Daten führt zu Problemen. Der Speicherplatzbedarf ist noch das geringste, da Kapazitäten durch Cloudservices stetig steigen. Doch Datenberge kosten Ressourcen: Mitarbeiter benötigen circa 10 Prozent ihrer Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten, so eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das vier Stunden pro Mitarbeiter.

Mit dem steigenden Zeitaufwand erhöhen sich die Kosten. Unternehmen verschwenden Milliarden durch ineffizientes Arbeiten. Darunter leidet auch die Sicherheit, weil der Datenschutz nicht mehr gewährleistet werden kann. Hinzu kommen Bremsklötze wie der Anstieg von Backup-Zeiten und ein Mehraufwand für Verwaltung und Personal.

Doch die Führungsetagen vieler Unternehmen verkennen diese Probleme. Drei Verhaltensweisen verschärfen sie zusätzlich: IT-Strategien und -budgets orientieren sich statt am geschäftlichen Nutzwert oft allein am Datenvolumen. So werden immer mehr Cloud-Anwendungen und -speicher eingekauft. Mitarbeiter gehen zudem davon aus, dass sie IT-Ressourcen des Unternehmens für den persönlichen Gebrauch nutzen dürfen.

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Unternehmen müssen alle drei zugrunde liegenden Probleme lösen, was keine leichte Aufgabe ist: Denn auch zum Aufräumen braucht es verlässliche Informationen. Diese fehlen jedoch, wenn Daten unstrukturiert und ohne (Meta-)Information vorliegen. Damit müsste jede einzelne Datei auf ihren Nutzen geprüft werden – vom Urheber. Das ist meist nicht immer möglich und würde einen enormen Aufwand erfordern.

 

Mit neuer Datenkultur und Information-Governance-Strategie Potenziale heben

Unternehmen brauchen also eine Strategie, um Struktur und Transparenz auf dem Fileserver zu schaffen. Denn nicht nur vorhandenes Wissen, sondern auch der Zugang dazu stellt einen strategischen Erfolgsfaktor dar.

Zwei Schritte ebnen den Weg zum Erfolg: Zum einen muss das Unternehmen die Datenlast bewältigen. Zum anderen muss es eine Datenkultur mit Prozessen entwickeln, die neben der Speicherung insbesondere die Löschung von Dateien regelt. Hier kann eine Software wie migRaven.24/7 zum Einsatz kommen. Mit Features wie »Obsolete Data Report« zeigt die Lösung, wo sich die Datenberge verbergen. Die Analyse- und Datenmanagementfunktion hilft dabei, neue Ablagekonzepte zu entwickeln, um eine Datenkultur implementieren und pflegen zu können.

Wichtig ist es, dass sich das Unternehmen nicht auf eine rein technische Lösung verlässt. Zwar können Tools die Effizienz steigern, eine übergeordnete Information-Governance-Strategie mit einem Data-Owner-Konzept ersetzt das aber nicht. Diese legt Richtlinien für die rechtskonforme Speicherung von Daten oder für das Löschen von ROT-Dateien fest.

Dienstleister können Unternehmen mit individuellen Strategien unterstützen, Ordnung ins Datenchaos zu bringen. Steigert sich die Effektivität der Datenablage um realistische 25 %, können Unternehmen beachtliche Potenziale erschließen – und pro Mitarbeiter und Jahr rund 5 komplette Arbeitstage einsparen.

 

Fazit

Unstrukturierte Daten auf Unternehmensservern kosten Geld, beeinträchtigen die Effizienz und gefährden zunehmend die Sicherheit. Nur wenn Unternehmen die Altlasten in den Griff bekommen, können sie den Datenwildwuchs beenden. Ein erster Schritt sieht daher vor, die Server zu entrümpeln und Licht ins Dunkel der Dark Data zu bringen. In einem zweiten Schritt sollten Unternehmen eine Information-Governance-Strategie einführen, um eine neue Datenkultur aufzubauen. Nur mit dieser gelingt es, das Datenchaos in der Zukunft zu verhindern.

 

Thomas Gomell, Geschäftsführer aikux.com GmbH

 

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