Quelle: Dropbox

Dropbox hat ein umfangreiches Update für Dropbox Dash, die eigene universelle Suche und das Wissensmanagement-Produkt, angekündigt. Die verbesserte Version von Dash verfügt nun über eine erweiterte Video- und Bildsuche über vernetzte Plattformen hinweg und bietet darüber hinaus Features, die über die reine Suche hinausgehen und die Erstellung von Inhalten beschleunigen. Dash besitzt nun speziell entwickelte KI-Tools zum Verfassen, Analysieren und Zusammenfassen von Dokumenten auf allen häufig verwendeten Plattformen. Dank einer tiefgreifenden Integration mit wichtigen Anwendungen wie Slack und Microsoft Teams verbringen Nutzende weniger Zeit mit der Suche nach Inhalten und können sich stattdessen auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.

»Wissensarbeitende verschwenden mehr als einen Monat pro Jahr damit, nach Informationen zu suchen und zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln«, erklärte Drew Houston, Mitbegründer und CEO von Dropbox. »Mit dem neuen Dash helfen wir nicht nur, Inhalte schneller zu finden, sondern auch, sie zu nutzen.«

Videos, Bilder und sogar die richtigen Personen im Unternehmen finden

Arbeitsprozesse sind nicht nur textbasiert. Dropbox-Nutzende laden jedes Jahr Milliarden von Videos und Bildern auf die Plattform hoch. Aus diesem Grund umfasst die neue Suche von Dash alle Arten von Inhalten, einschließlich Bilder, Videos und Audiodateien. Sie kann sogar dabei helfen, Informationen innerhalb von Medien zu finden, die mit herkömmlichen Suchmethoden nicht zugänglich sind. Das bedeutet, Nutzer müssen sich nicht mehr an den genauen Dateinamen erinnern, um das zu finden, was sie suchen. Es reicht zum Beispiel, Stichwörter wie: »gescannte Veröffentlichungsformulare von unserer Kundenveranstaltung« oder »Frühjahrskampagne, die wir in New York gedreht haben« einzugeben und Dash findet die Datei sofort.

Sucht man Personen, statt Dateien, hilft die neue Personensuche* von Dash. Dank dieser finden Nutzende schnell die gesuchte Fachperson im eigenen Unternehmen. So können Nutzende auch mehr über ihre Kollegen im Team erfahren oder wer zum Beispiel die neueste Markenbotschaft verfasst hat.

Schnell zum finalen Entwurf gelangen

Die neue Suite von Tools für KI-gestütztes Verfassen von Texten unterstützt Nutzende dabei, einen ausgefeilten Entwurf zu erstellen, indem relevante Informationen aus vorhandenen Inhalten zusammengetragen werden. Fragen wie beispielsweise: »Was waren die wichtigsten Erkenntnisse aus unserer Kundenumfrage im letzten Monat?« sorgen dafür, dass Dash Berichte, Meeting-Notizen und Slack-Gespräche analysiert, um in Sekundenschnelle eine umfassende Zusammenfassung zu erhalten.

Auch bei Projektbeschreibungen kann das Tool unterstützen. Mit Prompts wie: »Projektplan für unsere Marketingkampagne im dritten Quartal erstellen«, kreiert Dash einen ersten Entwurf. Dieser basiert auf den Zielen aus den firmeneigenen Strategiedokumenten, den Zeitplänen früherer Kampagnen und den Budgetvorgaben aus den Finanz-Tabellen. So sparen Mitarbeitende stundenlanges Recherchieren und Zusammenstellen. Dash kann den Plan sogar in vom Team bevorzugten Vorlagen zusammenstellen und im eigenen Stil verfassen.

Arbeiten mit den Tools, die sinnvoll sind

Dash bietet die Freiheit, die Tools zu verwenden, die für die eigenen Prozesse am besten geeignet sind. Die neue Integration in Anwendungen wie Slack und Microsoft Teams sowie Kreativ- und Projektmanagement-Apps wie Canva und Jira unterstützt diesen Ansatz. Diese tiefgreifenden Verbindungen sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf. So können Nutzende Canva-Dateien direkt von Dash aus durchsuchen oder fragen: »Was hat das Team über die Social-Media-Visuals entschieden?«, um Antworten aus Slack- und Zoom-Transkripten zu erhalten, ohne zwischen den Apps wechseln zu müssen.

Umfassender Schutz für alle Inhalte

Zu kontrollieren, wer was sehen kann, ist für IT-Admins nicht nur wichtig, sondern von entscheidender Bedeutung. Dash verfügt daher über erweiterte Sicherheitskontrollen, mit denen Admins vertrauliche Inhalte ausschließen und Zugriffsberechtigungen für alle verbundenen Apps verwalten können. Mit dem neuen Feature für benutzerdefinierte Zugriffsbeschränkungen können IT-Teams bestimmte HR-Dokumente, Finanzdaten oder vertrauliche Projekte aus den Suchergebnissen ausschließen. Dash ist vollständig DSGVO-konform, sodass Teams weltweit die Anwendung nutzen können, um benötigte Informationen sicher zu finden, organisiert zu bleiben und ihre Arbeit schneller zu erledigen.

Datenschutz, Transparenz und Sicherheit für Nutzende hat oberste Priorität. Kunden können daher standardmäßig eine selbst gehostete KI verwenden, um sicherzustellen, dass ihre Daten innerhalb der Vertrauensgrenzen von Dropbox bleiben. Mit den Schutz- und Kontrollfunktionen von Dash können Unternehmen vertrauliche Dokumente sichern und den Zugriff darauf zuverlässig verwalten. Mit mehr als einer Billion gespeicherter Inhalte auf Dropbox ist das Unternehmen bestrebt, das Vertrauen zu wahren, während Dash weiter verbessert und KI in Dropbox-Produkten eingesetzt wird.

Verbesserung der Dash-Erfahrung

Dropbox ist bestrebt, auch weiterhin ein hervorragendes Produkterlebnis zu bieten und weiterhin Spitzenkräfte zu gewinnen, die sie dabei unterstützen. Dropbox arbeitet daher mit dem Team von Promoted.ai zusammen, deren umfassende Expertise in den Bereichen KI-gestützte Suche und Ranking hilft, Kunden auch weiterhin ein erstklassiges Erlebnis zu bieten.

Diese Updates werden ab heute für Teams auf Dash bereitgestellt. Das neue Dropbox Dash lässt sich testen auf dropbox.com/dash.

*Hinweis: Die beschriebenen Produkte oder Funktionen sind noch nicht veröffentlicht. Die Entscheidung, Dienste von Dropbox zu beziehen, sollte anhand der aktuell verfügbaren Funktionen getroffen werden.

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