Digitalisierung und Fiskalisierung im Einzelhandel: Warenwirtschaft und Kasse aus einem Guss

Die anstehende Fiskalisierung zwingt mit neuen Vorschriften für die Kassensoftware Einzelhändler zum Handeln. Dazu kommt die Notwendigkeit, ihre Systeme an das sich wandelnde Konsumverhalten der Kunden anzupassen. Vertriebskanäle überschneiden sich, Kunden erwarten maximalen Service – vor Ort in der Filiale und online im Shop. Um die Anforderungen von Staat und Kunden zu erfüllen, können Einzelhändler auf eine integrierte Software zurückgreifen.

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Steuerhinterziehung ist für den Staat ein Dauerthema. Die Finanzbehörden haben bei stichprobenartigen Überprüfungen herausgefunden, dass gerade in der Gastronomie, der Hotellerie, in Bäckereien und dem kleinen Einzelhandel, wo überwiegend kleinere Beträge umgesetzt werden, die Mehrwertsteuer oft nicht korrekt berechnet und abgeführt wird. In anderen europäischen Ländern gingen die Praktiken sogar noch weiter. In Italien beispielsweise war es lange üblich als Verbraucher nach dem Essen in einem Restaurant selbst entscheiden zu können, ob man die Rechnung mit Mehrwertsteuer bezahlt. Man konnte sich über die »Scontrino« einen Rabatt in Höhe der Mehrwertsteuer geben lassen.

Deswegen sind schon seit Langem in Italien und auch in Osteuropa verschiedene sogenannte Fiskalisierung-Lösungen im Einsatz mit dem Ziel, Mehrwert- und Ertragssteuerhinterziehung im Entstehen zu verhindern. Die Fiskalisierung ist nun auch in Deutschland der Versuch, Steuerhinterziehung im Einzelhandel zu unterbinden. Nach dem Vorstoß des Bundesfinanzministeriums soll mit der Gesetzesinitiative im Bundestag die Steuerehrlichkeit durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen auf 100 Prozent angehoben werden. Im Kern zielt die Initiative zwar auf kleine Einzelhändler, Gastrogewerbe und Bäckereien, betroffen sind aber alle Einzelhändler, alle Branchen und alle Zahlarten, inklusive der großen Player wie zum Beispiel Lidl und Rewe.

Gesetzliche Vorgaben wie die Aufzeichnungspflicht für eine Kassennachschau bestehen zwar bereits seit ein paar Jahren, doch jetzt wird es ernst: Ab 1. Januar 2020 wird die Fiskalisierung verpflichtend. Dann müssen sämtliche Kassenvorgänge den darin festgelegten fiskalischen Vorschriften unterliegen.

Es drohen heftige Strafen, wenn das nicht der Fall ist. Doch die Umsetzung der Regelung ist nicht einfach. Die Vorschriften sind teilweise unvollständig, Ausführungsbestimmungen noch offen und praxisrelevante Vorgänge nicht geregelt.

Im Kern erfordern sie einen Umbau in der Software: Berichtsformate müssen eingehalten und Datenbestände geführt werden, die verhindern, dass Bons aus der Kette von kassierten Vorgängen verschwinden. So wird die Berechnung der Mehrwertsteuer durch die Behörden nachvollziehbar. Auch die Aufzeichnung der Daten in der Kasse muss manipulationssicher sein. Der Gesetzgeber hat aber nicht festgelegt, wer die neue Software abnehmen darf. Auch ist unklar, was passiert, wenn Retailer technisch nicht in der Lage sind die Vorschriften umzusetzen. Denn alle Kassenprogramme sind betroffen und ein Großteil der Kassen ist technisch nicht ohne Weiteres fiskalisierbar.

Es sind also noch viele Fragen offen und das Bewusstsein im Einzelhandel für das, was in neun Monaten einsatzbereit sein muss, ist in vielen Fällen unterentwickelt: Denn jeder Einzelhändler ist gezwungen, ab dem 1. Januar 2020 eine Fiskallösung einzusetzen. Unternehmen sollten deswegen passende Partner zur Unterstützung auswählen und rasch handeln.

Ein fertiges, komplettes Lösungspaket, das die Fiskalisierung vollumfänglich abdeckt, existiert noch nicht, da in der Rechnung zu viele Variable offen sind. Deswegen sollten Einzelhändler sich nach bestem Gewissen zumindest vorbereiten und einen Minimalnachweis vorliegen haben, dass die schon möglichen Schritte eingeleitet sind und guter Willen gezeigt wird.

Bei einer Software bietet es sich an, eine solche auszuwählen, die bereits mögliche Änderungen realisiert. Zum Beispiel ist bekannt, welche Daten für die Fiskalisierung herangezogen werden. Mache Hersteller bieten eine Feinjustierung später, etwa in einer Cloudbasierten Fiskalsoftware an, ohne dass der Händler dann seine eigene Kassensoftware erneut anpassen muss.

Software ist allgemein ein großes Thema im Einzelhandel. Viele Betriebe setzen auf Insellösungen, die für bestimmte Einsatzbereiche und für mindestens drei Vertriebswege zum Kunden maßgeschneidert wurden: stationär in der Filiale vor Ort, online oder klassisch über den Katalog.

Als das Internet als Absatzkanal erkannt wurde, wurden dem stationären Warenwirtschaftssystem und der Kassen-Software der Filiale in vielen Fällen eine isolierte Internet-Verkaufslösung hinzugefügt. Das hatte zur Folge, dass in Unternehmen verschiedene Kundenstämme für getrennte Absatzwege entstanden sind. Wenn es keine Überschneidungen gäbe, wäre das nicht weiter problematisch. Der Verbraucher aber wünscht sich zunehmend eine Verbindung der Kanäle und integrierte Lösungen. Er will auf allen Kanälen erkannt werden – Stichwort Omnichannel. Egal, wo die Ware bestellt und wo sie übergeben wird: Der Kunde will die Wahl haben.

Er will online kaufen und gleichzeitig den Service der Filiale nutzen. Ein Beispiel: Ein Kunde kauft eine Waschmaschine und einen Föhn. Die schwere Maschine will er sich dann über die zentrale Versandstelle nach Hause schicken lassen, den Föhn nimmt er selbst mit. Die gesamte Rechnung begleicht er vor Ort. Eine weitere Option ist das sogenannte Klick & Pick. Dabei sucht der Kunde sich online seine Ware aus holt sie vor Ort beim Händler seiner Wahl in der nahegelegenen Filiale ab.

Diese Vernetzung der Kanäle und die Integration isolierter Vertriebswege mit traditionellen Softwarelösungen und Schnittstellen zu bewerkstelligen, ist hoch kompliziert. Warenwirtschaftssystem und Abwicklung müssen über Schnittstellen verbunden werden, was in dynamischen Applikationen teuer, komplex und sehr schwer zu testen ist.

Werden Anpassungen oder Neuerungen an einzelnen Systemen vorgenommen, betrifft das auch die anderen und die Schnittstellen müssen entsprechend ausgetauscht werden. Zeitgemäßer sind universelle, integrierte Lösungen, die alle Vertriebskanäle mit einer Software abdecken können. Eine solche beinhaltet nicht nur die Warenwirtschaft, sondern auch das Kassensystem und macht einen reibungslosen Austausch möglich.

Für viele Unternehmen lautet die aktuelle Aufgabenstellung: Die Software muss auf den Prüfstand, um den Betrieb für die Fiskalisierung und die neuen Vorlieben des Kunden fit zu machen. Einzelhändler müssen sich nun entscheiden, ob sie ihr maßgeschneidertes Altsystem weiterentwickeln, oder ob sie in eine komplette Neuerung investieren. Ersteres ist in der Regel mit hohen Kosten und Aufwand verbunden, um die heute nötigen übergreifenden Funktionalitäten zu integrieren. Eine POS-Komplettlösung umfasst dagegen alle wichtigen Applikationen wie Kasse, Wareneinkauf und CRM. Einkauf, Verkauf, Rabattoptimierung, Bestandsführung und Bestellwesen sind damit möglich.

Wichtig für Handelsketten, die international aufgestellt sind, ist eine weltweit verfügbare Lösung, deren Kassenteile die nationalen Fiskalisierungen und fiskalischen Vorgaben enthalten, die in den jeweiligen Ländern gelten.

Eine solche Software für Retailer – abseits von Hotelbranche, Gaststätten und Mineralölmarkt, die Speziallösungen erfordern -, stellt RetailPro der POSPartner Gesellschaft für Kassensysteme mbH dar. Als Warenwirtschaft für alle Kanäle und gleichzeitig ein Kassensystem, ist sie zudem eine von wenigen multinationalen Lösungen, die die fiskalischen Vorschriften von rund 130 Ländern abdecken kann. Über 160.000 Installationen sind weltweit bei rund 80 Partnern im Einsatz – als ganzheitliches, transparentes und gesetzeskonformes System.

Fazit

Eine integrierte Softwarelösung verknüpft Kasse, Zahlungssystem, Warenwirtschaft und die wichtigen Funktionen der Buchführung. So können Einnahmen verbucht, Warenbestände und Umsätze im Blick gehalten und Umsätze entsprechend der bevorstehenden Fiskalisierung erfasst werden.

Nadja Müller für Wordfinder PR

 

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