Für Hybrid Work sollten sich die UCC-Plattformen oder IP-PBX-Systeme leicht in CRM- oder ERP-Systeme integrieren lassen, um die Effizienz zu steigern. Wir sprachen mit Gernot Sagl, CEO von Snom Technology über die besten Ansätze für eine flexible und zuverlässige Kommunikationsinfrastruktur.

Wie sieht momentan die Collaboration-Strategie bei Unternehmen aus (Meetings, Video, Mobile)? Haben diese einzelne oder gar mehrere Kommunikations- und Kollaborationslösungen im Einsatz? Oder haben sie bereits die Umstellung auf eine einzige Collaboration-Lösung in Erwägung gezogen, etwa das sprachgesteuerte Microsoft Teams oder Cisco UC?

Eine flexible und zuverlässige Kommunikationsinfrastruktur, die sowohl klassische als auch moderne Kommunikationsmittel berücksichtigt, ist für viele Unternehmen essenziell.

Als Hersteller von IP-Telefonen, die auf dem offenen Standard SIP basieren, sind wir in der glücklichen Lage, vielfältige Einsatzszenarien zu gestalten. Denn der Markt ist in der Tat sehr fragmentiert: Ob On-premises oder via Cloud, Unternehmen setzen als Telefonie-Plattform meistens IP-PBX-Systeme verschiedenster Anbieter ein oder entwickeln sogar eigene Lösungen. Für alle anderen Kommunikationskanäle werden jedoch oft separate Tools genutzt, darunter Zoom, Google Meet, MS Teams und Jitsi für Videokonferenzen sowie Google Chat, Telegram und sogar WhatsApp Business für Instant Messaging. Anbieter von IP-PBX-Systemen, die auch Chat und Videokommunikation offerieren, sind eher die Ausnahme. Hingegen bieten Cisco, Microsoft, Zoom und Google vollintegrierte Plattformen für sogenannte »Multichannel Communications« aus einer Hand. Dennoch machen Unternehmen, die ihre gesamte Kommunikation auf einer einzigen UCC-Plattform (»Unified Communications and Collaboration«) abwickeln, nur einen Bruchteil des Marktes aus. Der Grund dafür liegt in der kritischen Bedeutung der Telefonie. Obwohl »All-in-One«-UCC-Plattformen den Administrationsaufwand möglicherweise reduzieren, bindet die Nutzung solcher Tools ein Unternehmen an einen einzelnen Hersteller. Das bietet im Störungsfall keine Ausweichmöglichkeiten.

Gernot Sagl,
CEO von Snom Technology

Daher ist das IP-Telefon nach wie vor ein unverzichtbarer Bestandteil von Büros und sogar Heimarbeitsplätzen. Es weist zahlreiche Vorteile auf, die bei den sogenannten »Softphones« fehlen, insbesondere hinsichtlich der Audio-Qualität. Hier ist der zu überbrückende Spagat zwischen Sicherheit und Qualität oft die größte Herausforderung. So bietet es sich an, entweder über ein »echtes« IP-Telefon zu kommunizieren oder eine Lösung einzusetzen, die die Vorteile beider Welten vereint. Viele Mitarbeitende bevorzugen es, über ein Firmentelefon zu kommunizieren statt in schlechter Qualität über ihren Laptop oder gar das persönliche Smartphone. Dies haben auch einige Anbieter von UCC-Plattformen erkannt. Aus diesem Grund sind unsere Telefone beispielsweise Zoom-zertifiziert und nun in MS Teams über das Microsoft-SIP-Gateway integriert. Als weitere Lösung bietet Snom allerdings auch das SP800, ein IP-Deskphone-Terminal, das die Vorteile eines Telefons mit einem Softphone vereint.

Gibt es eine Strategie für die Homeoffice-Arbeit (WFH) für Mitarbeiter? Wie greifen sie auf die Telekommunikationsdienste des Unternehmens zu?

Dass man auch von zu Hause aus produktiv sein kann, haben wir spätestens vor zwei Jahren gelernt. Das Hybrid Working, also die Kombination von Büroarbeit und Homeoffice, ist in Deutschland jedoch trotz des medialen Hypes noch nicht so weit verbreitet, wie man annehmen könnte. Ausnahmen bilden dabei Branchen wie IT, Telekommunikation und stark vertriebsorientierte Organisationen. Dementsprechend gibt es auch keine gesetzliche Regelung für das Equipment, das für mobile Arbeit erforderlich ist. Unternehmen müssen zwar auf Anfrage der Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, zumindest teilweise von zu Hause aus zu arbeiten, aber nur wenige Firmen haben hierfür klare Richtlinien festgelegt. In der Praxis setzt deshalb der mobile Mitarbeitende oft eigenes Equipment ein (BYOD = »Bring Your Own Device«), um damit auf Unternehmensressourcen und -dienste zuzugreifen. Doch die private IT- und Telekommunikationsinfrastruktur ist naturgemäß anfälliger für Cyberrisiken als die im Unternehmen, was mitunter auch Compliance-Fragen aufwirft.

Zum Firmen-Equipment für mobiles Arbeiten gehört natürlich ein Laptop, aber auch Endgeräte für eine störungsfreie Kommunikation – sei es über ein IP-Telefon oder über ein Desktop-Terminal wie das SP800, das dafür sorgt, dass die Kommunikation via Headset und Laptop perfekt funktioniert. Ein zu Hause eingesetztes Firmen-IP-Telefon baut eine abgesicherte VPN-Verbindung zur Telefonzentrale auf und greift über die Internetverbindung des Routers zu Hause auf alle Telefoniefunktionen zu, die die Administratoren für den Mitarbeitenden freigegeben haben. Das SP800 macht das Gleiche mit der Verbindung zu einem Terminal-Server. Der Vorteil dabei ist, dass zahlreiche Collaboration-Merkmale wie die Anzeige des Präsenzstatus der Kollegen, Gruppenrufe oder automatische Anrufweiterleitungen bei Besetztsein damit ortsungebunden nutzbar sind.

Durch die Bereitstellung von Firmen-Equipment wird nicht nur die Sicherheit erhöht, sondern auch die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden gefördert. Unternehmen, die in diese Ausstattung investieren, profitieren von einer stabilen und sicheren Arbeitsumgebung auch außerhalb der Büroräume.

Was sind die wichtigsten Anforderungen und Funktionen, die Unternehmen unbedingt von ihrem Telefonsystem und IP-Endgeräten erwarten sollten? Welche Merkmale gestatten ein ortsungebundenes Arbeiten?

Unternehmen erwarten von ihren Telefonsystemen und IP-Endgeräten vor allem Zuverlässigkeit und Stabilität. Ein Telefonsystem muss eine hohe Verfügbarkeit aufweisen, da Ausfallzeiten zu erheblichen Geschäftsverlusten führen können. Daher ist ein robustes und ausfallsicheres System unabdingbar. Die Skalierbarkeit spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, denn das Telefonsystem muss mit dem Wachstum des Unternehmens problemlos erweitert werden können. Eine nahtlose Integration mit bestehenden IT-Infrastrukturen und Geschäftsanwendungen ist ebenso entscheidend. Ob UCC-Plattformen oder IP-PBX-Systeme: Alle sollten sich leicht in CRM- oder ERP-Systeme integrieren lassen, um die Effizienz zu steigern.

Sicherheit ist ein weiterer kritischer Aspekt. Unternehmen müssen nicht nur sorgfältig prüfen, ob die Telekommunikationsplattform und die Endgeräte das gesetzlich vorgeschriebene Mindestsicherheitsniveau einhalten, sondern auch, ob zusätzliche Mechanismen zur Sicherung des Sprachverkehrs vorhanden sind, um die Vertraulichkeit der Kommunikation zu wahren und unbefugten Zugriff zu verhindern. Das Vorhandensein starker Absicherungsmechanismen ist umso wichtiger beim ortsungebundenen Arbeiten. Darunter verstehen wir zum Beispiel die Randomisierung der Ports des RTP-Datenstroms (das heißt des Telefonanrufs), SRTP (verschlüsselter Sprachverkehr) sowie die Übertragung der Einstellungen von einer Telefonanlage zum Telefon über https und nach erfolgtem Austausch von Zertifikaten mit gegenseitiger stummer Anerkennung uvm.

Durch die höhere Mobilität der Mitarbeitenden ist auch die Flexibilität ein unverzichtbares Merkmal einer modernen Telekommunikationsinfrastruktur. Cloud-basierte Lösungen sind ideale Begleiter des ortsungebundenen Arbeitens. Sie ermöglichen den Zugriff auf das Telefonsystem von überall aus und bieten gleichzeitig Skalierbarkeit und Redundanz. Genauso sollten es IP-Telefone und Softphones den Mitarbeitern ermöglichen, von jedem Standort aus zu arbeiten, ohne an ein festes Büro gebunden zu sein. Funktionen wie Hot Desking und Konferenzschaltungen unterstützen die Erreichbarkeit und Zusammenarbeit auch außerhalb des Büros.

Zusammengefasst sollten moderne Telefonsysteme und ihre Endgeräte den Anforderungen an Zuverlässigkeit, Qualität, Sicherheit und Mobilität gerecht werden. Diese Merkmale gewährleisten nicht nur eine effiziente Kommunikation, sondern unterstützen auch die Flexibilität und Produktivität der Mitarbeiter, egal wo sie sich befinden.

Vielen Dank für das Gespräch

Illustration: © Iftikhar Alam, Nikolai Sorokin | Dreamstime.com

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Hybridtechnologie ist noch nicht ausgereift

28. Mai 2024

Lediglich 29 Prozent der deutschen Arbeitnehmer sagen, dass sie über alle erforderlichen Technologien verfügen, um nahtlos mit anderen Kollegen zusammen zu arbeiten. Flexiblere Arbeitsbedingungen sowie modernere Technologie und Arbeitsplatzinfrastruktur werden als Hauptgründe genannt, um in den nächsten zwölf Monaten über eine Kündigung nachzudenken. Mehr als ein Viertel (27 %) der Entscheidungsträger in den Unternehmen räumt…